As melhores sugestões de IA para escrever, editar e formatar documentos

A maioria das pessoas usa ferramentas de redação com IA da mesma forma que usa os mecanismos de busca: digita uma descrição genérica e espera obter algo útil. Mas os modelos de IA respondem à linguagem da mesma forma que colaboradores experientes. Basta fornecer-lhes contexto, restrições e um objetivo claro para que o resultado passe de medíocre a genuinamente útil.

Este guia reúne as melhores dicas para cada etapa do trabalho com documentos: desde começar do zero, elaborar um rascunho com estrutura, editar sem piedade, ajustar o tom e formatar para o público-alvo final. Cada dica vem acompanhada de uma explicação sobre por que funciona e como adaptá-la à sua situação.

Essas sugestões não são fórmulas mágicas, mas sim estruturas que você pode personalizar.

1. Começando do zero

O problema da página em branco é real, e a IA é realmente boa em resolvê-lo. O segredo não é pedir à IA para “escrever algo sobre X”. Isso gera resultados genéricos. Em vez disso, inclua logo no início do prompt as condições que importam: quem está lendo, por que está lendo e o que deve fazer ou sentir depois.

Prompt:

Preciso escrever [tipo de documento]. O público-alvo é [descreva-o: cargo, familiaridade com o assunto, quais são seus interesses]. O objetivo é fazer com que [realizem uma ação / se sintam tranquilos / compreendam uma decisão]. Aqui estão as informações essenciais que preciso incluir: [enumere os pontos principais]. Escreva um primeiro rascunho em linguagem [formal / simples / coloquial], com cerca de [número de palavras] palavras.

Essa instrução fornece à IA o material bruto e a descrição da tarefa ao mesmo tempo. Você não está pedindo que ela invente nada; está pedindo que ela organize e expresse.

Quando você ainda não sabe o que quer dizer, use a IA para pensar junto com você antes de escrever qualquer coisa:

Prompt:

Preciso escrever sobre [tópico] para [público-alvo]. Ainda não defini meu argumento principal. Faça-me cinco perguntas que me ajudem a esclarecer o que realmente quero dizer.

Para documentos mais longos, use um esboço antes de começar a escrever. Isso permite que você corrija o rumo antes de escrever milhares de palavras na direção errada:

Prompt:

Antes de escrever qualquer coisa, envie-me um esboço detalhado para [tipo de documento] sobre [tema]. O documento deve ter cerca de [extensão] e, ao terminá-lo, o leitor deve compreender [conclusão principal]. Para cada seção, inclua uma descrição de uma frase sobre o que ela aborda e por que deve estar nessa ordem.

Incluir “por que deve estar nessa ordem” obriga a IA a pensar na lógica e no fluxo, e não apenas na cobertura dos tópicos. Isso lhe dá um argumento concreto para contestar caso a estrutura não funcione.

2. Edição e reescrita

É na edição que as ferramentas de IA mostram seu valor, e é nessa área que a maioria das pessoas as subutiliza. Pedir a uma IA para “melhorar isso” é uma solicitação muito vaga para ser útil. As instruções de edição mais eficazes identificam o problema antes de solicitar uma solução.

Comprimento de corte

Um dos problemas mais comuns em documentos é uma redação tecnicamente correta, mas cansativa de ler. Excesso de palavras, muitas evasivas, muitas ressalvas.

Prompt:

Aqui está um trecho que escrevi: [colar texto]. Reduza-o em cerca de [30 / 40 / 50] por cento. Remova todas as palavras que não tragam informação. Não acrescente novas informações e não altere o significado. Mantenha meu vocabulário sempre que possível. Mostre-me apenas a versão editada, não uma lista de alterações.

A instrução para mostrar apenas a versão editada é importante. Ver uma lista de alterações antes de ver o resultado faz com que você avalie o processo em vez do resultado final. Avalie primeiro o resultado final.

Corrigindo uma redação passiva e vaga

Um problema recorrente na redação profissional é o uso da voz passiva em combinação com substantivos abstratos, o que resulta em frases nas quais não fica claro o que está acontecendo nem quem está fazendo isso.

