L’AI è il tuo vero assistente? Come ONLYOFFICE ha fatto amicizia con l’intelligenza artificiale

Da un semplice plugin per ChatGPT a un intero ecosistema di intelligenza artificiale: ecco come ONLYOFFICE ha integrato l’AI nei suoi editor e nella piattaforma di collaborazione, un passo alla volta, senza mai perdere il controllo sui dati.

C’è una frustrazione che chiunque lavori al computer conosce bene. Sei a metà di un documento: devi riformulare un paragrafo, controllare la grammatica di una sezione scritta di fretta, tradurre una riga per un collega all’estero, oppure capire perché quella formula nel foglio di calcolo non torna. La routine è sempre la stessa: apri un’altra scheda, cambi strumento, copi il testo, aspetti la risposta, la incolli di nuovo e nel frattempo hai perso il filo di quello che stavi facendo.

Sono piccole interruzioni, certo, ma si ripetono decine di volte al giorno. Ed è proprio lì, in questi micro-passaggi, che si nasconde gran parte del tempo che perdiamo.

L’AI nel software da ufficio promette di eliminare questa frizione. Ma nella pratica, molto spesso, finisce per affiancarsi allo strumento invece che farne parte: un chatbot in una barra laterale, un pulsante che apre l’ennesima finestra, un altro cambio di contesto mascherato da soluzione.

Quando ONLYOFFICE ha iniziato a lavorare sull’integrazione dell’AI, un punto era chiaro fin da subito: se l’intelligenza artificiale non vive dentro il documento, non sta risolvendo il problema giusto. Ecco il percorso che ci ha portato fin qui.

2023. Il primo passo: un plugin per ChatGPT

La storia dell’integrazione dell’AI negli editor ONLYOFFICE comincia nel 2023, con il rilascio di un plugin basato su ChatGPT. Non era una soluzione completa, ma un primo passo deliberato: il plugin collegava gli editor ONLYOFFICE all’API di OpenAI, permettendo di inviare il testo selezionato a ChatGPT e ricevere la risposta direttamente nel documento.

Le funzionalità erano ancora limitate, ma l’architettura era già pensata bene. Invece di integrare rigidamente un servizio di AI nel prodotto, il team ha scelto la strada del plugin: qualcosa che si potesse installare quando serviva, rimuovere quando non serviva più, e aggiornare senza dover toccare gli editor principali. Una decisione presa fin dalla prima versione, e che ancora oggi guida l’approccio di ONLYOFFICE all’intelligenza artificiale.

I primi usi erano semplici: chiedere a ChatGPT di riformulare un paragrafo, riassumere una sezione, buttare giù una prima bozza. Il testo tornava nel documento, senza schede aperte a fianco, senza copia-incolla. La frizione si riduceva, anche se le funzioni erano ancora poche.

Quello stesso anno ha mostrato che il modello del plugin poteva funzionare anche per mercati molto diversi tra loro. Nell’autunno 2023 è arrivato nel Plugin Marketplace il plugin ZhiPu Copilot, sviluppato da Lin Jianbo nell’ambito del Piano di Promozione Open Source di ONLYOFFICE. Offriva le stesse funzioni del plugin ChatGPT, ma pensate per l’AI cinese ZhiPu, con modelli integrati per arricchire l’esperienza ONLYOFFICE. Riassunti, spiegazioni e traduzioni del testo selezionato erano disponibili in cinese e in altre sei lingue: per gli utenti ONLYOFFICE in Cina, dove l’accesso a OpenAI è limitato, era di fatto l’unica integrazione AI realmente utilizzabile. Il plugin è stato poi ampliato da Linji Zhang con nuove funzioni e miglioramenti delle prestazioni, restando disponibile nel Marketplace.

2024. Da un solo modello a molti

La prima versione del plugin aveva un limite che è emerso rapidamente: legava gli utenti a un unico fornitore di AI. Per le organizzazioni con vincoli sulla gestione dei dati, usare OpenAI spesso non era percorribile. Chi preferiva un altro modello non aveva alternative. E nei paesi dove l’accesso a OpenAI era limitato, il plugin era semplicemente inutilizzabile.

