从 Google Workspace 迁移至 ONLYOFFICE:详细指南

2022日06月16日 作者: Alina 0 29
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如果您正在阅读本文,那么很可能您已经决定放弃 Google 软件了,并且或许在寻找一个合适的替代品。在本文中,我们将告诉您 ONLYOFFICE 工作区将凭借何种优势取代众所周知的 Google 服务,以及从中进行迁移的方式。那么,接下来就请继续阅读吧!

Google Workspace migration to ONLYOFFICE: a big guide

Google Workspace 是什么?

Google Workspace(前身为 G Suite)是一组基于云的生产力应用程序,可帮助个人和各种规模的和团队保持连接并进行实时协作。借助 Google Workspace,您可以:

  • 通过 Google 云端硬盘在同一处保存文件并对其进行分享;
  • 通过 Gmail 发送和接收邮件;
  • 通过 Calendar 计划和追踪活动;
  • 通过 Meet 组织线上音频和视频会议;
  • 通过 Chat 进行点对点沟通;
  • 通过 Docs、Sheets 以及 Slides 创建并编辑文本文档、电子表格以及演示文稿。

对于很多个人和团队而言(尤其是那些在家工作的人们),Google Workspace 是各类办公套件所需达到的黄金标准。但是,现在的情况有些不一样了。

为什么要从 Google Workspace 迁出?

尽管 Google Workspace 提供了许多使用功能,但仍有众多用户希望从 Google 软件中迁出自己的数据。导致其进行迁移的原因有几个。下面我们就来讲讲其中最主要的一些原因。

  1. Google Workspace 是一种专有软件解决方案。其源代码对于大众是封闭的,所以除了 Google 程序员之外,没有人知道该解决方案的真实工作方式和数据处理方式。
  2. Google Workspace 是一种完全基于云端的方案。Google 不会为您提供在本地服务器上托管数据的选项——您必须将所有内容都保存在云端,而这可能会导致隐私问题。
  3. Google Workspace 的加密方式并不可靠。服务器端的文件加密功能并不能保证可靠的安全性能,因为 Google 能够查看所有加密密钥。
  4. Google Workspace 缺少一些重要功能。您无法在其中创建项目,无法管理公司与客户之间的关系和互动——这些功能需要使用第三方软件才能实现。
  5. Google Workspace 无法免费使用。其订阅版本的起价为每用户每月 $6,因此如果您计划在免费的 14 天试用期到期后继续使用 Google Workspace,那就需要准备好足够的预算。

ONLYOFFICE 工作区,安全的 Google 软件替代品

考虑到上述所有原因,您可能会需要一种更强大、更灵活、更安全的解决方案。毫无疑问,目前市面上ONLYOFFICE 工作区是个优秀的协作软件。

Google Workspace migration to ONLYOFFICE: a big guide

简而言之,ONLYOFFICE 工作区是一个自托管的在线办公室,其中提供了文本文档、电子表格、演示文稿和可填写表格的协作式编辑器,此外还有一套生产力工具,可帮助您控制公司内部的所有业务流程。

和 Google Workspace 一样,您可在 ONLYOFFICE 平台上实时进行各类文件的协作处理工作,还可与其他用户共享文件、管理文件并将其集中存储、创建邮箱并管理邮件、创建事件和日历、通过 Jitsi 和 Rainbow 插件进行音频/视频通话、通过 Telegram 插件进行沟通等等。

与此同时,ONLYOFFICE 工作区还有以下优于 Google 产品的地方:

  • 源代码公开发布于 GitHub,符合 AGPL v3 许可;
  • 提供多种安装选项的云技术自托管部署模型;
  • 静态加密、传输中加密以及端到端加密,可在私密房间中安全地进行文档协作工作;
  • 内置 CRM 模块与项目管理功能;
  • 更多共享权限,如:表单填写和电子表格自定义过滤条件;
  • 完全兼容 Word、Excel 以及 PowerPoint 文件;
  • 更多高级可填写表单
  • Windows、Linux 以及 macOS 免费桌面端应用 + iOSAndroid 免费移动端应用;
  • 为小型团队提供的免税版本,云端最多可使用 5 个用户,还有免费的自我托管版本——社区版;
  • 基于用户数量的定价模式和商业版本 30 天免费试用。

