PDF 与 DOCX:有何区别?

2022日07月19日 作者: Alina 0 112
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今天我们来比较一下两种流行的办公文件格式:PDF 与 DOCX。虽然两者都主要用于进行文本处理工作,但其文件方面的差异,两者分别的适用性和功能性方面都有值得注意的地方。继续阅读以了解更多详情。

PDF vs DOCX: what are the differences?

什么是 DOCX

DOCX 是一种最初由 Microsoft 开发的开放式文档格式,可用于创建可编辑的文本文件。这是特别流行的办公文档格式,此外还有其他前身 DOC 与 ODT 格式。

由于不同软件之间的兼容性和用户系统规格可能会各不相同,打开 DOCX 文件时可能会出现内容失真或丢失的情况。这就是为什么我们需要选择合适的软件来处理 DOCX。

什么是 PDF

PDF(可携带文档格式)是由 Adobe 创建的文件格式。PDF 中也包含文本、图像和其他元素,可用于显示格式化的文本内容,但却并不支持完全的内容编辑功能。PDF 文件通常是基于其他文本格式而创建的,在此过程中文件被转化为更具兼容性的项目,便于更多人进行查看。

虽然在 PDF 中没有太多的编辑和设计自由,但在其中仍然可以通过应用表单字段、富媒体、图层甚至 3D 对象以进行互动。

下面我们来对比 DOCX 与 PDF 格式,确定一下比较适合您下一个任务的选项。

文件规格:组成部分、文件大小等

PDF 内容是由矢量、位图图形以及文本组成,是一种稳定且可携带的形式,这意味着您可用任何支持的软件打开此类文件,而不用担心扭曲任何内容。

DOCX 是一组 XML 文件的组合,其中包括被封装在存档文件中的不同类型内容。此类文件需要特定的、具有正确读取 XML 内容及其依赖关系能力的软件。DOCX 文件可用Microsoft Office、ONLYOFFICE、LibreOffice 等文档处理软件打开,这些软件都对该格式的功能和内容有着不同程度的支持。

尽管这是由 Microsoft 构建的文件格式(所以其在 Office 中具有最大的处理兼容性),但像 ONLYOFFICE 这样的办公套件也是基于 OOXML 的,故也能为使用不同应用程序创建的 DOCX 文件提供准确的内容显示能力。

PDF 则受到了更多应用程序的支持,包括网络浏览器、消息应用,当然还有特殊的 PDF 浏览器(如:Adobe Acrobat、PDFelement、Foxit reader 等等)。您还可使用 ONLYOFFICE 这样的办公应用来对 PDF 进行读取和阅读。

简而言之,DOCX 格式拥有各种可用于文档创建和编辑的工具;PDF 则有所不同,其需要特定的软件且种类更加有限。本质上而言 PDF 是一种可移植的格式,使用了不太复杂且有组织的内容,还可以使用多种应用打开。

用户关注的另一个不同点是文件大小。这一方面 PDF 其实并没有什么优势 – 在内容相同时其文件将比 DOCX 更大。例如,DOCX 版本的本文档需要 754 KB 的空间,PDF 版本则达到了 1.3 MB。

编辑功能

DOCX 中可使用复杂的文本格式化功能,如:字体、样式、页面布局以及元素。其中支持图像、自动形状、图表、公式还有多种其他类型的对象。

PDF 与 DOCX:有何区别?
在 ONLYOFFICE 文档中编辑 DOCX

这使得 DOCX 成为撰写所有类型文本信息的首选格式,无论是简单的通讯内容,还是论文和杂志文章等出版材料,这些都不在话下。此外 DOCX 文件还可以原始形式进行共享、打印或转换为其他格式(如 PDF),具体取决于所需目的。

PDF 格式的使用方式会少一些。这是一种为了分享而准备的文件格式,便于他人进行查看和审校,有时也用于归档以最终确定协议和合同。各类 PDF 软件所提供的编辑功能主要包括注释、评论、表单填写、图形绘制和视觉对象添加,以及这些功能的不同迭代和扩展。

协作

DOCX 本质上就是一种协作性质的格式。其他用户可在支持 DOCX 的软件中将其打开并进行编辑,无论是使用本地软件还是云端工具。协作者可平等地编辑文档并对调整其内容的格式 – 当然,添加了共享权限限制的文档除外。

PDF vs DOCX: what are the differences?
Office 在线协作。来源:Microsoft

有助于协作的额外工具多种多样。例如,ONLYOFFICE 支持两种协同编辑模式、用户提及评论、版本历史记录、审阅跟踪更改以及其他功能。在 ONLYOFFICE 工作区和其他一些可集成套件的工作环境中,协作者的权限可进行调整,限制其评论、审校以及表单填写操作。

PDF 文档则主要通过审阅和注释的方式来支持协作功能,这使其在文件工作流中的作用完全不同。

表单填写

在这里,我们应该特别注意模板和表单的创建工作,因为这本身就是一个协作过程,所以在完成这项工作时可按需使用 PDF 和 DOCX。创建模板、起草空白合同、创建其他涉及多方的文档,这些工作有助于自动化文档工作流并节省销售和营销等结构化流程时间。

