8 najboljih softverskih rešenja za upravljanje dokumentima u 2025. godini

Softver za upravljanje dokumentima je univerzalni alat koji svaka ekipa i kompanija mora imati na raspolaganju kako bi poboljšala svoju produktivnost. Glavni razlog je to što pokriva gotovo sve aspekte, od timske saradnje i komunikacije do skladištenja i deljenja fajlova. U ovom članku ćete naći najbolje izbore u ovoj kategoriji za 2025. godinu.

Šta je upravljanje dokumentima?

Opšte govoreći, upravljanje dokumentima je način na koji kompanija obrađuje elektronske dokumente i slike sadržaja na papiru. Uključuje širok spektar datoteka, kao što su tekstualni dokumenti, tabele, prezentacije, digitalni obrasci, skenirane slike i PDF-ovi. Upravljanje dokumentima kontroliše ceo životni ciklus elektronske datoteke, uključujući njeno stvaranje, izmenu, distribuciju, dostupnost i skladištenje.

Upravljanje dokumentima često podrazumeva fleksibilan sistem dozvola za pristup koji omogućava dozvoljavanje ili zabranjivanje određenih operacija u zavisnosti od uloge koju korisnik ima unutar kompanije. Na taj način, upravljanje dokumentima garantuje poverljivost važnih datoteka i sprečava neovlašćen pristup.

Upravljanje dokumentima nije moguće bez specijalizovanog softvera, poznatog kao DMS, koji omogućava korisnicima da kreiraju, uređuju, upravljaju, pa čak i sarađuju na elektronskim dokumentima na centralizovanoj lokaciji.

Štaviše, DMS takođe sadrži alate za komunikaciju koji olakšavaju članovima tima da komuniciraju i razmenjuju mišljenja dok rade na elektronskim dokumentima, što povećava njihovu produktivnost i smanjuje vreme potrebno za dobijanje odobrenja za konačnu verziju elektronskog fajla.

Svrhe softvera za upravljanje dokumentima

Korišćenjem specijalizovanih platformi, timovi i kompanije olakšavaju upravljanje dokumentima. Ovo su neki uobičajeni razlozi za korišćenje takvog softvera:

• Smanjenje troškova za fizičko čuvanje dokumenata;
• Povećanje produktivnosti i saradnje tima;
• Poboljšana sigurnost poverljivih informacija;
• Eliminacija rizika od curenja podataka;
• Poboljšanje elektronskih dokumenata.

Da biste pronašli najbolji softver za upravljanje dokumentima koji možete implementirati u svojoj kompaniji, pogledajte opcije ispod i procenite da li mogu unaprediti vaš radni proces, uzimajući u obzir tip vašeg poslovanja i budžet.

Top 8 najboljih softverskih rešenja za upravljanje dokumentima koja treba razmotriti u 2025. godini

1. ONLYOFFICE DocSpace

ONLYOFFICE DocSpace je sistem za upravljanje dokumentima zasnovan na vebu, sa širokim spektrom funkcija za saradnju. Omogućava timovima i kompanijama da kreiraju sigurno okruženje za saradnju u oblaku ili na privatnom lokalnom serveru, gde mogu da čuvaju, upravljaju, dele i zajednički uređuju elektronske kancelarijske datoteke.

ONLYOFFICE DocSpace je kompatibilan sa svim popularnim kancelarijskim datotekama, omogućavajući uređivanje i saradnju na tekstualnim dokumentima, tabelama, prezentacijama, elektronskim obrascima i PDF datotekama. Ugrađeni kancelarijski paket garantuje potpunu kompatibilnost sa Word, Excel i PowerPoint datotekama, kao i pristojnu podršku za druge uobičajene formate datoteka, uključujući DOC, ODT, RTF, TXT, HTML, EPUB, XPS, DjVu, XLS, ODS, CSV, PPT, ODP i Apple-ove nativne formate (Pages, Numbers i Keynote).

