德国商业基金会如何借助 ONLYOFFICE 与 Nextcloud 管理其资助流程

2023年05月26日作者: Alina

德国商业基金会(Stiftung der Deutschen Wirtschaft)在业务实践的过程中搭配使用了 ONLYOFFICE 文档与 Nextcloud。这一举措帮助其在基金会员工、导师以及资助对象间建立起了高效工作流。IT 管理员 Jean Claude Granval 将在本文中介绍相关经验。

How the Stiftung der Deutschen Wirtschaft manages its funding processes with ONLYOFFICE and Nextcloud

关于 SDW

SDW,即“德国商业基金会”,全称为“Stiftung der Deutschen Wirtschaft”,是发源于德国柏林的教育社区倡议。基金会与其合作伙伴携手,积极地承担起推动年轻一代实现发展的责任。

SDW 目前正在为全德国范围内的 4000 多名青年和年轻人士提供奖学金与支持计划。基金会的愿景是“建立人人都能发展自己潜力的社会,无论其社会或种族背景如何”。

How the Stiftung der Deutschen Wirtschaft manages its funding processes with ONLYOFFICE and Nextcloud
照片:Regina Sablotny/SDW

ONLYOFFICE 之路

Jean Claude Granval 回忆,当时他们正在寻找一种能够直接在 Nextcloud 中编辑办公文档的解决方案。一番调查后,他们在一众选项中选择了 ONLYOFFICE 来作为 Nextcloud 中的办公套件。

当时,SDS 安装了社区版本的 ONLYOFFICE 文档,并且实现了与 Nextcloud 良好集成。首个版本可以视为是一次由于 2020 年初新冠疫情引发的测试。

现在的计划则是迁移至生产环境中,从而提高性能和稳定性。此外,所有 ONLYOFFICE 功能都应更具广泛可用性——部分员工目前仍然有些顾虑。因此 SDW 开始了 ONLYOFFICE 文档企业版的集成工作。目前确实遇到了一些技术困难,不过我们正在克服这些困难。

需求最盛的功能

据 Jean Claude Granval 称,ONLYOFFICE 与 Nextcloud 的协同作用已经显著改变了用户行为。特别值得一提的是,用户与外部人员(例如:导师、培训师)之间的协作变得更加高效。

SDW 的部分使用场景比较特殊,涵盖了其资助流程:

  • 基金会会为由导师和监督员指导的高中生、大学生以及研究生提供奖学金。在此过程中还会为每位奖学金接收者创建一条资助记录,导师和监督员将在其中记录相关活动和笔记。相应的基金会员工(区域协调员)则可访问最新版本的资助记录。
  • 感谢 ONLYOFFICE-Nextcloud 这一套组合拳,基金会在符合 GDPR 要求的前提下实现了高效的协作方式——导师可以在线记录相关信息,无需在本地存储相应文件。区域协调员可以查看被资助人资助记录的当前状态,不用每次都去申请这些数据。整个信息流都是完全符合 GDPR 要求的,基金会保留着对于其数据的自主权。
  • 另一个使用场景是文档的协作工作。ONLYOFFICE 能够以实时方式组织此类工作。这里涉及的办公文件类型有电子表格和演示文稿,不过大部分通常都是文本。现在,由于消除了通过邮件发送文档,或在平台(如:Basecamp、Trello 等)中上传/下载文档的步骤,基金会的工作流程效率得到了极大提升。这一点十分关键。

IT 管理员 Jean Claude Granval 这样说道:

毫无疑问,我会全心全意地推荐 ONLYOFFICE,尤其是需要搭配 Nextcloud 一起使用时。与 Microsoft 365 以及更加常见却又非常低效的通过邮件发送文档的方式(涉及的人员一多就很浪费时间)相比,这样的集成方式无疑是十分优秀的替代方案,同时也符合 GDPR 要求。