O que é um arquivo XLS e como abrir um

Embora as planilhas modernas tenham migrado há muito tempo para formatos baseados em XML, arquivos com a extensão .xls ainda estão por toda parte: em velhos arquivos contábeis, sistemas empresariais legados, portais de dados do governo e anexos de e-mail de parceiros que nunca atualizaram. Se você já recebeu um e se perguntou o que exatamente é e se é seguro continuar usando, este artigo é para você.

Abaixo, veremos o que é o formato XLS, como funciona internamente, como difere do XLSX, suas vantagens e limitações, e como abrir, editar e converter arquivos XLS.

Visão técnica

XLS (Microsoft Excel Binary File Format) é o formato de planilha que o Microsoft Excel usou por padrão até o Office 2003. Sua estrutura interna é conhecida como BIFF (Binary Interchange File Format). O formato evoluiu ao longo de várias versões do Excel, do BIFF2 no Excel 2.x ao BIFF5 no Excel 5.0/95, mas hoje “XLS” quase sempre significa BIFF8, a versão usada pelo Excel 97, 2000, XP e 2003. Por isso, o formato também é conhecido como Excel 97–2003 Workbook.

Diferente dos arquivos XLSX modernos, que são arquivos ZIP cheios de XML legível, um arquivo XLS é um único arquivo binário. Desde o Excel 5.0, ele é construído com base no Compound File Binary Format da Microsoft (também chamado de armazenamento estruturado OLE2), uma espécie de “sistema de arquivos dentro de um arquivo”. O principal fluxo de Workbook contém uma longa sequência de registros binários que descrevem tudo na planilha:

• Valores de células, strings e formatos numéricos
• Fórmulas, armazenadas em uma forma compilada (tokenizada)
• Estrutura de planilha, estilos e fontes
• Gráficos, imagens e outros objetos incorporados
• Macross VBA, armazenados em um fluxo separado

O formato é proprietário, mas não é mais uma caixa-preta. A Microsoft publicou a especificação em 2008 sob sua Open Specification Promise e ainda a mantém como MS-XLS. Graças a isso, muitos aplicativos além do Excel podem ler e escrever arquivos XLS de forma confiável.

O XLS também vem com limites rígidos herdados de sua época: uma planilha pode conter no máximo 65.536 linhas e 256 colunas (até a coluna IV). Para os volumes de dados do final da década de 1990, isso era suficiente; para os conjuntos de dados de hoje, muitas vezes não é.

XLS vs XLSX

Com o Excel 2007, a Microsoft substituiu o XLS pelo XLSX, um formato baseado em XML do padrão Office Open XML (OOXML), posteriormente aprovado como ISO/IEC 29500. Aqui está como os dois se comparam à primeira vista; para uma análise detalhada de quando escolher cada um, veja nosso artigo XLS vs XLSX: diferenças e maneiras de converter entre eles.

	XLS	XLSX
Padrão em	Excel 97–2003	Excel 2007 e posteriores
Estrutura	Registros binários (BIFF8) em um arquivo composto	Arquivo ZIP de arquivos XML
Padrão	Proprietário, documentado publicamente (MS-XLS)	Padrão aberto (ECMA-376, ISO/IEC 29500)
Max linhas × colunas	65.536 × 256	1.048.576 × 16.384
Macros	Suportado no mesmo arquivo	Não permitido (XLSM é usado em vez disso)
Recuperação e inspeção	Requer ferramentas especializadas	Pode ser descompactado e inspecionado
Tamanho do arquivo	Geralmente maior	Geralmente menor graças à compressão ZIP

Resumindo, o XLSX é mais escalável, mais compacto e mais fácil de integrar com outras ferramentas, enquanto o XLS continua sendo o formato para compatibilidade máxima com versões anteriores.