ONLYOFFICE DocSpace nudi pristup upravljanju dokumentima zasnovan na sobama, a postoji šest vrsta soba koje možete kreirati u zavisnosti od vaših potreba:

• Sobe za saradnju su dizajnirane za zajedničko pisanje dokumenata u realnom vremenu;
• Prilagođene sobe su korisne kada imate specifičan zadatak, kao što je komentarisanje ili pregledanje nečega;
• Javne sobe su idealne za deljenje sa spoljnim korisnicima jer možete pozvati korisnike putem eksternih linkova da im omogućite da pregledaju datoteke bez registracije.
• Sobe za sastanke omogućavaju vam da upravljate svojim kancelarijskim fajlovima tokom video poziva ako povežete svoj DocSpace sa vašim Zoom nalogom kako biste omogućili saradnju na dokumentima u realnom vremenu tokom Zoom poziva;
• Prostorije za popunjavanje obrazaca najbolje funkcionišu ako treba da organizujete jednostavan i efikasan proces popunjavanja obrazaca za vaše projekte;
• Virtuelne prostorije za podatke (VDR) omogućavaju vam da vaša poslovna informacija bude sigurna i organizovana, što je idealno za proveru uslova.

U DocSpace prostorijama možete uspostaviti različite nivoe pristupnih dozvola za druge korisnike, uključujući DocSpace i administratore prostorija, korisnike, urednike, gledaoce, komentatore, recenzente, tvorce sadržaja, popunjavaoce obrazaca i goste. Ovaj fleksibilan sistem tipova korisnika i uloga čini upravljanje pristupom transparentnijim i odgovornijim.

Kada je reč o uređivanju dokumenata, ONLYOFFICE DocSpace pruža profesionalne alate i funkcije, uključujući komunikaciju putem četa, audio i video pozive, kao i AI asistenta koji olakšava rad sa tekstovima. Na primer, možete generisati tekstove i slike, praviti sažetak, izdvajati ključne reči, prevoditi pasuse, ispravljati gramatičke i pravopisne greške i još mnogo toga, koristeći svoj omiljeni AI alat, kao što su ChatGPT, Mistral, Google Gemini, Groq, DeepSeek, itd.

Još jedna prednost ONLYOFFICE DocSpace-a je njegova integrabilnost. Trenutno donosi upravljanje dokumentima i funkcije saradnje na neke CMS i CRM platforme, kao što su Drupal, WordPress i Pipedrive. Njegova integracija sa Zapier-om omogućava vam da automatizujete svoje radne tokove sa stotinama poslovnih i produktivnih aplikacija.

Najbolje za: saradnju i upravljanje dokumentima u realnom vremenu sa članovima tima, odeljenjima, partnerima i kupcima.

Želite li da probate ONLYOFFICE DocSpace i vidite kako može promeniti način na koji radite sa poslovnim dokumentima i sarađujete sa drugim korisnicima? Započnite sada u oblaku ili instalirajte verziju na sopstvenom serveru:

KREIRAJTE BESPLATAN NALOG          INSTALIRAJ NA LOKALNOM SERVERU

2. OpenKM

OpenKM je platforma za upravljanje dokumentima i zapisima koja je otvorenog tipa i integriše osnovne alate za upravljanje dokumentima i saradnju u kombinaciji sa naprednom funkcijom pretrage. Sistem takođe dolazi sa administratorskim funkcijama koje omogućavaju definisanje uloga različitih korisnika, postavljanje kontrola pristupa, uspostavljanje korisničkih kvota, kontrolu sigurnosti dokumenata i pristup detaljnim zapisima o aktivnosti korisnika.

OpenKM omogućava korisnicima da kontrolišu proizvodnju, skladištenje, upravljanje i distribuciju elektronskih dokumenata. Takođe pruža radnu platformu koja pomaže zaposlenima da poboljšaju svoju produktivnost, kao i sistem za upravljanje dokumentacijom koji omogućava vašoj kompaniji da zabeleži i održava informacije o poslovnim aktivnostima i transakcijama.