借助 PDF 软件,您可将字段添加至预先设计好的文档中,以便由指定的接收者来进行填写(如:销售合同或 PO)。PDF 格式可以确保您所共享的文档,与最终已填写并签名的文档,其在内容上保持一致,不会出现内容丢失或格式错乱的问题。

DOCX 也可用于模板和表单的创建工作,您可选择在纯文本中留下空白字段,也可使用内容控件等特殊功能。

PDF 与 DOCX:有何区别?
在 ONLYOFFICE 桌面编辑软件中进行表单创建

部分软件中可创建更高级的表单。例如,ONLYOFFICE 的表单创建功能可帮助您以基于 DOCX 的格式 DOCXF 和 OFORM 来进行构建,并使用直观的界面将其保存为模板以便进行分享,还可使用一系列的可定制字段类型(如:富文本、下拉列表、图像占位符等)。如有需要,这些内容也可被导出为可填写的 PDF。

安全性

两种格式都提供了可用于保护内容并限制所选用户访问权限的安全性工具。两者均支持的安全功能(可能会有 UI 排布方面的区别)包括:

  • 水印;
  • 密码保护;
  • 数字签名;
  • 限制复制和打印。
PDF vs DOCX: what are the differences?
Adobe Acrobat 数字签名。来源:Adobe

但由于 DOCX 提供了协同编辑功能,故在其生命周期的某些阶段时可能会需要一些额外的保护。例如,所有者可向用户提供高级共享权限,以保护数据免遭更改或是不必要的访问。这在不同的软件中有不同的处理方式。

ONLYOFFICE 文档不仅为为现成文档提供了密码加密功能,还提供私密房间加密协作功能,用户在其中所进行的所有变更都将被实时加密。

软件

如前所述,在文件规格的讨论中,我们提到这两种格式都得到了许多应用的支持,DOCX 则需要能够对其进行处理的特定工具。以下是针对两种格式的流行软件。

DOCX:

  • Microsoft Office(桌面版)
  • Office Online(线上版)
  • ONLYOFFICE 文档(线上版)/ ONLYOFFICE 桌面编辑软件(桌面版)
  • LibreOffice(桌面版)
  • Zoho Docs(线上版)
  • G-Suite(线上版)
  • WPS Office(桌面版)

PDF:

  • 所有上述提及的软件,且具有导出和读取 PDF 文件的功能;
  • Adobe Acrobat;
  • PDFelement;
  • Foxit reader;
  • Expert PDF reader;
  • Nitro Reader;
  • 网页浏览器;

我是否能将 PDF 转换为 DOCX?或者将 DOCX 转换为 PDF

正如本文之前所提到的那样,使用像 ONLYOFFICE、Microsoft Office 这样的文字处理工具可毫不费力地将 DOCX 转换为 PDF。但根据 PDF 文件生成 DOCX 文件呢?

由于 PDF 不仅由实体图像组成,同时其中还常常会有文本信息和其他元素,因此从技术上讲是可以对这些文本和元素进行检索获取,并以相同内容生成 DOCX 文件的。此类过程可能会对文档格式与内容造成影响,不过仍然有一些工具提供了这样的功能。

例如,ONLYOFFICE 可将 PDF 转换为 DOCX,因此您可在无需手动复制或输入内容的前提下对内容进行编辑与协作。同样的功能也可在 Adobe Acrobat、Google Docs、PDFelement 与 Convert.io 中找到。

PDF 与 DOCX:有何区别?
借助 ONLYOFFICE 文档进行 PDF 转化
PDF vs DOCX: what are the differences?
Adobe 推出的 PDF 转换工具。来源:Adobe 网站

总结:PDF DOCX 各自的优势

PDF 和 DOCX 格式都是为文本文档的存储和共享而设计的,不过两者有着不同的规格,因此其在日常文件工作流中的作用也是不同的。

下面是 DOCX 与 PDF 格式所支持的功能及其特点的简要介绍:

功能 DOCX PDF
内容编辑与格式化 +
注释和评论 + +
共同编辑 +
表单创建和填写 + +
内容保护工具 + +
数字签名 + +
保证等效展示(WYSIWIG) +

DOCX 的功能,无论是创建还是共同编辑,都比 PDF 丰富得多。但支持 DOCX 的软件选择有限,而PDF 则得到了众多各类应用的支持,包括支持 DOCX 的办公软件与网页浏览器。

有了合适的软件,您不仅可以充分发挥这些格式的功能,还可以对其进行双向转换。

在 ONLYOFFICE 中处理两种格式

ONLYOFFICE 文档与 ONLYOFFICE 桌面编辑软件提供了丰富的 DOCX 处理和协作功能。您可直接根据 DOCX 生成 PDF,也可根据 PDF 生成 DOCX。此外还提供了内置的 PDF 查看器,可让您无需额外软件的帮助也能处理 PDF。

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