Comment ONLYOFFICE aide à organiser les travaux de recherches à l’Institut de Biologie de Lille

Le retour d’expérience de l’Institut de Biologie de Lille où ONLYOFFICE aide à organiser le flux de travail dans les unités de recherches. Ce cas a fait l’objet de la présentation lors du Paris Open Source Summit. Si vous l’avez manqué, trouvez tous les détails dans ce billet de blog.

 

L’Institut de Biologie de Lille a été fondé en 1996 sur le campus de l’Institut Pasteur pour renforcer, dans la région lilloise, la capacité de recherche fondamentale dans les domaines de l’infectiologie, de la génétique du diabète et de l’obésité et de la cancérologie.

Actuellement ce bâtiment héberge deux unités mixtes de recherche et une unité mixte de service CNRS, une entreprise innovante et 17 équipes de recherche qui comptent au total plus de 260 scientifiques. L’IBL possède son Centre de Ressources Informatiques (CRI) qui met à disposition les ressources matérielles et logicielles afin de garantir le bon déroulement des activités de recherche des laboratoires et plateformes.

Dans le fonctionnement quotidien les employés des unités créent une multitude de documents bureautiques et ont besoin de :
 

• partager les documents de manière sécurisée afin d’éviter d’avoir plusieurs copies sur différents postes ;
• donner l’accès aux documents à tous les membres de l’équipe pour qu’ils puissent les modifier au fur et à mesure de l’avancement des recherches ;
• coéditer les documents lors du travail sur les argumentaires et les demandes de moyens financiers, de la prise des notes pendant les réunions ou de l’accompagnement d’un apprenti ;
• garder la maîtrise de données stockées ou qui y transitent, et assurer leurs sauvegardes vu le caractère sensible des documents ;
• accéder aux outils depuis n’importe quel système d’exploitation.

De plus, les outils de gestion des équipes seraient fortement appréciés pour piloter l’avancement des projets, repartir les tâches, etc.

En fonction des critères ci-dessus, tous les services qui ne proposent pas d’auto-hébergement (Microsoft Office Online, Google Suite, Zoho, Thinkfree Office) et ceux qui nécessitent une configuration particulière sur les ordinateurs, ont été mis de côté.

Parmi les solutions restantes (Etherpad/Ethercalc, Collabora Online et ONLYOFFICE), seul ONLYOFFICE propose la gestion documentaire, le travail collaboratif sur ces documents et la gestion de projet dans une même suite logicielle. De plus, ONLYOFFICE assure la meilleure compatibilité avec les fichiers Microsoft Office utilisés quotidiennement, grâce au format de base OOXML. Le choix est évident !

Jeremy Maton, l’Administrateur Systèmes et Réseaux à l’Institut de Biologie de Lille :

Après un an d’utilisation de ONLYOFFICE notre retour est très positif et la suite est devenue un outil que nous utilisons quotidiennement. Le portail nous permet de centraliser tous les documents que nous devons réaliser dans l’exercice de nos fonctions. Les outils d’édition des documents ont été favorablement accueillis tant par leur praticité que par leur richesse de fonctionnalités. Le moteur de recherche propulsé par Elasticsearch nous offre un accès rapide à l’information que l’on cherche. ONLYOFFICE a permis d’être, d’après notre administratrice ainsi que nos chefs, plus efficace que par le passé.

Comme Monsieur Maton l’a souligné lors de son intervention dans le cadre du JRES 2019, ses collègues apprécient également la messagerie instantanée et les outils qui permettent de structurer les projets, de se fixer des objectifs et de visualiser leur avancement, d’intégrer les documents et de les éditer directement dans le module Projets. Pour en savoir plus, regardez l’intervention complète « Travailler en équipe avec ONLYOFFICE ».

Le Centre de Ressources Informatiques de l’IBL a récemment migré vers ONLYOFFICE Enterprise Edition pour avoir du support technique professionnel et d’avoir les fonctionnalités d’administration avancées. Cette solution sera prochainement proposée à l’ensemble des membres des laboratoires et plateformes hébergées à l’Institut de Biologie de Lille.

Le monde de la science est très dynamique, l’IBL rencontre de nouveaux défis que ONLYOFFICE l’aide à relever :
 

• Migration de la G Suite. L’arrivée d’une nouvelle équipe de gestion financière qui utilisait la G Suite afin de permettre aux personnels de saisir leurs commandes de matériels et produits. Pour assurer un meilleur contrôle des données et donner aux collaborateurs l’accès aux documents sans leur imposer d’avoir un compte Google, le personnel informatique est en train de migrer leurs anciennes feuilles de calcul vers celles de ONLYOFFICE.
• Collaboration avec les équipes externes. La participation des équipes de recherches externes exige un espace de stockage, de partage et de collaboration sur les documents bureautiques. D’après Jérémy Maton, la solution qui s’esquisse c’est la fourniture d’un espace de stockage Nextcloud lié à un serveur ONLYOFFICE Integration Edition.

Est-ce que l’histoire à succès de l’IBL vous a convaincu de rejoindre 5 millions d’utilisateurs de ONLYOFFICE ?

Si vous cherchez un espace collaboratif, essayez ONLYOFFICE Enterprise Edition qui se compose des éditeurs en ligne ONLYOFFICE intégrés avec la plateforme de productivité du même concepteur.

Si vous possédez déjà une plateforme professionnelle comme Nextcloud, ownCloud, Pydio, Xwiki, Jalios, exoPlatform, dotez-la des éditeurs en ligne ONLYOFFICE Integration Edition.

Si vous n’avez pas trouvé de connecteur, développez le vôtre en utilisant les APIs fournis par ONLYOFFICE pour relier les éditeurs en ligne ONLYOFFICE Developer Edition avec votre service.

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