Wie ein Volleyballverein aus Hamburg seine Teams mit ONLYOFFICE synchronisiert

Ein Sportverein zu führen erfordert mehr als nur eine Pfeife und einen guten Aufschlag. Hinter jedem Spiel, jeder Trainingseinheit und jedem Sponsorenvertrag steht ein Berg an Papierkram, und jemand muss alles in Ordnung halten. Für die Volleyballabteilung des Niendorfer TSV in Hamburg machen ONLYOFFICE Docs und Nextcloud diesen Job deutlich einfacher. Werfen wir einen Blick darauf, wie dieser von Freiwilligen geführte Verein vom E-Mail-Chaos zu reibungsloser, synchroner Zusammenarbeit gewechselt ist.

Lernen Sie den Niendorfer TSV kennen

Der Niendorfer TSV ist seit 1919 Teil des Hamburger Sportlebens. Über ein Jahrhundert, in dem Menschen zusammenkommen, um sich zu bewegen, zu konkurrieren und Spaß zu haben. Allein die Volleyballabteilung vereint rund 200 Mitglieder, die sich auf zehn Teams verteilen.

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Der Verein wird von Freiwilligen betrieben und hat eine warme, vertraute Atmosphäre. Die Menschen kennen sich, helfen sich und packen überall an, wo sie können. Doch dieser freundliche, praktische Geist bringt auch eine ganz praktische Herausforderung mit sich: Wie hält man so viele Menschen und so viele Informationen ohne ein großes IT-Team in Ordnung?

Die Herausforderung: zu viele Dateiversionen, zu wenig Ordnung

Vor ONLYOFFICE war die größte Herausforderung des Vereins die Zusammenarbeit. Dateien wurden zwischen den Freiwilligen hin- und hergeschickt. Sie können sich wahrscheinlich vorstellen, was als Nächstes passierte. Die Dateien vervielfachten sich, Versionen kollidierten, und jeder stellte ständig die gleiche Frage: „Warte, wer hat die aktuellste?“

Zusätzlich hatte der Verein einige klare Prioritäten, die die Suche nach einem besseren Tool präzisierten:

• Datenschutz hat oberste Priorität. Als Sportverein ist es für den Verein von großer Bedeutung, die Daten der Mitglieder auf eigener Infrastruktur zu halten. Sensible Informationen auf einem US-basierten Cloud-Service zu speichern, passte einfach nicht zu diesem Prinzip, insbesondere im Hinblick auf die DSGVO.
• Mobiler Zugang für Freiwillige. Viele Freiwillige arbeiten hauptsächlich von ihren Handys aus, daher musste jede Lösung auch auf kleinen Bildschirmen bequem sein.
• Zuverlässige Microsoft Office-Kompatibilität. Der Verein tauscht regelmäßig Dateien mit anderen Vereinen, Verbänden und Sponsoren aus, weshalb Dokumente immer korrekt geöffnet und angezeigt werden mussten.

Was sie wirklich wollten, war einfach: echtes gleichzeitiges Bearbeiten, ohne das Chaos.

Warum ONLYOFFICE sie überzeugt hat

Der Verein entdeckte ONLYOFFICE zunächst durch die in Nextcloud integrierten Bürooptionen, die sie bereits für die Volleyballabteilung verwendeten. Wenn man nach einer Möglichkeit sucht, Dokumente gemeinsam in Nextcloud zu bearbeiten, sticht ONLYOFFICE Docs sofort hervor, sodass es ein natürlicher Ausgangspunkt war.

Sie stoppten jedoch nicht bei der ersten Option. Zwei realistische Alternativen standen auf dem Tisch: Google Drive und Collabora. Google wurde schnell ausgeschlossen. Ein US-Cloud-Service widersprach dem Engagement des Vereins, die Mitgliederdaten auf eigenen Servern zu verwahren. Damit blieben zwei selbstgehostete Kandidaten: Collabora und ONLYOFFICE.

ONLYOFFICE gewann aus einigen klaren Gründen:

• Ausgezeichnete Kompatibilität mit Microsoft Office, sodass Dateien, die mit Sponsoren und anderen Vereinen geteilt werden, immer richtig angezeigt werden.
• Eine moderne, vertraute Benutzeroberfläche. Die meisten Freiwilligen kennen bereits das Word- und Excel-Design, was wenig Lernaufwand erforderte.
• Eine saubere Nextcloud-Integration, die alles wie einen verbundenen Arbeitsbereich wirken ließ.

Für eine von Freiwilligen geführte Organisation fühlte sich diese Kombination bei weitem am produktivsten an.

Wie der Verein ONLYOFFICE jeden Tag nutzt

Sobald ONLYOFFICE eingerichtet war, verschwand das alte E-Mail-Ping-Pong. Jetzt öffnen Freiwillige ein Dokument und arbeiten gemeinsam in Echtzeit daran.

So sieht das in der Praxis aus:

• Protokolle werden gemeinsam verfasst und überprüft, sodass immer eine klare, aktuelle Version vorhanden ist.
• Teamlisten bleiben aktuell, ohne endlose E-Mail-Ketten.
• Sponsorenmaterialien und Konzepte werden gemeinsam verfeinert, sodass alle auf dem gleichen Stand sind.
• Präsentationen in PPTX entstehen schnell und einfach, bereit zur Weitergabe.
• Trainingspläne werden Hand in Hand mit verschiedenen Trainern erstellt, sodass alle zum selben Plan beitragen.

Das Ergebnis ist ein gemeinsamer, organisierter Raum, in dem die richtige Datei immer die richtige Datei ist, ohne dass geraten werden muss.

Ein Setup, das einfach funktioniert

Man könnte erwarten, dass das Self-Hosting kompliziert ist, aber der Verein fand es erfreulich unkompliziert.

Sie betreiben ONLYOFFICE Docs auf ihrem eigenen Hetzner-Server, der hinter einem Caddy-Reverse-Proxy versteckt ist, und verbinden ihn über die offizielle Integrations-App mit Nextcloud. Sobald der Document Server über HTTPS erreichbar ist, funktioniert die Integration im Wesentlichen einfach.

Der Verein hält sowohl ONLYOFFICE Docs als auch Nextcloud auf der neuesten Version, und die Updates verliefen durchweg reibungslos. Nichts Dramatisches, keine Überraschungen, nur zuverlässige Software, die ihren Job macht.