Le club de football des jeunes met en œuvre ONLYOFFICE pour coordonner l’équipe de gestion des bénévoles répartis

Aujourd’hui, nous allons vous raconter l’histoire du club de football Twickenham Tigers qui joue dans la Surrey Youth League. Gérée par une équipe distribuée communiquant par e-mail, l’organisation n’a pas de club et n’a pas d’infrastructure informatique propre, mais doit toujours respecter les exigences du GDPR et de la loi relative à la protection de l’enfant.

Pour arrêter la vague de courriels et de protéger les données personnelles, les gestionnaires de Twickenham Tigers ont décidé de mettre en œuvre ONLYOFFICE. Dans ce post, le président et le secrétaire du club Ralph Bye partage l’expérience de son équipe.

Twickenham Tigers est un club de football pour les groupes des enfants de 7 ans à 18 ans.

«Nous avons plus de 120 enfants avec, bien sûr, environ 240 parents», explique le secrétaire du club. “Les enfants sont unis dans des équipes qui jouent dans des ligues locales pour rivaliser avec d’autres équipes de capacité similaires tout au long d’une saison.”

Cette communauté est administrée par 25 personnes qui ont besoin d’être informées des règles de la protection de l’enfant, des règles du GDPR, et des matches de chaque équipe, ses joueurs, les alignements et les horaires.

Les deux raisons principales pour faire le choix étaient les exigences du GDPR et l’interface familière.

“J’ai exploré Office 365, Google G Suite, Confluence et TeamDrive. Cependant, seul ONLYOFFICE a semblé offrir ce dont nous avons besoin. L’age de nos utilisateurs est entre 45 et 55 ans donc ils sont habitués aux applications Microsoft Office avec un système de fichiers structuré en dossiers », explique Bye.

L’accès aux documents basé sur le cloud c’est ce que l’équipe de gestion de Twickenham Tigers apprécie le plus. Une autre chose importante est le contrôle d’accès basé sur les rôles. Les documents du club sont divisés en deux groupes. Le premier “Niveau du club” regroupe les documents et les informations disponibles pour tous les membres du club.

Le second est “Niveau de l’équipe”. “Chaque groupe d’âge a son propre dossier avec les permissions appropriées. Cela permet de sécuriser l’accès aux données personnelles des enfants. ” dit le secrétaire.

ONLYOFFICE semble idéal pour une telle structure, et les documents et les dossiers communs sont les principaux domaines d’utilisation de l’équipe de gestion. Les Twickenham Tigers pourraient également utiliser le serveur de messagerie ONLYOFFICE avec leur propre domaine pour définir clairement leur identité. “La section Blogging serait utile pour faire des annonces persistantes que les nouveaux gestionnaires de groupes d’âge peuvent rechercher chaque année suivante”, ajoute le président.

Le secrétaire du club va promouvoir les applications de bureau et les applications mobiles car celles-ci fournissent un accès transparent aux documents. “Je vois que nos gestionnaires sont très impressionnés par l’utilisation de l’application mobile pour rechercher rapidement la liste d’équipe ou la politique du club. La disponibilité des outils de bureau sur toutes les plate-formes majeures est également un avantage enviable », explique-t-il.

L’objectif principal est de réduire l’administration annuelle des courriels, mais l’équipe estime que ONLYOFFICE pourrait en faire encore plus. “Cette solution semble offrir un modèle qui sera utilisé pendant des années et respecté par les personnes impliquées.”, conclut Bye.

Le club de football a un statut à but non lucratif, ce qui signifie qu’ils utilisent la solution cloud ONLYOFFICE gratuitement. Si vous voulez en savoir plus sur le programme à but non lucratif, visitez cette page.