Como o SCIP promove a colaboração e a melhoria contínua com o ONLYOFFICE Docs e o Nextcloud

A Soluciones Corporativas IP SL (SCIP), uma empresa dedicada ao registro e gerenciamento de nomes de domínio e à prestação de serviços de hospedagem, integrou o ONLYOFFICE Docs ao seu ambiente Nextcloud para melhorar a colaboração entre suas equipes. Leia esta postagem do blog para descobrir como o ONLYOFFICE Docs faz a diferença nos fluxos de trabalho da empresa.

Sobre o SCIP

Soluciones Corporativas IP SL (SCIP) é uma empresa dedicada ao registro e gerenciamento de nomes de domínio, bem como à prestação de serviços complementares, como hospedagem na web e conectividade à Internet. Seu principal objetivo é oferecer um gerenciamento seguro, ágil e confiável do ciclo de vida do domínio, acompanhado de ferramentas que facilitam a operação e o gerenciamento da infraestrutura digital de seus clientes e parceiros.

A equipe da empresa é composta por cerca de 50 pessoas, que atuam nas áreas de suporte técnico, operações, administração, conformidade regulatória, produtos e desenvolvimento. Sua história começou há mais de uma década, com base na ideia de oferecer um serviço mais transparente e eficiente no mercado de domínios, com foco especial em automação, segurança e atendimento personalizado.

Desafio principal para uma equipe multidisciplinar

Na SCIP, o principal desafio era unificar o fluxo de trabalho de documentos em um ambiente seguro, privado e centralizado. Os funcionários da empresa estavam ansiosos para:

• Elimine a descentralização de arquivos.
• Reduza o uso de anexos de e-mail.
• Facilite a colaboração simultânea entre vários departamentos em documentos técnicos, operacionais, jurídicos e administrativos.

Para lidar com o desafio, a empresa começou a procurar uma solução que permitisse aos seus funcionários manter o controle total sobre seus dados, operar em seus próprios servidores e cumprir rigorosamente os requisitos regulatórios do ambiente de registro de domínios.

Soluções como o Google Workspace e o Microsoft 365 foram consideradas, mas foram descartadas principalmente pelos seguintes motivos:

• Necessidade de soberania e controle dos dados, o que é crucial no setor de domínios.
• Requisitos internos para autoatendimento, personalização e operação dentro de sua própria infraestrutura.
• Custos e limitações associados a ambientes totalmente gerenciados por terceiros.

Combo ONLYOFFICE Docs e Nextcloud

Enquanto procuravam uma solução ideal para suas necessidades, os funcionários da SCIP descobriram ONLYOFFICE Docs e Nextcloud através da comunidade de código aberto e referências do setor tecnológico. A combinação das duas ferramentas ofereceu exatamente o que eles precisavam: colaboração avançada, edição em tempo real, autogestão, integração com seu ambiente e flexibilidade.

Como autoridade de registro de domínios, a SCIP deve cumprir rigorosos requisitos de segurança, auditoria, rastreabilidade e proteção de dados. Além disso, a empresa segue as melhores práticas da ICANN, padrões internos de segurança cibernética e controles de acesso baseados em funções. A capacidade do Nextcloud e do ONLYOFFICE Docs de operar dentro de sua própria infraestrutura e aplicar políticas de segurança granulares também foi um fator importante para a SCIP.

Colaboração eficaz e gerenciamento de documentos

No momento, as equipes do SCIP utilizam a combinação ONLYOFFICE Docs e Nextcloud para as seguintes tarefas:

• Elaboração e atualização de documentos operacionais, manuais técnicos e procedimentos internos.
• Colaboração em contratos, comunicações regulatórias e acordos com terceiros e clientes corporativos.
• Gestão de documentos para as áreas administrativa e financeira.
• Coordenação de projetos internos por meio de pastas compartilhadas e controle de versões.

A integração do ONLYOFFICE Docs no Nextcloud resultou em maior eficiência colaborativa, maior segurança e rastreabilidade, além de uma redução nos anexos de e-mail e versões duplicadas.

Status atual do projeto e planos para o futuro

O projeto está atualmente em fase de expansão funcional. A empresa treinou toda a sua equipe e está migrando documentação importante para o novo ambiente. As principais dificuldades foram a resistência inicial à mudança e a necessidade de ajustar permissões avançadas, mas ambas foram progressivamente resolvidas.

No futuro, o SCIP planeja integrar fluxos automatizados e modelos vinculados aos processos de registro e verificação.

Juan Riera Pol, Diretor de Tecnologia:

Para organizações que exigem controle total sobre seus dados, colaboração moderna e conformidade com padrões de segurança, a combinação de ONLYOFFICE + Nextcloud é altamente recomendada. No nosso caso, ela provou ser uma solução robusta e flexível, alinhada com as necessidades do setor de registro de domínios.