20 meilleures applications de productivité basées sur le cloud pour les équipes

Gérer des documents, des échéances et la communication d’équipe dans le cadre de plusieurs projets peut rapidement devenir compliqué. Les applications de productivité basées sur le cloud aident à garder tout organisé, en offrant aux collègues un accès partagé à des fichiers, des tâches et des conversations, où qu’ils travaillent.

Ce guide couvre 20 outils de productivité pour l’édition de documents, la gestion de projets, la communication, la planification, et plus encore. Explorez leurs principales caractéristiques, tarifs, avantages et inconvénients pour trouver la solution qui convient à votre équipe.

Qu’est-ce que les applications de productivité basées sur le cloud ?

Les applications de productivité basées sur le cloud permettent aux utilisateurs de créer des documents, de gérer des tâches et de partager des informations en ligne. Contrairement aux logiciels de bureau traditionnels, qui dépendent principalement de fichiers stockés localement, ces outils rendent le contenu partagé accessible sur plusieurs appareils et permettent aux collègues de travailler ensemble en temps réel.

Elles sont utilisées par des équipes en présentiel et des équipes à distance, avec des fonctionnalités allant de l’édition collaborative et du stockage de fichiers à la gestion de projets et aux réunions en ligne.

Types d’applications de productivité basées sur le cloud

Différentes applications servent des objectifs différents. Le tableau ci-dessous fournit un aperçu des principales catégories et des outils couverts dans ce guide.

Catégorie	Applications
Suites bureautiques cloud	ONLYOFFICE, Google Workspace, Microsoft 365
Gestion de projet et des tâches	Asana, Trello, ClickUp
Communication d’équipe	Slack, Microsoft Teams, Mattermost
Conférence vidéo	Zoom, Google Meet, Webex
Stockage cloud	Google Drive, Dropbox, OneDrive
Gestion du temps	Toggl Track, Clockify, Calendly
Outils de productivité IA	ChatGPT, Notion AI

Suites bureautiques cloud et collaboration sur des documents

Les suites bureautiques cloud permettent aux collègues de créer et de réviser des documents ensemble, avec des fonctionnalités d’édition partagée, de commentaires et de gestion des fichiers.

1. ONLYOFFICE

ONLYOFFICE offre un ensemble complet d’éditeurs pour les documents, les tableurs, les présentations, les PDF et les formulaires remplissables, fournissant aux équipes tout ce dont elles ont besoin pour travailler avec des fichiers de bureau en un seul endroit. Les utilisateurs peuvent coéditer des documents en temps réel, laisser des commentaires et suivre les modifications, rendant la collaboration plus facile et plus transparente. En plus des outils d’édition, ONLYOFFICE propose un espace de travail partagé où les équipes peuvent organiser des documents dans des salles et gérer les autorisations d’accès en toute sécurité.

La prise en charge des formats Microsoft Office populaires facilite l’échange de fichiers avec des clients, des partenaires et d’autres parties externes sans soucis de compatibilité. L’Association mondiale du voyage alimentaire, par exemple, utilise ONLYOFFICE pour collaborer efficacement à travers plusieurs fuseaux horaires et impliquer des bénévoles dans ses projets.

CRÉER UN CLOUD GRATUIT

Avantages : édition collaborative, compatibilité des formats Office, autorisations de partage flexibles, déploiement cloud ou auto-hébergé.

Inconvénients : la planification de projets et la messagerie d’équipe nécessitent des outils séparés.

Prix : le plan Cloud Startup est gratuit. Le plan Business est actuellement disponible au tarif de 20 $ par administrateur par mois.

Idéal pour : les équipes travaillant avec des documents Office et les entreprises collaborant régulièrement avec des partenaires externes.

2. Google Workspace

Google Workspace regroupe Docs, Sheets, Slides, Gmail, Drive et Calendar dans un même environnement connecté. Plusieurs collègues peuvent éditer le même document, discuter des modifications dans les commentaires et accéder à la dernière version sans échanger de pièces jointes par e-mail.

