Excel表格中打印预览的完全指南

2022日06月08日 作者: Alina 0 22
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今天我们来看看如何调整电子表格打印设置,使用打印预览,并获得优秀准确的电子表格打印效果。

All about print preview in Excel sheets

Excel电子表格中的打印预览是什么?

打印预览是打印设置中的一项功能,用于预先查看文档的打印效果。它有助于正确地调整所有的打印设置,使打印的内容准确无误,并包含您所需要的内容,让您确保打印后不会出现扭曲或格式丢失的情况。

电子表格中的打印预览功能更有用。Excel表格内容比较丰富,没有预先定义的边框和结构,而且缩放设置与其他的调整也要配合,以保持内容的简洁性和可读性。

哪里可以找到打印预览设置?

打印预览位于Excel电子表格编辑器的设置中。在ONLYOFFICE Docs中,您可以点击主工具栏上的重做/撤销和保存按钮旁边的打印机图标,也可以使用”文件”选项卡中的菜单。

Excel表格中打印预览的完全指南
打印预览设置菜单

要获得初始预览,您不需要做任何准备,带有默认参数的预览可以直接使用。您也不需要每次都保存设置以看到更新的预览,您每次改变什么,它都会自动刷新。

如何在Excel表格中设置并预览打印

在准备您的页面打印时,可以使用以下参数:

  • 打印区域;
  • 打印范围;
  • 单个页面设置;
  • 页面大小;
  • 页面方向;
  • 缩放;
  • 标题;
  • 边距。

我们一起来看看如何使用这些参数,使excel页面看起来很准确,并获得优秀的打印预览效果。

1. 选择打印区域(可选)

这一步是可选的,然而,这可能有助于您预先定义电子表格的部分,并剪掉所有不必要的部分。

打印区域位于“布局”选项卡中。首先,选择页面中要包括的区域,然后点击“打印区域”按钮。您会看到工作表中的虚线边界表示所选择的打印区域。

Excel表格中打印预览的完全指南
带有选定打印区域的表格
Excel表格中打印预览的完全指南
应用打印区域的表格预览

您也可以点击同一菜单中的 “添加到打印区域 “来做另一个选定,并将其添加到之前定义的区域。

2. 定义一般的打印范围

在设置中第一个需要定义的参数是打印范围。它与打印区域的功能不同:在这里,您可以选择打印所有的工资表、当前的工作表或当前的选择。

然而,它确实与打印区域的选择有关系。如果您不想使用选定的区域,而想,例如,打印整个工作表,请勾选打印范围设置下面的”忽略打印区域 “方框。

请注意:如果您不勾选这一框,说明您之前应用了打印区域功能,会有两种情况。如果定义的区域在您的范围内(例如,如果您选择了整个工作表作为范围),预览将只显示打印区域的内容。如果该区域在范围以外(例如,您选择了 “当前选择”范围,而区域的内容在该范围之外),预览将优先显示范围的设置而不是区域的设置。

3. 应用工作表设置

当您在范围的下拉列表中选择 “所有工作表”时,您需要对每个工作表进行单独设置。要选择需要的工作表来进行设置,在下拉菜单中选择它。

4. 设置页面大小

如果您对页面有大小的需求,在下拉菜单中选择页面大小参数。

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页面大小预设下拉菜单

5. 改变页面方向

默认情况下,您的页面被设置为纵向方向。如果您需要展示水平方向的表格,我们建议您选择横向方向,这样您的内容就不会被剪切。

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横向页面方向

6. 应用缩放设置

有时候,调整页面方向并限制打印范围之后,表格的数据也不在同一个页面上显示。您需要仔细检查是否有部分页面被剪切,并滚动它,看哪些内容被自动定位到下一页。

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缩放设置为200%

如果您仍然需要把所有的内容都放在同一个页面上,但又不能隐藏范围内的任何数据,可以应用缩放功能。在这里,您可以保持默认的实际大小,将整个范围放在一个页面上,或者将所有列或行在同一个页面上显示。此外,您可以使用自定义缩放选项来设置宽度和高度,并调整缩放的百分比。

如果您的表格太长或太宽,无法把所有的数据在同一个页面上显示,并您不想把它缩放得太厉害,以保持您的数据可读性,您可以在每一页上添加表格标题,这样就可以易于了解哪些数据属于哪些标题。

选择 “在顶部重复一行 “或 “在左边重复一列 “来显示相应的标题。您可以手动选择要重复的范围,或者从选项列表中选择所需项目:保持冻结的行,只重复第一行/列。

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表格中重复出现的标题

7. 设置边距

您可以手动设置边距,改变顶部、底部、左侧和右侧字段。

Excel表格中打印预览的完全指南
左侧和顶部的页面边距设为0厘米

8. 自定义布局

在设置中,您还可以改变显示的电子表格元素,如单元格和行/列标题。

此外,您还可以在页面上添加自定义的页眉和页脚,以便附带赠送的信息,例如,数据资源、作者、日期和其他信息。

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Excel 表中添加了页脚

9. 检查预览

您可以随时滚动Excel文件的打印预览,确保所做的设置对每一个页面应用好了,并检查是否有些内容弄乱。打印之前,必须最后一次仔细检查预览。

准备好了吗?按下“打印”吧!

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