Onde os arquivos XLS ainda são usados

Mais de vinte anos após a chegada do XLSX, o XLS está longe de estar extinto. Muitos sistemas empresariais legados, como software mais antigo de ERP, bancos e contabilidade, ainda exportam relatórios em XLS porque foi para isso que foram construídos. Instituições públicas e escritórios de estatísticas frequentemente mantêm conjuntos de dados históricos em seu formato original, então arquivos da década de 1990 e 2000 estão cheios de arquivos .xls.

O XLS também é comum na troca de dados com parceiros que usam versões mais antigas do Excel ou ferramentas que só entendem o formato binário. Finalmente, algumas planilhas controladas por macros criadas anos atrás continuam circulando como XLS simplesmente porque ninguém quer arriscar quebrar o código VBA ao migrá-las.

Prós e contras dos arquivos XLS

Prós

• Máxima compatibilidade: Praticamente todos os aplicativos de planilha, antigos ou novos, podem abrir arquivos XLS.
• Suporte a macros integrado: O código VBA pode ser armazenado em um arquivo .xls regular sem precisar mudar para um formato separado.
• Bem documentado: A especificação publicada torna o formato previsível para desenvolvedores e conversores.

Contras

• Limites de tamanho: 65.536 linhas e 256 colunas frequentemente não são suficientes para dados modernos.
• Recursos desatualizados: Funções mais novas, opções de formatação e recursos de tabela não podem ser salvos em XLS.
• Riscos de segurança: Formatos binários legados com macros são um vetor comum para malware, então muitas organizações bloqueiam ou sinalizam esses arquivos.
• Dificuldade de recuperação: Se um arquivo binário se corromper, seu conteúdo não pode ser inspecionado ou reparado manualmente.

Como abrir arquivos XLS

A Microsoft parou de usar o XLS como seu formato padrão há anos, mas isso não significa que você precise de uma versão desatualizada do Excel para lidar com esses arquivos. ONLYOFFICE Spreadsheet Editor, incluído na suíte ONLYOFFICE Docs, abre pastas de trabalho XLS juntamente com dezenas de outros formatos de planilhas, e permite que você trabalhe com segurança e junto com sua equipe.

Abrindo arquivos XLS com ONLYOFFICE

Para abrir um arquivo XLS, basta clicar duas vezes nele a partir do seu computador ou armazenamento conectado. Quando o arquivo é aberto para edição, o ONLYOFFICE o converte automaticamente para XLSX. Isso acelera o processamento e desbloqueia todos os recursos do formato moderno, enquanto seus dados, fórmulas e formatações permanecem no lugar.

Uma vez que o arquivo está aberto, você obtém um ambiente de planilha familiar com fórmulas, funções, tabelas dinâmicas, gráficos, formatação condicional e co-edição em tempo real, permitindo que você revise dados legados junto com seus colegas.

Convertendo arquivos XLS

Se você deseja se afastar do formato legado de vez, o ONLYOFFICE facilita isso. Abra seu arquivo XLS, vá em Arquivo → Baixar como, e escolha o formato que você precisa:

• XLSX para trabalho diário com software moderno de planilhas
• XLSM se a pasta de trabalho precisar manter macros
• ODS para um padrão aberto e neutro em relação a fornecedores
• PDF ou PDF/A para compartilhamento e arquivamento de longo prazo
• CSV para importar dados em bancos de dados e outras ferramentas

O ONLYOFFICE Spreadsheet Editor também pode exportar para XLSB, XLTX, XLTM, OTS, JPG e PNG. E se seus parceiros ou sistemas legados ainda exigirem o formato antigo, ONLYOFFICE Docs 10.0 permite que você salve planilhas no formato clássico XLS também. Converter arquivos XLS antigos para XLSX é geralmente uma boa ideia: você se livrará dos limites de linhas e colunas e reduzirá o tamanho do arquivo.

Convertendo arquivos XLS online

Para uma conversão única, você não precisa nem abrir um editor: o gratuito ONLYOFFICE online document converter transforma arquivos XLS em XLSX, ODS, CSV, PDF e outros formatos diretamente no seu navegador, sem registro. Ele lida com arquivos de até 5 MB e os exclui do servidor após a conversão.

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