Les applications fonctionnent principalement dans un navigateur, bien que des fichiers complexes de Microsoft Office puissent nécessiter des ajustements de mise en forme lorsqu’ils sont ouverts dans les éditeurs de Google.

Avantages : collaboration en temps réel, partage de fichiers simple et intégration à travers les services Google.

Inconvénients : les fonctionnalités avancées de tableur et le formatage complexe d’Office peuvent ne pas être transférés parfaitement entre les applications.

Prix : Business Starter coûte 7 $ par utilisateur et par mois avec engagement annuel ; Business Standard coûte 14 $.

Idéal pour : les équipes qui collaborent régulièrement sur des documents et utilisent déjà les applications professionnelles de Google.

3. Microsoft 365

Microsoft 365 combine Word, Excel, PowerPoint et Outlook avec des services de stockage et de collaboration en ligne. Ses applications de bureau restent utiles pour des feuilles de calcul détaillées, des documents complexes et des présentations nécessitant une mise en forme précise.

Les employés peuvent travailler localement ou en ligne et partager des fichiers via les services cloud de Microsoft. Les entreprises doivent examiner attentivement les abonnements disponibles, car les applications de bureau, Teams et d’autres services ne sont pas inclus dans chaque formule.

Avantages : applications Office avancées, édition de bureau et en ligne, et services professionnels intégrés.

Inconvénients : plusieurs options d’abonnement et une administration supplémentaire pour les déploiements plus importants.

Prix : Business Basic avec Teams commence à 7 $ par utilisateur et par mois avec facturation annuelle. Business Standard, qui inclut les applications de bureau Office, commence à 14 $.

Idéal pour : les entreprises utilisant déjà des produits Microsoft et les équipes travaillant largement avec des documents Office.

Gestion de projet et des tâches

Un gestionnaire de tâches donne à chacun une vue plus claire de ses responsabilités, des échéances à venir et de l’avancée des projets partagés.

4. Asana

Asana aide les équipes à coordonner les missions via des listes, des tableaux, des calendriers et des chronologies. Les tâches peuvent inclure des échéances, des commentaires, des pièces jointes et des dépendances, facilitant le suivi du travail impliquant plusieurs contributeurs.

Les équipes marketing et opérationnelles peuvent utiliser Asana pour faire avancer les projets entre départements, avec des fonctionnalités de reporting et de gestion des ressources supplémentaires disponibles sur des formules de niveau supérieur.

Avantages : propriété de tâches claire, plusieurs vues de projets et coordination entre équipes.

Inconvénients : la gestion de portefeuille et de charge de travail nécessite des abonnements plus coûteux.

Prix : Personnel est gratuit pour jusqu’à deux utilisateurs. Starter coûte 10,99 $ par utilisateur et par mois avec facturation annuelle.

Idéal pour : les équipes gérant des projets avec plusieurs contributeurs et étapes d’approbation.

5. Trello

Trello utilise des tableaux visuels pour organiser le travail en listes et en cartes. Une équipe éditoriale, par exemple, peut déplacer des articles de la rédaction à l’édition et à la publication, avec des échéances, des listes de contrôle et des fichiers de support attachés à chaque carte.

L’interface est facile à apprendre et fonctionne particulièrement bien pour des projets avec des étapes clairement définies. Des calendriers plus complexes et des dépendances de tâches peuvent nécessiter des fonctionnalités de gestion de projets supplémentaires.

Avantages : installation simple, tableaux personnalisables et suivi de progression visuel.

Inconvénients : fonctionnalités avancées de planification et de reporting limitées par rapport à des plateformes de gestion de projets plus complètes.

Source de l’image : Trello

Prix : un plan gratuit est disponible. Standard coûte 5 $ par utilisateur et par mois avec facturation annuelle ; Premium coûte 10 $.

Idéal pour : petites équipes, calendriers éditoriaux et flux de travail de projet simples.

6. ClickUp

ClickUp combine la gestion des tâches avec des documents, des tableaux de bord, le suivi du temps et l’automatisation des flux de travail. Les agences peuvent l’utiliser pour organiser plusieurs projets clients, en gardant les missions et les documents de support dans le même espace de travail.

