Come SCIP promuove la collaborazione e il miglioramento continuo con ONLYOFFICE Docs e Nextcloud

Soluciones Corporativas IP SL (SCIP), un’azienda dedicata alla registrazione e alla gestione di domini e alla fornitura di servizi di hosting, ha integrato ONLYOFFICE Docs nel proprio ambiente Nextcloud per migliorare la collaborazione tra i team. Leggi questo articolo del blog per scoprire come ONLYOFFICE Docs fa la differenza nei flussi di lavoro dell’azienda.

A proposito di SCIP

Soluciones Corporativas IP SL (SCIP) è un’azienda dedicata alla registrazione e alla gestione dei nomi di dominio, oltre alla fornitura di servizi complementari come l’hosting web e la connettività Internet. Il suo obiettivo principale è offrire una gestione sicura, agile e affidabile del ciclo di vita dei domini, accompagnata da strumenti che rendano più semplice per clienti e partner operare e gestire la propria infrastruttura digitale.

Il team dell’azienda è composto da circa 50 persone che lavorano nei settori del supporto tecnico, delle operazioni, dell’amministrazione, della conformità normativa, del prodotto e dello sviluppo. La sua storia è iniziata più di dieci anni fa, con l’idea di offrire un servizio più trasparente ed efficiente nel mercato dei domini, con un’attenzione particolare all’automazione, alla sicurezza e all’assistenza personalizzata.

La sfida principale per un team multidisciplinare

In SCIP, la sfida principale era unificare il flusso di lavoro sui documenti in un ambiente sicuro, privato e centralizzato. I dipendenti dell’azienda volevano infatti:

• Eliminare la decentralizzazione dei file.
• Ridurre l’uso degli allegati email.
• Facilitare la collaborazione simultanea tra diversi reparti su documenti tecnici, operativi, legali e amministrativi.

Per affrontare questa sfida, l’azienda ha iniziato a cercare una soluzione che consentisse ai dipendenti di mantenere il pieno controllo sui dati, operare sui propri server e rispettare rigorosamente i requisiti normativi dell’ambiente di registrazione dei domini.

Sono state prese in considerazione soluzioni come Google Workspace e Microsoft 365, ma successivamente scartate principalmente per i seguenti motivi:

• Necessità di sovranità e controllo dei dati, fondamentali nel settore dei domini.
• Requisiti interni di self-service, personalizzazione e operatività all’interno della propria infrastruttura.
• Costi e limitazioni associati ad ambienti completamente gestiti da terze parti.

La combinazione ONLYOFFICE Docs e Nextcloud

Durante la ricerca della soluzione ideale, i dipendenti di SCIP hanno scoperto ONLYOFFICE Docs e Nextcloud tramite la community open source e le referenze del settore tecnologico. La combinazione di entrambi gli strumenti offriva esattamente ciò di cui avevano bisogno: collaborazione avanzata, modifica in tempo reale, autogestione, integrazione con il proprio ambiente e flessibilità.

In qualità di autorità di registrazione dei domini, SCIP deve rispettare rigorosi requisiti di sicurezza, auditing, tracciabilità e protezione dei dati. Inoltre, l’azienda segue le best practice ICANN, gli standard interni di cybersecurity e i controlli di accesso basati sui ruoli. Anche la possibilità per Nextcloud e ONLYOFFICE Docs di operare all’interno della propria infrastruttura e di applicare politiche di sicurezza granulari è stata un fattore importante per SCIP.

Collaborazione efficace e gestione dei documenti

Attualmente, i team di SCIP utilizzano la combinazione di ONLYOFFICE Docs e Nextcloud per le seguenti attività:

• Redazione e aggiornamento di documenti operativi, manuali tecnici e procedure interne.
• Collaborazione su contratti, comunicazioni normative e accordi con terze parti e clienti corporate.
• Gestione documentale per le aree amministrativa e finanziaria.
• Coordinamento dei progetti interni tramite cartelle condivise e controllo delle versioni.

L’integrazione di ONLYOFFICE Docs in Nextcloud ha portato a un aumento dell’efficienza collaborativa, a una maggiore sicurezza e tracciabilità e a una riduzione degli allegati email e delle versioni duplicate.

Stato attuale del progetto e piani futuri

Il progetto è attualmente nella fase di espansione funzionale. L’azienda ha formato tutto il personale e sta migrando la documentazione importante nel nuovo ambiente. Le principali difficoltà sono state la resistenza iniziale al cambiamento e la necessità di configurare permessi avanzati, ma entrambe sono state progressivamente risolte.

In futuro, SCIP prevede di integrare flussi automatizzati e modelli collegati ai processi di registrazione e verifica.

Juan Riera Pol, Chief Technology Officer:

Per le organizzazioni che richiedono il pieno controllo dei dati, una collaborazione moderna e la conformità agli standard di sicurezza, la combinazione ONLYOFFICE + Nextcloud è altamente consigliata. Nel nostro caso, si è dimostrata una soluzione solida e flessibile, allineata alle esigenze del settore della registrazione dei domini.