Cómo el Barcelona Supercomputing Center – Centro Nacional de Supercomputación implantó ONLYOFFICE Docs para facilitar la colaboración de documentos con fines científicos

En esta entrada del blog, te contaremos sobre el Barcelona Supercomputing Center – Centro Nacional de Supercomputación y por qué esta organización científica decidió implementar ONLYOFFICE Docs en combinación con Nextcloud. Sigue leyendo para saber más.

Acerca del Barcelona Supercomputing Center – Centro Nacional de Supercomputación

El Barcelona Supercomputing Center – Centro Nacional de Supercomputación (BSC-CNS) es el centro nacional de supercomputación localizado en Barcelona, Cataluña, España. El BSC-CNS está especializado en computación de altas prestaciones (HPC) y gestiona el MareNostrum 4, uno de los supercomputadores más potentes de Europa con una potencia máxima de 13,9 petaflops. Desde su creación en 2005, el BSC-CNS ha instalado cuatro versiones consecutivas del superordenador, y está preparando la nueva versión, el MareNostrum5.

La misión del BSC-CNS es investigar, gestionar y transferir tecnología y conocimiento en el área de la computación de altas prestaciones (HPC) con el objetivo de facilitar el progreso en diversos ámbitos científicos, con especial énfasis en las Ciencias de la Computación, de la Vida, de la Tierra y las Ingenierías.

Con un equipo total de más de 760 expertos y profesionales en I+D, el BSC-CNS es un centro que consigue atraer talento. Sus líneas de investigación se desarrollan en el marco de programas de financiación de la investigación de la Unión Europea, convocatorias públicas de investigación españolas y catalanas y colaboraciones con empresas líderes.

¿Por qué elegir ONLYOFFICE Docs?

El BSC-CNS es unos de los proveedores de servicios de datos de EUDAT, una red europea formada por organizaciones de investigación y centros de datos y computación. EUDAT ofrece muchos servicios, incluyendo B2DROP, un entorno de almacenamiento para investigadores y científicos que les permite mantener sus datos de investigación siempre sincronizados y actualizados en varios dispositivos.

B2DROP, basado en NextCloud, proporciona la posibilidad de compartir ficheros localizados en los servidores del BSC-CNS. Unas de las necesidades de los científicos de sus 57 grupos de investigación, y del personal de soporte a la investigación del centro, es la edición compartida de algunos de estos ficheros. En este contexto, la elección se hizo a favor de ONLYOFFICE Docs.

El principal desafío que el BSC-CNS deseaba resolver con ONLYOFFICE Docs fue el de adoptar una herramienta fiable y robusta que permitiera a sus investigadores editar documentos en línea para colaborar con sus equipos de trabajo y usuarios externos. En particular, al BSC-CNS le interesaba que sus colaboradores tuvieran una suite de ofimática de fácil uso, similar a otras en el mercado (e.g. Google Docs) y con un funcionamiento correcto para colaboración múltiple. De tal manera que los servicios que ofrece el BSC-CNS para sus usuarios internos y colaboradores externos estén a la altura de una institución de prestigio.

Otros factores importantes son el nivel de seguridad que necesitan los empleados del BSC-CNS y la confidencialidad de la información que gestionan. Todo esto les requiere mantener el control sobre el acceso de los documentos, dado que compartirlos usando servidores externos no es una opción compatible con el nivel de seguridad, privacidad y confidencialidad que se requiere en muchos casos.

Estas son las razones principales por las que el BSC-CNS decidió implementar ONLYOFFICE Docs. Esta suite ofimática cumple con todos los criterios y puede integrarse con Nextcloud.

Ventajas de ONLYOFFICE Docs

Los servicios de B2DROP-NextCloud sobre los cuales ONLYOFFICE Docs se usa en el BSC-CNS están accesibles a centenares de investigadores que colaboran en proyectos de investigación nacionales e internacionales. Tanto a nivel de preparación de propuestas, como a gestión de documentos internos para proyectos, minutas de reuniones, el BSC-CNS ofrece a sus investigadores la posibilidad de utilizar NextCloud por su interfaz amigable y por las múltiples opciones para compartir ficheros entre usuarios y editarlos. Los administradores además tienen la posibilidad de crear grupos de usuarios con distintos privilegios. Esta última es una de las funciones más preferibles.

Las características más apreciadas de ONLYOFFICE es su integración con Nextcloud por lo cual, por medio de los Group folders, los grupos de trabajo pueden editar documentos de su equipo.

Otra característica que es muy útil es la posibilidad de editar tanto documentos de forma local como en el navegador.

Por último, otra característica muy importante es la edición en tiempo real por múltiples usuarios.

Problemas en el camino hacia el éxito

Aunque la integración de ONLYOFFICE Docs y Nextcloud parecía ideal para el BSC-CNS la configuración del servicio y de las distintas opciones de la plataforma se ha revelado más problemática de lo esperado.

No siempre los usuarios tienen la paciencia de leer un manual, y la interfaz gráfica se ha revelado confusa, creando expectativas sobre el comportamiento del servicio que no se corresponde al comportamiento real.

Los problemas concretos señalados repetidamente por los usuarios son:

• Problemas de sincronización del cliente local y servidor;
• Perdida de cambios por edición del mismo documento por más de un usuario a la vez;
• En ocasiones ONLYOFFICE no muestra la última versión del documento a pesar de que los detalles de la última hora de edición sí son consistentes;
• Problemas de compatibilidad de formatos y estilos de fuente con Microsoft Word;
• Problemas de desaparición de ficheros, debido a la posibilidad de crear más usuarios asociados al mismo correo electrónico, por parte de usuario con permisos de administradores de grupos;
• Diferencias de comportamientos en funciones básicas (como “scroll down-up”) con respeto a otros editores similares.

La mayor parte de las incidencias reportadas por los usuarios han podido solucionarse rápidamente, o con la ayuda del soporte técnico, y ahora ONLYOFFICE Docs sigue ganándose la confianza de los usuarios del BSC-CNS.

Planes para el futuro

A pesar de todos los problemas a los que se enfrenta el personal del BSC-CNS durante la adopción de ONLYOFFICE Docs, son bastante optimistas sobre el futuro. La Dra. Nadia Tonello, Jefa de Gestión de Datos en el Barcelona Supercomputing Center – Centro Nacional de Supercomputación, dice lo siguiente:

No obstante, seguimos promoviendo la adopción de ONLYOFFICE por la colaboración entre nuestros usuarios en la edición de ficheros, por los grandes potenciales que hemos podido comprobar. Nuestras expectativas es consolidar esta plataforma dentro de nuestra organización y que el número de incidencias reportadas por nuestros usuarios sea el mínimo posible.