Comment ONLYOFFICE a permis à l’Université Technique de Liaoning d’améliorer la collaboration documentaire

L’Université Technique de Liaoning a intégré ONLYOFFICE Docs pour numériser et rationaliser le flux de travail des documents : rédaction de contrats, édition collaborative et suivi des versions au sein de sa plateforme de gestion d’affaires et de finances. Plongeons plus profondément dans les détails.

À propos de l’Université Technique de Liaoning

Fondée en 1949, l’Université Technique de Liaoning est une université prioritaire dans la province du Liaoning accueillant plus de 40 000 étudiants et employant 2 000 membres du corps professoral. Elle excelle dans le domaine de l’ingénierie et héberge plusieurs plateformes de recherche nationales dans les domaines de l’énergie, de la sécurité d’urgence et de l’arpentage géospatial.

Le défi : travail d’équipe et stockage des données

Alors que l’université faisait avancer la numérisation de son campus, elle a rencontré plusieurs défis clés avec les pratiques bureautiques existantes :

• Le flux de partage de documents reposait sur des outils de copie hors ligne et de messagerie, ce qui entravait l’efficacité du travail d’équipe.
• Le suivi des modifications et le contrôle des versions étaient inconsistants, entraînant des versions de documents chaotiques.
• La plateforme du campus manquait de prévisualisation et d’édition en ligne, obligeant les utilisateurs à télécharger et à renvoyer plusieurs fois des fichiers.
• Les services de cloud public soulevaient des préoccupations en matière de sécurité des données et ne pouvaient pas répondre aux exigences de déploiement sur site de l’université.

La solution : ONLYOFFICE Docs

Après avoir évalué plusieurs alternatives, l’université a constaté que de nombreuses solutions étaient coûteuses, manquaient d’options de déploiement sur site, offraient une intégration limitée, avaient une mauvaise compatibilité avec les formats de documents et ne supportaient pas des fonctionnalités avancées de collaboration.

L’université a choisi ONLYOFFICE Docs principalement pour les raisons suivantes :

• La compatibilité avec le format Microsoft Office permet aux utilisateurs de conserver leurs habitudes documentaires existantes.
• L’architecture open source permet une intégration transparente avec les systèmes de gestion de campus, le stockage cloud et les plateformes d’enseignement.
• L’édition collaborative en temps réel, les contrôles d’accès et l’édition de PDF couvrent les besoins quotidiens.
• Le déploiement sur site permet un contrôle total des données et de la sécurité.

Le résultat : flux de travail efficace et sécurisé

En intégrant ONLYOFFICE Docs dans la gestion des contrats, l’université a combiné les systèmes d’approvisionnement, de finances et d’actifs, améliorant ainsi le traitement des contrats de bout en bout. Cela leur permet de :

• Voir et éditer les contrats directement dans le navigateur sans télécharger ni téléverser.
• Collaborer en temps réel et suivre l’historique des versions.
• Travailler dans un environnement intégré de collaboration documentaire en ligne.

Au-delà de sa fonctionnalité, ONLYOFFICE répond aux exigences strictes de sécurité des données et de conformité de l’université :

• Le stockage sur site conserve toutes les données sensibles localement, y compris les contrats, empêchant les données d’atteindre des clouds publics.
• Les contrôles d’accès basés sur les rôles assignent un accès différencié (consultation, édition, commentaire) par position.
• Des pistes d’audit complètes de toutes les actions aident l’université à se conformer aux exigences de sécurité de l’information du campus, d’audit interne et de gestion des archives.

Nous recommandons vivement ONLYOFFICE aux autres établissements d’enseignement et partenaires. Le déploiement sur site garantit la sécurité et la conformité des données. L’interface conviviale s’intègre parfaitement à nos systèmes.

Des fonctionnalités telles que l’édition collaborative en temps réel, l’historique des versions et le contrôle des autorisations soutiennent des scénarios tels que le travail administratif, l’enseignement et la gestion des contrats, rendant cette solution adaptée aux organisations éducatives et partenaires.