Município de Garrel: Como uma comunidade moderna digitaliza fluxos de trabalho com o ONLYOFFICE Docs

Modernizar a infraestrutura e simplificar os processos de trabalho são desafios fundamentais para as administrações públicas. O município de Garrel, uma comunidade no distrito de Cloppenburg, na Baixa Saxônia, Alemanha, demonstra de forma impressionante como essa transformação pode ser bem-sucedida. Ao integrar o ONLYOFFICE Docs ao seu ambiente Nextcloud, o município deu um passo decisivo em direção a uma forma de trabalho mais digital e flexível.

A busca por uma solução confiável para escritórios

O município de Garrel, com cerca de 15.000 residentes e cerca de 120 funcionários em vários departamentos, está empenhada em modernizar continuamente os seus processos de trabalho. Uma parte central deste esforço foi encontrar uma forma fiável de abrir e editar documentos de forma eficiente no seu ambiente Nextcloud. Foi dada especial atenção à possibilidade de tomar notas de forma flexível e independente da localização.

Por meio de pesquisas no Google e no YouTube, a administração descobriu ONLYOFFICE Docs. A decisão de adotar o pacote de escritório foi baseada em vários fatores. Como os funcionários já estavam familiarizados com o Microsoft Office, a interface de usuário semelhante do ONLYOFFICE facilitou significativamente a transição. Isso minimizou os requisitos de treinamento e garantiu alta aceitação entre a equipe.

Colaboração flexível

Atualmente, o município de Garrel utiliza principalmente o ONLYOFFICE Docs em combinação com o Nextcloud para criar e editar documentos a partir de qualquer local. A integração foi descrita como rápida e simples, e tem funcionado de forma confiável desde a sua configuração.

O recurso de colaboração em tempo real provou ser especialmente útil. Várias pessoas podem trabalhar em um único documento simultaneamente, com as alterações de cada editor exibidas claramente por meio de um rastreamento codificado por cores. Isso simplificou e acelerou significativamente a colaboração em projetos.

Os funcionários agora utilizam frequentemente iPads como blocos de notas digitais em reuniões e seminários. As notas são salvas diretamente no Nextcloud e podem ser processadas imediatamente em suas estações de trabalho, sem a necessidade de papel ou transcrição manual. Isso tornou os fluxos de trabalho visivelmente mais digitais e eficientes.

Objetivos alcançados e planos futuros

O principal objetivo do município era implementar uma solução de escritório descomplicada que permitisse a edição de documentos sem instalações locais ou licenças caras para usuários individuais. Esse objetivo foi alcançado com sucesso com o combinação do Nextcloud e ONLYOFFICE. A longo prazo, a administração pretende tornar-se ainda mais independente dos pacotes de escritório tradicionais instalados localmente.

A experiência positiva incentivou o município a expandir o uso do ONLYOFFICE para outras áreas. Em particular, espera-se que a futura integração com a solução de servidor de e-mail promova ainda mais a colaboração flexível em documentos e é vista como uma grande vantagem para toda a organização.

Recomendação para outras organizações

Com base em sua experiência positiva, o município de Garrel recomenda claramente o ONLYOFFICE. As organizações que procuram uma solução simples, confiável e independente de localização para editar documentos digitais estão bem posicionadas com o ONLYOFFICE. A integração perfeita com sistemas existentes, como o Nextcloud, e sua alta facilidade de uso tornam-no a escolha ideal para modernizar os processos de trabalho no setor público e além.