Šta još čini OpenKM dobrim izborom za upravljanje dokumentima je to što se neki uobičajeni zadaci mogu obavljati automatski bez ljudske intervencije. Na primer, moguće je kreirati i primeniti pravila validacije za klasifikaciju dokumenata, elektronske potpise i prikupljanje metapodataka.

Najbolje za: upravljanje dokumentima i evidencijom na nivou preduzeća.

3. DocuWare

DocuWare je softver za upravljanje dokumentima i automatizaciju radnih tokova zasnovan na oblaku, koji omogućava preduzećima i udaljenim timovima da digitalizuju, obezbede i obrade elektronske datoteke.

Sa DocuWare-om možete automatizovati različite zadatke i procese, poput generisanja faktura, upravljanja ugovorima ili uvođenja novih zaposlenih. Platforma automatski prikuplja važne informacije i čuva ih u jedinstvenom digitalnom okruženju. Na primer, to se koristi za evidenciju zaposlenih, HR dokumentaciju i poslovne dokumente, omogućavajući vašem timu da zaboravi na rutinske zadatke i fokusira se na ono što pokreće produktivnost i profit.

Kao rešenje zasnovano na oblaku, DocuWare je dostupno putem svakog pretraživača, što ga čini savršenim rešenjem za udaljene timove koji rade sa različitih lokacija. Međutim, postoje neki dodatni alati koji mogu povećati vašu produktivnost kao korisnika DocuWare-a kada treba da kreirate dijagram ili obradite skenirani dokument.

Najbolje za: automatizaciju tokova rada dokumenata među udaljenim timovima.

4. Adobe Document Cloud

Adobe Document Cloud je sistem za upravljanje dokumentima koji je razvio Adobe i opremljen je moćnim alatima i uslugama za uređivanje PDF-a, uključujući Adobe Acrobat Pro DC, Acrobat Sign i druge aplikacije. Kombinovano rešenje omogućava korisnicima da transformišu svoje manualne procese sa dokumentima u digitalne radne tokove.

Adobe Document Cloud je najbolje rešenje za upravljanje PDF datotekama. Možete jednostavno da kreirate, uređujete i potpisujete PDF-ove na bilo kojem uređaju. Takođe, platforma pruža alate za saradnju i sinhronizaciju, omogućavajući vam da radite sa svojim timom u realnom vremenu.

Ugrađena funkcija revizijske staze omogućava brz pristup svim aktivnostima dokumenata, tako da možete pratiti i nadgledati trenutni status vaših PDF dokumenata u svakom trenutku. Pored toga, postoji korisna funkcija koja postavlja automatske podsetnike za rokove dokumenata.

Adobe Document Cloud takođe obezbeđuje pristup prilagođenim šablonima različitih vrsta, kao što su ugovori ili obrasci koje možete popunjavati, što značajno ubrzava proces kreiranja dokumenata jer ne morate da kreirate ništa od nule.

Najbolje za: kreiranje i upravljanje PDF fajlovima.

5. M-Files

M-Files je inovativna platforma za upravljanje dokumentima koja pokriva širok spektar poslovnih procesa, kao što su kreiranje i upravljanje dokumentima, automatska obrada radnih tokova, saradnja, usklađenost sa bezbednosnim standardima i praćenje audita.

Pokretano AI tehnologijom, platforma pomaže timovima i preduzećima da organizuju sve informacije na jednom mestu klasifikovanjem elektronskih fajlova i ekstrakcijom njihovog značenja. To omogućava korišćenje rutinskih zadataka i osiguranje da relevantne informacije mogu lako da se pronađu i koriste na pravi način.

M-Files se može prilagoditi bilo kojoj industriji koja zahteva inteligentno upravljanje dokumentima i pretraživanje sadržaja. Još jedna snaga ove platforme je mogućnost integracije usluga trećih strana za bolju produktivnost. Lista dostupnih opcija uključuje Adobe Acrobat Sign, Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce i SharePoint.