Les équipes peuvent personnaliser les vues de projet et les statuts des tâches, mais cette flexibilité nécessite également une planification. Un espace de travail trop compliqué peut devenir difficile à maintenir à mesure que plus de personnes et de projets s’y ajoutent.

Avantages : flux de travail personnalisables, plusieurs vues de projets et documents intégrés.

Inconvénients : plus de configuration est nécessaire qu’avec une simple application de gestion de tâches.

Prix : un plan gratuit à vie est disponible. Illimité commence à 7 $ par utilisateur et par mois avec facturation annuelle.

Idéal pour : agences et équipes en croissance gérant plusieurs projets simultanément.

Communication d’équipe

Les applications de communication d’équipe offrent un espace partagé pour les discussions quotidiennes, les mises à jour de projets et les questions rapides ne nécessitant pas de réunion formelle.

7. Slack

Slack organise les conversations dans des canaux dédiés à des projets, des départements ou des sujets spécifiques. Les employés peuvent partager des fichiers, échanger des messages et recevoir des mises à jour des applications professionnelles connectées.

Ses intégrations étendues le rendent pratique pour les équipes travaillant sur plusieurs plateformes. Cependant, des décisions importantes peuvent se perdre lorsque les discussions sont dispersées dans trop de canaux.

Avantages : messagerie organisée, intégrations avec d’autres outils et collaboration avec des partenaires externes.

Inconvénients : les notifications excessives et les fils de messages longs peuvent rendre les informations plus difficiles à suivre.

Source de l’image : Slack

Prix : un plan gratuit est disponible. Pro coûte 7,25 $ par utilisateur actif et par mois avec facturation annuelle.

Idéal pour : équipes distantes et entreprises utilisant plusieurs applications spécialisées.

8. Microsoft Teams

Microsoft Teams regroupe la messagerie, les réunions et le partage de fichiers. Les employés utilisant Microsoft 365 peuvent discuter de projets dans des canaux dédiés et ouvrir des documents Office partagés directement depuis leur espace de travail.

Teams est un choix pratique pour les organisations travaillant déjà au sein de l’écosystème Microsoft. À mesure que le nombre de projets augmente, une organisation cohérente des canaux devient importante pour garder les conversations et les documents faciles à trouver.

Avantages : messagerie intégrée, réunions et collaboration sur des documents.

Inconvénients : les conversations et les fichiers peuvent devenir dispersés à travers des discussions et des canaux.

Prix : Teams Essentials commence à 4 $ par utilisateur et par mois avec facturation annuelle. Teams est également inclus dans les abonnements Microsoft 365 éligibles.

Idéal pour : les organisations utilisant Microsoft 365 et les équipes combinant travail en présentiel et travail à distance.

9. Mattermost

Mattermost propose une messagerie et un partage de fichiers basés sur des canaux, avec la possibilité d’exécuter la plateforme sur l’infrastructure propre d’une organisation.

Sa flexibilité de déploiement attire les équipes de développement et les départements informatiques qui ont besoin d’un plus grand contrôle sur leur environnement de communication. L’auto-hébergement nécessite toutefois des ressources techniques pour l’installation, les mises à jour et la maintenance.

Avantages : hébergement flexible, communication organisée et support pour les flux de travail techniques.

Inconvénients : les déploiements auto-hébergés nécessitent une administration continue.

Prix : une édition Équipe gratuite et open source est disponible pour l’auto-hébergement. Les formules commerciales Professionnel et Entreprise nécessitent un devis commercial.

Idéal pour : équipes de développement, départements informatiques et organisations avec des exigences d’hébergement spécifiques.

Conférence vidéo et réunions en ligne

Les outils de conférence vidéo sont utilisés pour tout, des appels d’équipe courts aux sessions de formation et événements virtuels. La durée des réunions, les limites de participants et la compatibilité avec les calendriers existants sont à vérifier avant de choisir une plateforme.

