Kako migrirati iz Quip-a pre njegovog povlačenja 2027. godine

Ako vaša organizacija još uvek koristi dokumente, tabele ili timske poruke putem Quip-a, ovo je trenutak da planirate izlaz umesto da čekate da se pojavi banner za samo za čitanje.

Zašto migracija?

Salesforce je potvrdio da se Quip, kolaborativna aplikacija koju je kupio 2016. godine, povlači. Nove pretplate neće biti prihvaćene posle 1. marta 2027. godine, a postojeći sajtovi će ostati aktivni samo do isteka trenutnog pretplatnog perioda svakog korisnika. Kada taj period istekne, Quip ne nestaje odmah: radno okruženje ulazi u 90-dnevni režim samo za čitanje, zatim u 30-dnevni period tokom kojeg su prijave blokirane, a nakon toga sledi otprilike 30 dana brisanja podataka. U praksi, to daje većini timova nekoliko meseci, a ne godina, a najsigurnija pretpostavka je da vaš pravi rok ističe kada je vaša datum obnavljanja, a ne onaj koji je istaknut.

Zašto ne biste trebali čekati na fazu samo za čitanje

Primamljivo je tretirati “još uvek funkcioniše” kao “nema žurbe.” Ali dve stvari čine to rizičnim:

• Salesforce je već povukao neke Quip funkcije, uključujući nekoliko aplikacija trećih strana, i sada je najavio potpuno povlačenje Quip-a.
• Jednom kada započne režim samo za čitanje, ne možete više uređivati ili sarađivati na svom sadržaju. To znači da gubite mogućnost ispravljanja pokvarenog formata, vraćanja nedostajućeg sadržaja ili sprovođenja pravilnog testnog prebacivanja i upoređivanja sa aktivnim izvorom.

Šta se zapravo dešava sa vašim sadržajem

Quip trenutno ne nudi jedan jedini klik za izvoz celog radnog okruženja: nema jedinstvenog ZIP preuzimanja ili podešavanja u administrativnoj ploči koje bi izvuklo celu kompanijsku arhivu jednim klikom. Dokumenti i tabele takođe mogu sadržati istoriju razgovora, komentare i istoriju izmena, koje treba posebno razmotriti tokom migracije. S druge strane, fascikle mogu sadržati istu nit na više mesta, pa vaša odredišna struktura možda neće odgovarati tradicionalnom stablu fascikala.

Za jednokratni dokument, ugrađeni meni za izvoz (PDF, Word, HTML, Markdown, Excel ili CSV, u zavisnosti od sadržaja) je dobar.

Za bilo šta na nivou kompanije, treba da razmotrite Quip Automation ili Admin API, koji ima svoja ograničenja koja treba planirati:

• Komentari i istorija razgovora moraju biti obrađeni eksplicitno. Bulk Export API može uključivati istoriju razgovora u DOCX i XLSX izvozima, dok API takođe pruža metode za dobijanje komentara posebno kada je to potrebno.
• Salesforce Data Mentions su dinamički elementi povezani sa Salesforce zapisima i trebaju se posebno razmotriti prilikom izvoza i obnavljanja vašeg sadržaja, pošto neki elementi povezani sa Salesforce-om možda neće glatko preći tokom izvoza.
• API ima ograničenja u brzini, tako da se potpuni izvoz velikog radnog okruženja mora planirati u serijama, a ne kao jedan posao.

Ništa od ovoga nije razlog za paniku, ali jeste razlog da sprovedete inventar onoga što imate pre nego što počnete da ga premestite, umesto da otkrijete praznine tokom migracije.

Biranje gde ide vaš sadržaj dalje

Pre nego što dodirnete API, vredi odlučiti šta zapravo trebate od zamene, jer je Quip zaista bio tri alata spojena zajedno: urednik dokumenata, lagani tabelarni procesor i timski chat obogaćen Salesforce podacima. Većina timova ne treba da zameni sva tri alata jednim novim proizvodom, a pokušavanje prisiljavanja te pogodnosti je ono što migracije obično usporava.

Corasno pitanje je: šta ste zapravo radili u Quip-u svakodnevno?

Zašto je ONLYOFFICE vredan uključivanja na kratku listu

ONLYOFFICE pokriva mnoge od osnovnih dokumenata, tabela i kolaborativnih radnih tokova na koje su timovi Quip računali:

• Prava kompatibilnost dokumenata i tabela. ONLYOFFICE radi nativno sa DOCX i XLSX, čineći te formate praktičnim izborom prilikom izvoza Quip dokumenata i tabela za migraciju.
• Ko-urednik u realnom vremenu, sa istom vrstom simultane saradnje u dokumentu na kojoj su timovi izgradili navike u Quip-u.
• Prostorije i fleksibilne dozvole, tako da možete obnoviti strukturu po timu ili projektu, sa pristupom kontrolisanim na nivou prostorije.
• Samostalno hostovanje kao opcija, ako je zadržavanje pune kontrole nad tim gde podaci kompanije žive deo razloga zašto napuštate platformu sa tačno postavljenim datumom gašenja.
• Ugrađene AI funkcije i integracije koje proširuju funkcionalnost dostupnu za kolaboraciju dokumenata, bez čekanja na plan razvoja dobavljača koji se aktivno smanjuje.

Takođe postoji direktan odgovor za timove koji su se oslanjali na Quip-ova Salesforce Data Mentions unutar tabela, budući da je to obično ono što ljudi najviše brine o gubitku.