La riprogettazione del 2024 ha affrontato il problema di petto, con funzionalità AI rinnovate e molto più flessibili negli editor. Il plugin è stato migliorato in profondità e reso compatibile con tutti i principali modelli e fornitori di AI, non solo con ChatGPT di OpenAI, ridefinendo così il modo di usare l’intelligenza artificiale nel software da ufficio.

L’aggiornamento di dicembre 2024 è stato lo spartiacque. Nella versione attuale del plugin gli utenti scelgono liberamente il provider AI: collegano la propria chiave API di un provider a scelta, selezionano il modello che preferiscono e lo usano direttamente negli editor, senza che ONLYOFFICE entri mai nel flusso dei dati. Per chi esegue Ollama in locale è diventato possibile addirittura un setup completamente air-gapped: un’AI che non comunica mai con server esterni.

Un cambiamento tanto filosofico quanto tecnico. ONLYOFFICE non voleva decidere al posto dell’utente quale modello fosse “il migliore”. Il plugin è diventato un’infrastruttura per l’AI, non più un’implementazione legata a un singolo modello.

Alla fine del 2024, tra i provider supportati c’erano già OpenAI, Anthropic (Claude), Google Gemini, Mistral, Groq e i modelli locali via Ollama. Il plugin, configurato una sola volta, funzionava contemporaneamente nell’Editor di documenti, nell’Editor di fogli di calcolo, nell’Editor di presentazioni e nell’Editor PDF.

2025. L’inline agent: un’AI che vive dentro il documento

L’aggiornamento del plugin AI di agosto 2025 ha introdotto una novità che ha cambiato radicalmente il modo di lavorare con l’intelligenza artificiale: l’AI inline agent.

L’AI inline agent è un assistente contestuale, richiamabile negli editor ONLYOFFICE tramite un pannello flottante, che permette di dare istruzioni in linguaggio naturale per svolgere le operazioni più comuni senza andare a cercarle nei menu.

La differenza rispetto al plugin classico si sente subito. Con il plugin selezioni il testo, apri il menu contestuale, scegli un’azione e il risultato sostituisce il testo o compare subito sotto. Con l’inline agent basta premere Ctrl+/ in qualsiasi punto del documento e scrivere cosa vuoi, per esempio “rendi questo paragrafo più breve”, “trasforma questo elenco in una tabella” oppure “aggiungi una colonna con la variazione percentuale”: l’editor esegue direttamente. L’agente ricorda anche la conversazione precedente, così puoi affinare il risultato passo dopo passo o costruire richieste più complesse.

Genera e riscrive testi, applica la formattazione senza dover cercare l’opzione giusta nei menu, analizza e visualizza dati nei fogli di calcolo, crea diagrammi nelle presentazioni: tutto senza mai uscire dal flusso di lavoro.

Inizio 2025. Il plugin matura: assistenti personalizzati e input vocale

Gli aggiornamenti del 2025 hanno portato due novità che hanno cambiato il modo di interagire con l’AI nei documenti.

La prima sono gli assistenti AI personalizzati. Invece di riscrivere ogni volta lo stesso prompt — “semplifica questo testo per un pubblico non tecnico”, “estrai le date principali da questa sezione”, “riscrivi questo testo come una lettera formale” — puoi creare funzioni personalizzate con un prompt fisso e aggiungerle alla barra degli strumenti. Un clic sul testo selezionato, e il risultato finisce direttamente nel documento. Un prompt ripetuto diventa un pulsante.

La seconda è l’input vocale. Nella versione web puoi dettare il prompt invece di scriverlo: comodo su mobile, prezioso per chi ha esigenze di accessibilità, e semplicemente più rapido quando sai già cosa vuoi chiedere.

L’aggiornamento di aprile 2025 ha introdotto l’OCR: estrazione del testo dai PDF scansionati tramite AI, per rendere modificabili e ricercabili documenti che prima non lo erano. È arrivata anche la generazione di immagini da testo, utile per i contenuti visivi nelle presentazioni.

Il controllo grammaticale e ortografico basato su AI è arrivato con Docs 9.2 nel dicembre 2025, forse la funzione con l’impatto più ampio sull’uso quotidiano della maggior parte degli utenti. Disponibile nell’Editor di documenti e nell’Editor di moduli, va oltre il classico controllo ortografico basato su dizionario.

