Commune de Garrel : comment une collectivité moderne numérise ses flux de travail avec ONLYOFFICE Docs

La modernisation des infrastructures et la simplification des processus de travail constituent des défis majeurs pour les administrations publiques. La municipalité de Garrel, une commune du district de Cloppenburg en Basse-Saxe, en Allemagne, démontre de manière impressionnante comment cette transformation peut réussir. En intégrant ONLYOFFICE Docs dans son environnement Nextcloud, la municipalité a franchi une étape décisive vers un mode de travail plus numérique et plus flexible.

La recherche d’une solution bureautique fiable

Avec 15 000 habitants et quelque 120 employés répartis dans différents services, la commune de Garrel s’engage à moderniser en permanence ses processus de travail. L’un des aspects centraux de cette démarche consistait à trouver un moyen fiable d’ouvrir et de modifier efficacement des documents dans leur environnement Nextcloud. L’accent a été mis en particulier sur la possibilité de prendre des notes de manière flexible, quel que soit le lieu.

Grâce à des recherches sur Google et YouTube, l’administration a découvert ONLYOFFICE Docs. La décision d’adopter cette suite bureautique s’est appuyée sur plusieurs facteurs. Les employés étant déjà familiarisés avec Microsoft Office, l’interface utilisateur similaire d’ONLYOFFICE a considérablement facilité la transition. Cela a permis de réduire les besoins en formation et d’assurer un niveau d’acceptation élevé au sein de l’équipe.

Collaboration flexible

Actuellement, la municipalité de Garrel utilise ONLYOFFICE Docs en combinaison avec Nextcloud pour créer et modifier des documents depuis n’importe quel endroit. L’intégration a été décrite comme rapide et simple, et elle fonctionne de manière fiable depuis sa mise en place.

La fonctionnalité de collaboration en temps réel s’est avérée particulièrement utile. Plusieurs personnes peuvent travailler simultanément sur un même document, les modifications apportées par chaque éditeur étant clairement affichées grâce à un suivi par code couleur. Cela a considérablement simplifié et accéléré la collaboration sur les projets.

Les employés utilisent désormais fréquemment des iPad comme blocs-notes numériques lors des réunions et des séminaires. Les notes sont enregistrées directement dans Nextcloud et peuvent être traitées immédiatement sur leur poste de travail sans avoir besoin de papier ou de transcription manuelle. Cela a rendu les flux de travail nettement plus numériques et efficaces.

Objectifs atteints et projets futurs

L’objectif principal de la municipalité était de mettre en place une solution bureautique simple permettant de modifier des documents sans installation locale ni licence utilisateur unique coûteuse. Cet objectif a été atteint grâce à la combinaison de Nextcloud et ONLYOFFICE. À long terme, l’administration souhaite devenir encore plus indépendante des suites bureautiques traditionnelles installées localement.

Cette expérience positive a encouragé la municipalité à étendre l’utilisation d’ONLYOFFICE à d’autres domaines. En particulier, l’intégration future avec la solution de serveur de messagerie devrait favoriser davantage la collaboration flexible sur les documents et est considérée comme un avantage majeur pour l’ensemble de l’organisation.

Recommandation pour d’autres organisations

Forte de son expérience positive, la municipalité de Garrel recommande sans réserve ONLYOFFICE. Les organisations à la recherche d’une solution simple, fiable et indépendante de l’emplacement pour éditer des documents numériques trouveront leur bonheur avec ONLYOFFICE. Son intégration transparente dans les systèmes existants tels que Nextcloud et sa grande convivialité en font un choix idéal pour moderniser les processus de travail dans le secteur public et au-delà.