10. Zoom

Zoom prend en charge des réunions vidéo, des webinaires et des ateliers virtuels. Le partage d’écran et les salles de sous-groupes permettent aux participants de présenter des informations, de tenir des discussions en petits groupes, puis de revenir à la réunion principale.

Zoom Workplace inclut également des fonctionnalités de messagerie et de collaboration. Les entreprises prévoyant des sessions plus longues devraient envisager une formule payante, car les réunions de groupe gratuites ont une limite de temps.

Avantages : formats de réunion flexibles, salles de sous-groupes et partage d’écran.

Inconvénients : les réunions de groupe gratuites sont limitées à 40 minutes.

Source de l’image : Zoom

Prix : Zoom Workplace Basic est gratuit. Pro est listé à 15,99 $ par utilisateur et par mois avec facturation mensuelle.

Idéal pour : réunions avec des clients, formation en ligne et ateliers virtuels.

11. Google Meet

Google Meet fonctionne avec Google Calendar et d’autres applications Workspace, facilitant la planification et la participation à des réunions directement depuis un navigateur. Les participants peuvent partager leur écran et rejoindre des appels sans installer de logiciel de bureau supplémentaire.

La version gratuite couvre les réunions de base, tandis que l’enregistrement et d’autres fonctionnalités avancées sont disponibles via des abonnements Google Workspace éligibles.

Avantages : accès basé sur le navigateur et intégration avec Google Calendar.

Inconvénients : les réunions de groupe gratuites sont limitées à 60 minutes.

Prix : une version gratuite est disponible. Des fonctionnalités professionnelles supplémentaires sont incluses dans les formules Google Workspace éligibles, à partir de 7 $ par utilisateur et par mois avec engagement annuel.

Idéal pour : petites entreprises et équipes utilisant déjà Google Workspace.

12. Webex

Webex de Cisco propose des réunions vidéo, de la messagerie et du partage d’écran. Les entreprises disposant d’équipements de salle de réunion Cisco compatibles peuvent connecter des employés participant depuis le bureau avec des collègues rejoignant à distance.

La plateforme prend également en charge des exigences de communication plus étendues, bien que ses différents produits de réunion et d’appel aient des options de licence distinctes.

Avantages : support de réunion hybride et intégration avec les équipements Cisco.

Inconvénients : la sélection du plan approprié nécessite de comparer différents produits de communication et de réunion.

Prix : Webex Free prend en charge des réunions d’une durée maximale de 40 minutes. Webex Meet commence à 12 $ par utilisateur et par mois avec facturation annuelle.

Idéal pour : organisations hybrides et entreprises utilisant des systèmes de collaboration Cisco.

Stockage cloud et partage de fichiers

Le stockage cloud garde les documents et autres fichiers professionnels accessibles sur plusieurs appareils. Lors de la comparaison des services, tenez compte de la façon dont les fichiers sont synchronisés, qui peut y accéder et si le stockage est déjà inclus dans votre logiciel de bureau.

13. Google Drive

Google Drive stocke des documents, des tableurs, des images et d’autres fichiers en ligne. Les employés peuvent partager des dossiers, gérer des autorisations d’accès et ouvrir des fichiers compatibles directement dans Google Workspace.

Les abonnements professionnels fournissent également des disques partagés, permettant aux fichiers de projet de rester disponibles pour l’équipe plutôt que d’être stockés exclusivement dans le compte d’un employé individuel.

Avantages : partage facile, édition collaborative et stockage partagé pour l’équipe.

Inconvénients : le stockage est partagé entre les services Google, et les autorisations de partage externe nécessitent une attention particulière.

Prix : les comptes personnels incluent 15 Go de stockage gratuit. Workspace Business Starter fournit 30 Go de stockage mutualisé par utilisateur pour 7 $ par utilisateur et par mois avec engagement annuel.

Idéal pour : équipes travaillant largement avec des documents Google.

14. Dropbox

Dropbox synchronise les fichiers sur plusieurs appareils et facilite le partage de matériel avec des collègues ou des clients. Son application de bureau fonctionne avec des dossiers familiers, permettant aux employés de continuer à gérer des fichiers sans changer la façon dont ils naviguent normalement sur leurs ordinateurs.