Metà 2025. L’AI agent arriva negli editor

Il plugin AI aggiornato di ONLYOFFICE ha introdotto un AI agent intelligente, ancora in beta, che trasforma il plugin in un vero assistente per la gestione dei documenti.

La differenza tra plugin e agent non è solo tecnica. Un plugin risponde a richieste esplicite: selezioni un testo, fai una domanda, ottieni una risposta. Un agent, invece, esegue azioni, mantiene il contesto lungo tutta la conversazione e opera sull’ambiente del documento, non solo al suo interno. L’AI agent degli editor ONLYOFFICE offre assistenza generale, gestisce file e documenti, interagisce con i contenuti, li analizza e compila i moduli.

È il momento in cui l’AI di ONLYOFFICE smette di essere “uno strumento utile” e diventa “un assistente che conosce il documento”.

Dicembre 2025. DocSpace ha il suo livello di AI: arrivano gli agent

Mentre gli editor sviluppavano l’ecosistema dei plugin, ONLYOFFICE DocSpace costruiva in parallelo un’architettura AI complementare. Le due strade si sono incontrate con DocSpace 3.6, uscito nel dicembre 2025.

DocSpace 3.6 ha introdotto gli AI agent: un passo importante che ha portato assistenza intelligente direttamente nelle attività quotidiane. Se il plugin AI degli editor lavorava sul contenuto dei singoli documenti, gli AI agent di DocSpace operano sull’intero spazio di lavoro: organizzano i file, creano e strutturano le stanze, gestiscono gli utenti, analizzano i documenti archiviati e offrono assistenza contestuale in tutto l’ambiente collaborativo.

L’AI può svolgere un’ampia gamma di compiti: controllare i file per verificarne l’accuratezza e suggerire miglioramenti, organizzare DocSpace strutturando le stanze, aggiungere utenti, tenere lo spazio di lavoro ordinato e accessibile, collaborare con il team direttamente nella chat dell’AI agent.

Al lancio erano supportati OpenAI, Anthropic, TogetherAI e OpenRouter, con altri provider annunciati per le versioni successive.

L’AI agent di DocSpace non era un semplice chatbot agganciato all’interfaccia: era connesso allo spazio di lavoro tramite il server MCP di ONLYOFFICE, quindi poteva eseguire azioni reali — creare una stanza, spostare un file, invitare un utente — in risposta a un’istruzione scritta in linguaggio naturale. Lo spazio di lavoro diventava, di fatto, qualcosa con cui si poteva parlare.

2026. L’ecosistema si completa: DocSpace 3.7 e Docs 9.4

A metà 2026 l’AI in ONLYOFFICE raggiunge il livello di integrazione più completo della sua storia. I due filoni — l’AI negli editor e l’AI in DocSpace — confluiscono in un unico ecosistema.

In DocSpace 3.7:

Ora puoi generare file DOCX, moduli PDF e presentazioni PPTX direttamente dalla chat dell’AI agent e aprirli subito per modificarli. La conversazione non produce solo testo, ma un documento già pronto, senza passaggi intermedi, conversioni di formato o cambi di contesto.

Si aggiungono tre nuovi provider AI — DeepSeek, xAI e Google AI — che portano il totale a sette, insieme ai già supportati Anthropic, OpenAI, OpenRouter e Together AI, oltre a qualsiasi provider personalizzato configurato dall’utente.

Un dettaglio non trascurabile: provider e modello predefiniti scelti in DocSpace possono ora sincronizzarsi automaticamente con gli editor, eliminando la necessità di configurazioni separate. Un’unica configurazione, ovunque. La distinzione tra “AI per i documenti” e “AI per lo spazio di lavoro” di fatto scompare.

In Docs 9.4:

Mistral arriva come provider supportato anche su mobile. Il controllo grammaticale e ortografico basato su AI si estende ad altri tipi di editor. Il plugin AI negli editor desktop sincronizza automaticamente la configurazione con DocSpace. E la generazione di macro, già presente, è stata migliorata per gestire scenari di conversione VBA più complessi.