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如何开始迁移流程

如果您决定从 Google 向 ONLYOFFICE 工作区进行迁移,那么首先就要想好如何处理您的数据。从头开始绝非易事,因此 ONLYOFFICE 就为您提供了转移所有必要数据的选项(包括用户档案、联系人、用户文件以及相应的共享设置和群组)。

迁移过程将包含 3 个步骤:

  • 从 Google Workspace 导出数据;
  • 准备阶段;
  • 向 ONLYOFFICE 工作区导入数据。

步骤 1. Google Workspace 导出数据

首先,您需要从 Google Admin 控制台中导出用户数据:

  • 登录 Google Admin 控制台;
  • 点击管理员主页中的“打开”;
  • 在右侧边栏中找到“工具”并点击“数据导出”。

Google Workspace migration to ONLYOFFICE: a big guide

您需要点击“开始导出”按钮以开始这一过程。记住一点,如果您完成了数据导出,那么在进行另一次导出之前需要等待 30 天。

Google Workspace migration to ONLYOFFICE: a big guide

数据导出过程结束后,您将收到一封邮件,其中包含指向 Google Cloud Storage 的特殊链接。该链接将指向存储有您用户数据的文件夹。下载文件夹并继续下一步。

步骤 2.准备需要导出的用户数据

下载的文件夹中将包含存有您用户数据的子文件夹。每个文件夹对应一个用户。选择您想转移至 ONLYOFFICE 工作区的用户数据。

重要的一点是,每个存档都代表了一名 Google Workspace 用户。最好的办法是上传多个用户的存档。这样您将能通过用户文件导入所有共享设置。

Google Workspace migration to ONLYOFFICE: a big guide

步骤 3. ONLYOFFICE 工作区导入您的数据

当用户数据准备就绪时,就可以开始向 ONLYOFFICE 工作区中进行转移了。登录您的 ONLYOFFICE 门户并前往控制面板。此工具将帮助您轻松完成数据导入流程。步骤如下:

  • 在左侧边栏的“门户设置”部分选择数据导入;
  • 找到 Google Workspace 并点击“初始化导入”按钮;
  • 点击选择框旁的“+”图标并选择所需的档案。

Google Workspace migration to ONLYOFFICE: a big guide

等待加载完成。然后点击“上传至服务器”按钮。

Google Workspace migration to ONLYOFFICE: a big guide

之后从列表中选择所有需要的用户,然后点击“下一步”按钮。此处您将需要选择要导入的模块。这些模块将出现在 ONLYOFFICE 工作区的相应模块中。点击“开始数据导入”以开始数据迁移过程。

数据成功转移后,点击“完成”按钮以完成数据导入。

此外您还可向所有新用户发送欢迎消息。这将告知 Google Workspace 用户有关迁移至 ONLYOFFICE 工作区的消息。用户还能在消息中找到登录链接以便快速加入 ONLYOFFICE 门户。如需发送欢迎消息,请在点击”完成“按钮之前勾选”发送欢迎消息“选项。

恭喜!您刚刚已经完成了 Google Workspace 的迁移过程,现在 ONLYOFFICE 门户已就绪。

Google Workspace 迁移完成之后您将看到什么

迁移过程成功完成后,您将在人脉模块中找到所有 Google Workspace 用户。您可在该模块中管理现有用户,还可添加新用户。

Google Workspace migration to ONLYOFFICE: a big guide

所有已导入用户的文件与相应共享设置均可在文档模块中找到。您可在该模块中创建文档、电子表格、演示文稿以及可填写表单,还可与他人进行共享。另外您还可通过创建文件夹和子文件夹来管理所有文件。

Google Workspace migration to ONLYOFFICE: a big guide

观看我们的网络研讨会以进一步了解如何从 Google Workspace 迁移至 ONLYOFFICE:

相信您也看到了,Google Workspace 的迁移工作并没有乍看起来的那么难。只需按照上述步骤进行操作,放弃 Google 软件,就能轻松上手其他开源替代方案。

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