Les agences créatives peuvent utiliser Dropbox pour échanger de gros fichiers de design et d’assets média, bien que l’édition de documents Office et la gestion de projets complexes puissent nécessiter des applications séparées.

Avantages : synchronisation entre appareils, partage de fichiers pratique et transferts de gros fichiers.

Inconvénients : stockage gratuit limité et moins de fonctionnalités d’édition de bureau natives que les suites bureautiques dédiées.

Prix : Dropbox Basic est gratuit avec 2 Go de stockage. Standard coûte 15 $ par utilisateur et par mois.

Idéal pour : agences créatives et entreprises échangeant régulièrement de gros fichiers.

15. OneDrive

OneDrive intègre le stockage cloud avec Windows et Microsoft 365. Les employés peuvent synchroniser des fichiers sur plusieurs appareils, partager des documents et ouvrir des fichiers compatibles dans les applications Office.

OneDrive est généralement utilisé pour des fichiers associés à des employés individuels, tandis que SharePoint fournit des bibliothèques de documents partagées pour les départements et les équipes de projet.

Avantages : intégration Windows, synchronisation de fichiers et collaboration Office.

Inconvénients : les équipes ont besoin de directives claires pour organiser des fichiers entre OneDrive et SharePoint.

Prix : OneDrive est inclus dans Microsoft 365 Business Basic, à partir de 7 $ par utilisateur et par mois avec facturation annuelle, fournissant 1 To de stockage cloud par utilisateur.

Idéal pour : entreprises utilisant déjà Microsoft 365.

Gestion du temps, planification et suivi du temps

Les applications de gestion du temps aident les entreprises à enregistrer les heures de travail, revoir les coûts des projets et organiser des rendez-vous. Les outils ci-dessous couvrent deux besoins distincts : le suivi du temps consacré au travail et la recherche de créneaux de réunion appropriés.

16. Toggl Track

Toggl Track enregistre le temps passé sur les tâches, projets et missions clients. Les employés peuvent démarrer un chronomètre ou saisir les heures manuellement, tandis que les rapports aident les entreprises à revoir le travail facturable et à préparer des estimations de projet plus précises.

Avantages : enregistrement du temps simple, rapports de projet et suivi du temps facturable.

Inconvénients : les fonctionnalités avancées de reporting et de gestion d’équipe nécessitent des abonnements payants.

Source de l’image : Toggle Track

Prix : un plan gratuit est disponible. Starter coûte 9 $ par utilisateur et par mois avec facturation annuelle.

Idéal pour : indépendants, consultants et agences suivant des heures facturables.

17. Clockify

Clockify combine le suivi du temps avec des feuilles de temps et des rapports de projet. Les employés enregistrent leurs heures contre des activités individuelles, offrant aux managers une vue plus claire du temps passé sur différentes missions.

Les formules payantes étendent ces fonctions avec la facturation, les approbations des feuilles de temps et des options d’administration supplémentaires.

Avantages : suivi du temps gratuit, feuilles de temps et rapports de projet.

Inconvénients : la facturation et les approbations de feuilles de temps nécessitent des formules payantes.

Prix : un plan gratuit est disponible. Basic commence à 3,99 $ par siège et par mois avec facturation annuelle.

Idéal pour : petites entreprises et équipes nécessitant des feuilles de temps détaillées.

18. Calendly

Calendly élimine les allers-retours dans la planification des rendez-vous. Les utilisateurs partagent un lien de réservation, et les clients ou collègues sélectionnent un créneau horaire en fonction de leur disponibilité et des calendriers connectés.

Les recruteurs, consultants et équipes de vente peuvent l’utiliser pour organiser des entretiens, des consultations et des démonstrations de produits. Les abonnements payants ajoutent des options de planification plus avancées pour les équipes.

Avantages : réservation automatisée, intégration de calendrier et rappels de réunion.

Inconvénients : plusieurs types d’événements et planification d’équipe avancée nécessitent une formule payante.