Najbolje za: automatizaciju inteligentnog znanja i rada.

6. LogicalDOC

LogicalDOC je rešenje za upravljanje dokumentima koje nudi intuitivno sučelje i naprednu tehnologiju kompatibilnu sa široko prihvaćenim međunarodnim standardima. To je modularna platforma koja može lako da se nosi sa najsloženijim zahtevima za upravljanje dokumentima.

LogicalDOC dolazi sa sistemom za upravljanje dokumentima koji ima više namena i uključuje upravljanje dokumentima i znanjem, kao i alate za obradu obrazaca i evidencija. Softver je sposoban da organizuje, indeksira, pretražuje, kontroliše i distribuira poslovne dokumente na siguran način.

Sa LogicalDOC-om možete automatizovati vaše poslovne procese kako biste povećali produktivnost i smanjili troškove. Platforma se može instalirati na Windows, Linux i macOS. Glavna prednost LogicalDOC-a je jednostavnost u pogledu unosa podataka i preuzimanja dokumenata.

Najbolje za: bezbedno upravljanje dokumentima unutar privatnih mreža.

7. Templafy

Templafy je platforma za generisanje i upravljanje dokumentima koju pokreće veštačka inteligencija, a omogućava vam da kreirate, obrađujete i koristite poslovne dokumente u raznim oblastima, kao što su finansijske usluge, marketing, vlada, računovodstvo, prodaja itd. Koristeći je, možete kreirati centralizovanu bazu dokumenata koja može biti lako dostupna sa različitih uređaja.

Templafy je dizajniran da automatizuje proces kreiranja dokumenata i smanji ručno unošenje podataka, dok istovremeno obezbeđuje konstantan pristup svim dokumentima i fajlovima, što pruža čvrstu osnovu za efikasnu saradnju.

Templafy nudi lako upotrebljive dinamičke šablone sa automatizovanim alatima za upravljanje šablonima uz podršku GenAI, što vam omogućava da generišete ponude, pisma, izveštaje i druge poslovne dokumente u roku od nekoliko sekundi, prilagođene zahtevima svakog od vaših klijenata.

Najbolje za: dokumentaciju koju pokreće veštačka inteligencija.

8. XaitPorter

XaitPorter je rešenje za zajedničko pisanje zasnovano na oblaku, namenjeno kompleksnim dokumentima. Pomoću ovog softvera, timovi i preduzeća mogu efikasno da sarađuju u realnom vremenu i automatizuju svoje radne tokove, bez potrebe da se brinu o formatiranju, numerisanju i problemima sa rasporedom.

XaitPorter dolazi sa automatizovanim alatima za formatiranje i raspored, zajedno sa funkcijama ko-autorstava, koje su dizajnirane da proces kreiranja dokumenata učine što jednostavnijim i lakšim. Zahvaljujući svom sadržaju pokretanom veštačkom inteligencijom, možete ponovo koristiti svoj sadržaj i fokusirati se na kvalitet i čitljivost dokumenata.

Sa XaitPorter-om, upravljanje dokumentima je olakšano zahvaljujući pametnom sistemu kontrole verzija, intuitivnoj navigaciji i pametnim radnim procesima. Dozvoljeno vam je da pratite zadatke i rokove za sve dokumente i upravljate zadacima specifičnim za odeljak putem komentara.

Najbolje za: saradnju na dokumentima u realnom vremenu.

Zaključak

Ako vaša kompanija ima posla sa velikom količinom dokumentacije, definitivno vam je potreban pouzdan sistem za upravljanje dokumentima. Odabir pravog softvera zavisi od vrste vašeg poslovanja, radne opterećenosti i budžeta. Dobra stvar kod DMS platformi je to što su međusektorske, tako da je svaka od opcija opisane iznad veoma verovatno da će pronaći svoju primenu u oblasti u kojoj vaša kompanija posluje. Trebalo bi da obratite pažnju na njihovu funkcionalnost i izaberete onu koja može zadovoljiti sve vaše poslovne potrebe.