Prompt:

Reescreva a seguinte passagem de modo que cada frase tenha um sujeito humano claro realizando uma ação concreta. Substitua as construções passivas por ativas. Substitua os substantivos abstratos derivados de verbos (como “implementação”, “consideração”, “utilização”) pelos próprios verbos. Mantenha o significado intacto: [colar texto].

Argumentos de aperto

Às vezes, o problema não é o estilo, mas a estrutura: um raciocínio que se perde no caminho, um argumento repetido três vezes, uma conclusão que não decorre das evidências.

Prompt:

Leia o texto a seguir com o olhar de um editor crítico: [colar texto]. Diga-me: em que ponto o argumento perde o foco? Em que pontos o mesmo argumento é repetido? Em que pontos uma afirmação surge sem fundamentação? Não reescreva nada ainda. Entregue-me um relatório de análise com referências específicas às linhas, se possível.

Separar o diagnóstico do tratamento permite que você decida quais problemas realmente valem a pena corrigir antes de iniciar qualquer reescrita.

Melhorando o ritmo

Ler textos com bom conteúdo, mas com ritmo fraco, é cansativo de maneiras que os leitores nem sempre conseguem explicar. Esta sugestão aborda esse problema específico.

Prompt:

Leia esta passagem em voz alta mentalmente, prestando atenção ao ritmo: [colar texto]. Reescreva-a de forma que as frases variem em comprimento e estrutura. Não devem haver mais do que duas frases consecutivas que comecem com a mesma palavra. O conteúdo não deve ser alterado. Concentre-se apenas no ritmo e na variedade.

3. Ajuste de tom

O tom é uma das coisas mais difíceis de acertar na escrita, e uma das coisas que a IA lida melhor quando recebe instruções corretas. O segredo é ser específico. “Mais profissional” é quase sem sentido. “Mais direto, menos expressões atenuantes, frases mais curtas” é algo que dá para colocar em prática.

Alternar entre registros

Muitas vezes, a mesma informação precisa ser transmitida a públicos diferentes. Esta instrução lida com a tradução de forma eficiente.

Prompt:

Aqui está um texto: [colar texto]. Reescreva-o para [um público geral que não tem conhecimento sobre o assunto / um especialista técnico / um executivo sênior que quer saber o resultado final / um leitor cético que precisa ser convencido]. Mantenha todo o conteúdo factual. Altere apenas o que for necessário para que o texto seja bem recebido por esse leitor.

Despojando a linguagem corporativa

A redação comercial acumulou uma espessa camada de jargões que dão a impressão de esforço sem transmitir significado. Palavras como “sinergias”, “daqui para frente”, “retornar ao assunto” e “alavancar” usadas como verbo.

Prompt:

Reescreva o texto a seguir, removendo todo o jargão empresarial e substituindo-o por uma linguagem simples. Qualquer frase que possa ser substituída por uma palavra mais simples, sem alterar o significado, deve ser substituída. Indique entre colchetes os termos sobre os quais você teve dúvidas: [colar texto].

Conferir cordialidade ou autoridade

Documentos diferentes exigem tons emocionais distintos. Uma carta de desculpas a um cliente precisa transmitir cordialidade. Uma notificação de conformidade precisa transmitir autoridade. Errar nisso prejudica a credibilidade.

Prompt:

Reescreva esta mensagem para que soe [mais calorosa e humana / mais autoritária e confiante / mais empática em relação à situação do leitor / mais direta, sem ser brusca]. Não altere o conteúdo da mensagem. Mude a impressão que ela causa ao ser lida: [colar texto].

Se você quiser que a IA imite uma voz específica em vez de aplicar uma voz genérica, cole dois ou três exemplos de textos de que você gosta antes de dar a instrução de edição. Os modelos de IA captam padrões estilísticos a partir de exemplos de forma mais confiável do que a partir de descrições de estilo.

4. Formatação e estrutura

A formatação não é apenas decoração: é o que distingue um documento que é lido de outro que é apenas folheado ou ignorado. A IA pode ajudar nas decisões de formatação em todos os níveis.