Per sviluppatori e amministratori di installazioni self-hosted:

Il server MCP, pubblicato come componente separato, permette agli AI agent di interagire con DocSpace tramite il Model Context Protocol, collegando qualsiasi client AI compatibile (Claude, ChatGPT, Cursor, VS Code) per eseguire operazioni sullo spazio di lavoro. Il sistema è interamente configurabile, i provider si scelgono liberamente e il flusso dei dati resta completamente trasparente.

La filosofia che non è mai cambiata

In tre anni e numerose versioni, un principio non si è mai spostato: l’AI in ONLYOFFICE è opzionale, indipendente dal provider e trasparente nella gestione dei dati.

Le funzioni AI sono disattivate di default. Le attivi solo quando ti servono. Scegli tu il provider, e quindi decidi dove vanno i tuoi dati e quale modello li elabora. Puoi anche usare un modello locale via Ollama e tenere tutto dentro la tua infrastruttura. Quando l’AI è disattivata, la cronologia delle chat resta salvata, ma nessuna elaborazione AI viene eseguita: nessun dato parte verso l’esterno senza una tua decisione esplicita.

Non è una posizione di marketing, ma una scelta architetturale presa fin dal primo rilascio del plugin nel 2023 e mantenuta con coerenza fino a oggi. In un panorama dove la maggior parte delle integrazioni AI è poco trasparente sui flussi di dati e vincolata a un provider specifico, l’approccio di ONLYOFFICE va nella direzione opposta.

Come si traduce tutto questo nella pratica, oggi

Un ricercatore che sta preparando una proposta di finanziamento seleziona un paragrafo tecnico denso e chiede all’AI di semplificarlo per una commissione di non specialisti. La versione rivista compare al posto del testo originale. La accetta e va avanti. Quindici secondi.

Una persona del team finanziario descrive a parole la formula che le serve per confrontare dati trimestrali su intervalli di date variabili. L’AI genera la formula, lei la applica al foglio di calcolo. Niente Stack Overflow, niente tempo perso a cercare la sintassi giusta.

Un responsabile HR di un’organizzazione multilingue seleziona un paragrafo di un documento sulle policy aziendali e chiede all’AI di tradurlo in francese per l’ufficio di Lione. La traduzione compare sotto il testo originale: entrambe le versioni restano nel documento come modifiche distinte.

Un amministratore di DocSpace scrive nella chat dell’AI agent: “Crea una nuova stanza chiamata Q3 Reporting, aggiungi il team Finance e imposta i permessi in modo che solo gli editor possano caricare file”. L’operazione viene eseguita. Tre azioni, una sola frase.

Un insegnante che sta preparando una verifica scrive all’AI agent: “Genera un modulo PDF compilabile per un’autovalutazione degli studenti con 10 domande, un campo di testo per ciascuna e uno spazio per la firma in fondo”. Il modulo si apre nell’Editor PDF, pronto per essere personalizzato.

In nessuno di questi casi serve cambiare strumento. Non c’è bisogno di copiare il testo in un chatbot, aspettare la risposta e reincollarla a mano nel documento. L’AI è dove si lavora davvero — l’unico posto in cui può essere davvero utile.

Cosa ci aspetta

La roadmap dell’AI in ONLYOFFICE segue naturalmente l’evoluzione dell’architettura attuale. L’AI assistant e l’AI agent fanno ormai parte dello stesso ecosistema di configurazione. Il prossimo passo è rendere questa integrazione ancora più profonda e contestuale: un’intelligenza artificiale che capisca non solo il documento su cui lavora, ma anche la stanza in cui si trova, il progetto a cui appartiene e la storia che ha portato alla sua creazione.

Questa direzione è già visibile in DocSpace 3.7, grazie alla modalità di ragionamento esteso per le richieste più complesse, che lascia intuire agent capaci di affrontare problemi a più passaggi invece di limitarsi a rispondere a singole domande. La possibilità di caricare immagini nella chat AI apre inoltre nuovi flussi di lavoro per documenti visivi, diagrammi e screenshot annotati. La generazione di file direttamente dalle conversazioni con l’AI è solo l’inizio di una tendenza più ampia: uno spazio di lavoro capace di creare da solo i propri contenuti a partire dal linguaggio naturale.

Le fondamenta restano indipendenti dal provider, opzionali, distribuibili in locale e trasparenti. Questo non cambierà. Quello che continuerà a evolversi è tutto ciò che verrà costruito sopra questa base.

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