Como a Stiftung der Deutschen Wirtschaft gerencia seus processos de financiamento com o ONLYOFFICE e o Nextcloud

A Stiftung der Deutschen Wirtschaft usa o ONLYOFFICE Docs em combinação com o Nextcloud para organizar um fluxo de trabalho eficiente entre funcionários da fundação, mentores e bolsistas. Jean Claude Granval, administrador de TI, fala sobre sua experiência.

Sobre a sdw

A Stiftung der Deutschen Wirtschaft ou sdw (inglês: Fundação de Empresas Alemãs) é uma iniciativa comunitária para a educação de Berlim. Juntamente com seus parceiros, a fundação assume responsabilidade ativa pelo futuro da geração mais jovem.

Atualmente, o sdw oferece bolsas de estudo e programas de apoio para mais de 4.000 jovens e jovens adultos em toda a Alemanha e está comprometido com uma sociedade na qual as pessoas possam desenvolver seu potencial, independentemente de sua origem social ou étnica.

Um caminho para ONLYOFFICE

Como lembra Jean Claude Granval, eles estavam procurando uma solução para editar documentos de escritório diretamente no Nextcloud. A pesquisa revelou o ONLYOFFICE como uma suíte de escritório para o Nextcloud, entre outros.

Naquela época, o sdw instalou a versão comunitária do ONLYOFFICE Docs e a integração com o Nextcloud foi excelente. Essa primeira versão deve ser considerada um teste, desencadeado pela crise do Corona no início de 2020.

O plano agora é migrar o ambiente de teste para produção, entre outras coisas para aumentar performance e estabilidade. Além disso, todos os recursos do ONLYOFFICE devem se tornar mais utilizáveis, já que alguns funcionários ainda têm algumas dúvidas. Portanto, o SDW começou com a integração do ONLYOFFICE Docs Enterprise. Existem algumas dificuldades técnicas aqui, que estamos resolvendo juntos.

Recursos mais necessários

De acordo com Jean Claude Granval, o ONLYOFFICE em combinação com o Nextcloud levou a uma mudança significativa no comportamento do usuário. Especialmente a colaboração entre seus usuários e os externos, por exemplo, mentores e treinadores, tornou-se mais eficiente.

O SDW possui cenários especiais de utilização que contemplam seus processos de captação:

• A fundação concede bolsas de estudo a estudantes de ensino médio, graduação e pós-graduação acompanhados por orientadores e supervisores. Um registro de financiamento é criado para cada bolsista, no qual os mentores e supervisores registram suas atividades e anotações. Os funcionários da fundação correspondente (coordenadores regionais) têm acesso aos registros de financiamento atuais.
• Graças à combinação ONLYOFFICE-Nextcloud, é possível trabalhar em conjunto de maneira eficiente e compatível com GDPR – os mentores registram suas experiências online sem precisar armazenar os arquivos correspondentes localmente. Os coordenadores regionais têm acesso ao status atual dos registros de financiamento de seus bolsistas sem precisar solicitá-los. A fundação mantém a soberania de dados e todo o fluxo de informações é compatível com GDPR.
• Outro cenário de uso é o trabalho colaborativo em documentos, que pode ser organizado em tempo real com o ONLYOFFICE. Toda a gama de documentos de escritório está representada aqui: planilhas, apresentações, mas, na maioria das vezes, textos. Nesse caso, um fluxo de trabalho eficiente devido à eliminação do envio de documentos por e-mail ou upload/download (por meio de plataformas como Basecamp, Trello, etc.) também é crucial.

Jean Claude Granval, Administrador de TI:

Eu definitivamente recomendaria o ONLYOFFICE, idealmente junto com o Nextcloud. Essa integração é uma alternativa muito boa em conformidade com o GDPR para, por exemplo, Microsoft 365 ou o processo infelizmente comum de envio de documentos (em diferentes versões) via e-mail – muito demorado quando muitas pessoas estão envolvidas.