Convertendo notas em um documento estruturado

Prompt:

Aqui estão minhas anotações preliminares sobre [tópico]: [colar anotações]. Transforme-as em um documento bem estruturado, com títulos e subtítulos claros. Agrupe os pontos relacionados. Use listas numeradas apenas quando a sequência for importante; use listas com marcadores para itens paralelos; use texto contínuo para tudo o que exigir explicação ou nuances. O documento final deve estar pronto para ser compartilhado com [público].

Criação de uma tabela comparativa

Prompt:

Tenho as seguintes informações que preciso apresentar para fins de comparação: [descreva o que você está comparando e em quais aspectos]. Elabore uma tabela que permita ao leitor identificar rapidamente as diferenças e tomar uma decisão. As colunas devem ser intituladas em linguagem simples. Inclua uma breve legenda explicando o que o leitor deve entender da tabela.

Elaboração de um resumo executivo

Prompt:

Elabore um resumo executivo do seguinte documento: [colar documento]. O resumo não deve ter mais do que [200 / 300 / 400] palavras. Ele deve responder às seguintes perguntas, nesta ordem: Sobre o que trata este documento? Que decisão ou ação ele recomenda? Qual é o principal elemento de evidência que sustenta essa recomendação? Quais são os principais riscos ou incertezas?

Formatação para tipos específicos de documentos

Indicar o tipo de documento na sua linha de comando costuma gerar resultados que respeitam as convenções estabelecidas. Alguns exemplos:

• Reescreva isto como um memorando formal: cabeçalho, linha de assunto clara, breve contexto, itens de ação numerados e prazo.
• Elabore um resumo de políticas de uma página: descreva o problema em duas frases, apresente a solução proposta, inclua três pontos-chave com evidências e formule uma recomendação claramente identificada.
• Transforme essas notas em um relatório de status do projeto com as seguintes seções: Resumo, Progresso, Obstáculos, Próximos passos, Responsável.

Trabalhando com arquivos HTML e Markdown

Uma situação comum no trabalho com conteúdo é a necessidade de modificar um arquivo estruturado — por exemplo, traduzi-lo, ajustar o tom ou atualizar seções específicas — sem comprometer a formatação subjacente. Arquivos HTML e Markdown contêm uma mistura de texto visível e sintaxe estrutural: tags, atributos, âncoras, códigos de atalho, frontmatter YAML e variáveis de modelo. Editar sem cuidado significa que o arquivo pode deixar de ser exibido corretamente, mesmo que o texto pareça estar correto em um editor de texto simples.

Traduzir HTML ou Markdown sem alterar a marcação

O erro mais comum ao usar IA para traduzir um arquivo estruturado é obter uma versão em que os atributos foram traduzidos, as tags foram movidas ou o texto dos links foi alterado, enquanto a referência de hipertexto permaneceu no idioma original. Esta instrução evita que isso aconteça.

Prompt:

Traduza o seguinte arquivo [HTML / Markdown] do [idioma de origem] para o [idioma de destino]. Traduza apenas o texto visível: o conteúdo que um leitor veria em um navegador ou em um documento renderizado. Não traduza nem modifique nenhum dos seguintes elementos: tags e atributos HTML, valores href e src, nomes de classes CSS, atributos id, caracteres de sintaxe Markdown (#, *, **, [], ()), chaves de frontmatter YAML, shortcodes e variáveis de modelo, como {{variable}} ou %{variable}. Retorne o arquivo completo com a mesma estrutura e formatação do original.

Se o arquivo contiver texto alternativo de imagens, decida com antecedência se deseja traduzi-lo. O texto alternativo é lido por leitores de tela e, em geral, deve ser traduzido; no entanto, como ele está contido no valor de um atributo, é necessário instruir explicitamente a IA a tratá-lo como uma exceção à regra de não traduzir atributos.

Reescrever o texto sem alterar a estrutura

Às vezes, é preciso melhorar a redação de um arquivo, encurtando frases, ajustando o tom ou corrigindo expressões pouco naturais, sem alterar nada na estrutura. Isso é mais complicado do que parece, pois reformular um título em Markdown pode, sem que se perceba, quebrar links de âncora em outras partes do documento.