Povežite se koristeći ONLYOFFICE-ovu Salesforce ekstenziju

ONLYOFFICE-ova Salesforce ekstenzija, dostupna na samostalno hostovanim ONLYOFFICE urednicima, omogućava vam da uvezete Salesforce izveštaje, uključujući njihove filtre i grupisanja, kao i podatke iz standardnih i prilagođenih Salesforce objekata direktno u Urednik tabela:

• Uvezite postojeće izveštaje i podatke o objektima, sa filtrima, grupisanjima i izborom polja
• Izvezite nove ili ažurirane zapise direktno natrag u Salesforce
• Dostupno na samostalno hostovanim verzijama ONLYOFFICE urednika

Podešavanje zahteva kreiranje aplikacije za spoljnog klijenta u Salesforce-u kako biste dobili Client ID, zatim instalacija i autorizacija ekstenzije iz Plugin Menadžera u Uredniku tabela. Detaljan vodič pokriva svaki korak detaljno.

DOBIJTE EKSTENZIJU

Želite li saznati više o Uredniku tabela? Pogledajte!

Povežite se koristeći Zapier

Ako vam je potrebna nešto prilagođenija opcija od ekstenzije, Zapier je opcija bez koda. Zapier je platforma za automatizaciju koja povezuje hiljade aplikacija i usluga, omogućavajući vam da postavite radne tokove “ako se ovo dogodi, onda uradi to”, nazvane Zaps, bez pisanja koda: događaj u jednoj aplikaciji (okidač) automatski pokreće radnju u drugoj.

ONLYOFFICE ima zvaničnu Zapier integraciju sa svojim skupom okidača i akcija:

• Okidači: datoteka je kreirana, datoteka je obrisana, fascikla je kreirana, fascikla je obrisana, korisnik je dodat
• Akcije: kreiraj datoteku, kreiraj fasciklu, obriši fasciklu, pozovi korisnika, dobij link za preuzimanje datoteke

Još uvek ne postoji gotov šablon za Salesforce-ONLYOFFICE, ali budući da Zapier posebno podržava Salesforce među svojim hiljadama povezanih aplikacija, možete kombinovati Salesforce okidač (novi zapis, na primer) sa jednom od ovih ONLYOFFICE akcija, ili obrnuto, sve kroz Zapier-ov vizuelni uređivač i bez pisanja bilo kog koda.

POVEŽITE SE NA ZAPIER

Povežite se koristeći n8n

Za timove sa razvojnim resursima koji žele veću kontrolu, ili koji žele da samostalno hostuju sloj automatizacije, n8n je treća opcija. To je alat za automatizaciju radnih tokova otvorenog koda izgrađen oko vizuelnog, nodnog uređivača: svaki čvor predstavlja okidač, akciju ili deo logike, a povežete ih da izgradite radni tok, sa opcijom da dodate prilagođeni JavaScript za sve što ugrađeni čvorovi ne pokrivaju. Za razliku od Zapier-a, n8n se može samostalno hostovati na vašoj infrastrukturi ili koristi kao upravljana cloud usluga. ONLYOFFICE pruža zvanični čvor za to sa svojim setom operacija:

• Datoteke: kreirati, ažurirati, listati, dobiti, obrisati, preuzeti
• Fascikle: kreirati, ažurirati, listati, dobiti, obrisati
• Korisnici: pozvati, pretraživati, onemogućiti, omogućiti, obrisati

Kao i kod Zapier-a, nema unapred spremljenog radnog toka Salesforce-ONLYOFFICE, ali n8n-ov vizuelni uređivač omogućava vam da povežete Salesforce čvor sa ovim ONLYOFFICE operacijama i izgradite specifičnu automatizaciju koju vaš tim treba, bilo da je u pitanju jednostavna sinkronizacija jednim korakom ili složeni više aplikacija cevovod.

DOBIJTE ČVOR ZA n8n

Praktičan put migracije

Evo pristupa korak po korak koji održava proces upravljivim:

1. Inventar pre nego što izvezete. Imajte spisak svakog prostora, fascikle i niti, obeležite ko je vlasnik, i označite sve što je vezano za Salesforce Data Mentions, pošto to zahteva ručno ponovno povezivanje ili obnavljanje na drugoj strani.
2. Izvezite u serijama putem Quip API, zadržavajući dokumente i tabele u njihovim izvornim formatima (DOCX/XLSX) umesto PDF, kako ništa ne bi bilo spljošteno pre nego što dođe na odredište.
3. Podesite strukturu svog ONLYOFFICE radnog okruženja prvo, mapirajući Quip-ove fascikle pre nego što sadržaj stigne, tako da ništa ne dospe u pogrešno mesto i ne mora se ponovo sortirati kasnije.
4. Migrujte u fazama, počevši od probnog tima, da biste mogli uporediti izvor i odredište jedan pored drugog dok je Quip još uvek potpuno editabilan i bilo koja ispravka je još uvek moguća.
5. Ručno obnovite Data Mentions gde su važne, pošto ne zadržavaju svoju aktivnu vezu sa Salesforce-om nakon izvoza; komentari i istorija razgovora, s druge strane, mogu se sačuvati putem API-a ako se zatraži tokom izvoza.
6. Postavite strogi datum za internu promenu, dobro ispred stvarnog datuma isteka vaše Quip pretplate, i jasno ga komunicirajte tako da timovi prestanu da kreiraju novi sadržaj u radnom okruženju koje se povlači.

Da li ste spremni da vidite kako izgleda migracija iz Quip-a u praksi?

Probajte ONLYOFFICE i saradnju u realnom vremenu, kompletne urednike i opcije samostalnog hostovanja.

UZMI TO ODMAH