Prix : un plan gratuit est disponible. Standard commence à 10 $ par siège et par mois avec facturation annuelle.

Idéal pour : recruteurs, consultants et équipes de vente organisant des rendez-vous fréquents.

Outils de productivité IA

Les outils IA peuvent aider à l’écriture, la recherche et la récupération d’informations. Certains fonctionnent comme des assistants autonomes, tandis que d’autres utilisent le contenu déjà stocké dans l’espace de travail collaboratif d’une organisation.

19. ChatGPT

ChatGPT peut aider les employés à préparer des ébauches de contenu, à résumer des rapports, à analyser des données et à rédiger des documents internes. Son éventail de capacités le rend utile dans différents départements, du marketing et de la recherche au développement de logiciels.

Les informations générées par IA doivent tout de même être vérifiées avant d’être utilisées dans des documents professionnels. Les entreprises ont également besoin de paramètres de confidentialité appropriés lorsqu’elles travaillent avec des informations confidentielles.

Avantages : assistance à l’écriture, recherche, analyse et préparation de documents.

Inconvénients : les informations générées nécessitent une vérification, et les données confidentielles ont besoin de contrôles de confidentialité appropriés.

Prix : un plan gratuit est disponible. Les places ChatGPT Business Standard commencent à 20 $ par utilisateur et par mois avec facturation annuelle.

Idéal pour : équipes marketing, chercheurs, analystes et autres travailleurs du savoir.

20. Notion AI

Notion AI ajoute des fonctionnalités d’écriture, de résumé et de recherche assistées par IA à l’espace de travail collaboratif de Notion. Les équipes peuvent récupérer des informations à partir de leurs plans de projet existants, notes de réunion et documentation interne sans passer à une autre application.

Sa valeur dépend de la qualité du matériel stocké dans Notion, rendant une documentation cohérente importante pour la récupération fiable d’informations.

Avantages : résumé de documents, récupération de connaissances et assistance par IA au sein d’un espace de travail existant.

Inconvénients : une base de connaissances organisée et un abonnement éligible sont nécessaires pour profiter pleinement de ses capacités.

Source de l’image : Notion

Prix : Notion propose un plan gratuit avec un accès IA limité. Son abonnement Business inclut des capacités IA étendues, avec des prix variant en fonction de l’option de facturation et de la région.

Idéal pour : équipes gérant la documentation interne et les connaissances partagées dans Notion.

Comment choisir une application de productivité basée sur le cloud

Commencez par les tâches qui prennent le plus de temps à votre équipe. Une entreprise gérant des contrats et des rapports peut avoir besoin d’une suite bureautique avec une compatibilité documentaire fiable, tandis qu’une agence gérant plusieurs projets clients peut bénéficier davantage d’un logiciel de gestion des tâches dédié.

Vérifiez vos abonnements existants avant d’ajouter de nouvelles applications. Google Workspace et Microsoft 365, par exemple, incluent déjà l’édition de documents, le stockage et la conférence vidéo. Vous n’aurez peut-être pas besoin d’un outil distinct pour chaque activité.

Les coûts doivent être évalués pour l’ensemble de l’équipe, y compris le stockage, les fonctionnalités d’administration et l’accès pour les collaborateurs externes. Vérifiez également la sécurité et les autorisations de partage, en particulier lorsque les employés travaillent avec des documents confidentiels.

Avant de vous engager auprès d’une plateforme, testez-la avec un projet réel. Impliquez les employés qui l’utiliseront régulièrement et voyez à quelle vitesse ils peuvent trouver des informations, compléter des missions et travailler ensemble.

Conclusion

Les applications de productivité basées sur le cloud aident les équipes à gérer des documents, des projets, la communication et d’autres activités quotidiennes. Choisir la bonne combinaison commence par comprendre les besoins de votre équipe et par tirer parti des logiciels que vous avez déjà.

Quelques outils bien choisis peuvent fournir tout ce dont une équipe a besoin sans ajouter de complexité inutile ou d’abonnements supplémentaires.