Prompt:

Reescreva o corpo do texto no arquivo [HTML / Markdown] a seguir para que fique [mais conciso / mais formal / mais claro para um público sem conhecimentos técnicos]. Não altere nenhum título. Não adicione, remova ou modifique nenhuma tag HTML, sintaxe Markdown, links, referências de imagens, atributos id ou frontmatter YAML. Apenas o conteúdo do texto dos parágrafos e itens da lista deve ser alterado. Retorne o arquivo completo.

Se você também precisar que os títulos sejam reescritos, trate explicitamente o risco de âncora:

Prompt:

Reescreva os seguintes títulos para maior clareza: [lista de títulos]. Para cada um, forneça o novo texto e o slug de âncora compatível com URL que ele irá gerar (em letras minúsculas, com espaços substituídos por hífens). Vou verificar se há conflitos com links internos existentes antes de aplicar as alterações.

Preservando variáveis de modelo e códigos de atalho

Muitos arquivos Markdown e HTML utilizados em sistemas de gerenciamento de conteúdo contêm elementos dinâmicos: variáveis como {{author_name}} ou %{count}, códigos de atalho e blocos condicionais. Esses elementos devem passar pela edição por IA sem sofrerem nenhuma alteração.

Prompt:

O arquivo a seguir contém variáveis de modelo no formato {{nome_da_variável}} e códigos de atalho no formato [código_de_atalho atributo=”valor”]. Trate todas as ocorrências desses elementos como marcadores de posição que não devem ser alterados. Não os traduza, parafraseie, reformate ou mova. Sua tarefa é: [descreva a tarefa de edição]. Devolva o arquivo completo.

Se o seu sistema utiliza uma sintaxe menos comum para variáveis ou códigos de atalho, inclua um ou dois exemplos diretamente no prompt. Não presuma que a IA reconhecerá automaticamente todas as convenções de modelagem.

Atualizar uma única seção sem alterar o restante

Quando um arquivo é extenso e apenas uma seção precisa ser atualizada, ainda é recomendável enviar o arquivo inteiro, pois isso fornece contexto à IA. No entanto, é preciso deixar claro que apenas uma parte deve ser alterada.

Prompt:

Aqui está um arquivo completo [HTML / Markdown]: [colar arquivo]. Preciso que você atualize apenas a seção sob o título “[texto do título]”. A alteração necessária é: [descrever a alteração]. Todas as outras seções, todas as marcações, todos os atributos, todos os links e todo o frontmatter devem permanecer exatamente como estão. Envie o arquivo completo com apenas essa seção alterada.

É importante solicitar a devolução do arquivo completo, em vez de apenas o fragmento editado. Isso evita a tentação de inserir manualmente uma parte de volta, pois é nesse momento que os erros estruturais tendem a surgir.

5. Técnicas avançadas

Solicite várias versões

Em vez de aperfeiçoar um único resultado por meio de várias rodadas de edição, peça desde o início alternativas distintas.

Prompt:

Escreva três versões diferentes do [parágrafo inicial / assunto do e-mail / chamada à ação]. Cada uma deve adotar uma abordagem genuinamente diferente: uma direta, outra que comece com uma pergunta ou um problema e outra que comece com um detalhe concreto ou uma anedota. Escolherei uma para desenvolver mais a fundo.

Use restrições negativas

Dizer a uma IA o que não fazer costuma ser tão útil quanto dizer-lhe o que fazer.

Prompt:

Escreva uma conclusão para este documento: [colar documento]. Não resuma o que já foi dito. Não use as palavras “conclusão” ou “em resumo”. Não introduza novas informações. Em vez disso, termine com a implicação ou o próximo passo que decorre naturalmente de tudo o que foi exposto acima.

Encadeie suas sugestões de forma deliberada

Para tarefas complexas de redação, encare o processo como uma sequência de etapas menores e bem definidas. Uma sequência confiável para qualquer documento importante se apresenta da seguinte forma:

• Esclareça o objetivo e o público-alvo
• Elabore um esboço
• Redigir seção por seção
• Editar para maior concisão
• Ajustar o tom
• Formato da audiência final

A fusão de várias etapas em uma única instrução geralmente produz resultados que são aceitáveis em todos os aspectos, mas excelentes em nenhum.

Dê à IA um problema específico para resolver

Quando você souber exatamente o que há de errado com um texto, identifique o problema com precisão. Quanto mais específico for o diagnóstico, mais certeira será a correção.

Prompt:

Este parágrafo apresenta sua ideia principal tarde demais, esconde o fato principal no meio da terceira frase e termina de forma fraca. Corrija esses três problemas específicos sem alterar nada mais: [colar parágrafo].

Um modelo de prompt universal

Use este modelo como ponto de partida para qualquer tarefa de redação, edição ou formatação. Preencha cada parêntese e você obterá um resultado viável para desenvolver posteriormente.

Prompt:

Contexto: Estou escrevendo [tipo de documento] para [público-alvo]. O objetivo é [resultado desejado].

Tarefa: [Escreva / Edite / Formate / Resuma / Reescreva] o seguinte: [cole o conteúdo ou descreva o que você precisa].

Restrições: O texto deve ter cerca de [número de palavras]. O tom deve ser [descreva o tom]. Não faça [coisas específicas a evitar].

Formato de saída: Envie-me [um único rascunho / três opções / um esboço / uma lista com os pontos principais das alterações].

Os escritores que tiram maior proveito dessas ferramentas não são aqueles que delegam o trabalho de reflexão. São aqueles que usam a IA para colocar em prática as ideias que já conceberam, para testar a resistência de rascunhos que já começaram a escrever e para lidar com o trabalho mecânico de reestruturação e reformatação, de modo que possam se concentrar no que só eles podem oferecer: discernimento, conhecimento e um ponto de vista.

Coloque essas sugestões em prática no ONLYOFFICE

Ler uma lista de sugestões é uma coisa. Tê-las à disposição assim que você abre um documento é outra.

ONLYOFFICE é um pacote de escritório gratuito e de código aberto para escrever, editar e colaborar em documentos, planilhas e apresentações, disponível na nuvem e como aplicativo para desktop para Windows, macOS e Linux. Possui um plug-in de IA integrado que, após instalado e ativado a partir do Gerenciador de Plug-ins, adiciona uma guia dedicada à IA diretamente na barra de ferramentas do editor.

A partir daí, você pode gerar texto, reescrever uma passagem selecionada, aumentá-la ou encurtá-la, resumir uma seção, corrigir a gramática, traduzir o conteúdo ou enviar uma solicitação livre ao assistente, tudo isso sem sair do seu documento.

Você também pode criar assistentes customizados crie funções com seus próprios prompts e fixe-as na barra de ferramentas para acessá-las com um clique, o que torna os prompts reutilizáveis deste guia verdadeiramente práticos para o uso diário.

O ONLYOFFICE é compatível com uma ampla variedade de provedores de IA, permitindo que você conecte o modelo que já utiliza ou prefere. Entre os provedores compatíveis estão OpenAI, Anthropic, Google Gemini, Mistral, Groq, DeepSeek, Together AI, Ollama, LM Studio e outros, incluindo modelos locais e integrações personalizadas. É possível atribuir modelos diferentes a tarefas distintas; assim, você pode usar um para esboçar e reescrever, e outro para tradução ou OCR.

Conclusão

Um prompt não é um atalho. É uma especificação. Quanto mais claro você for sobre o que precisa, para quem é destinado e qual é o resultado esperado, mais confiável será a IA na entrega de algo que valha a pena usar. Os prompts deste guia são pontos de partida, não fórmulas prontas. Cada um deles funcionará melhor quando você o adaptar ao seu tema, ao seu público e aos seus próprios hábitos de escrita.

Comece com uma categoria que corresponda ao seu gargalo atual. Se o problema for a página em branco, use as sugestões de rascunho que priorizam o contexto. Se você estiver sobrecarregado com conteúdo que precisa de edição, use a abordagem diagnóstica antes de mexer em uma única frase. Se você gerencia arquivos multilíngues ou estruturados, as sugestões para HTML e Markdown vão evitar aqueles erros que só aparecem quando uma página não é renderizada corretamente em produção.

O princípio básico permanece o mesmo em todos esses casos de uso: diga à IA o que você sabe, o que você precisa e o que ela não deve fazer. Todo o resto decorre disso.

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