Comment SCIP favorise la collaboration et l’amélioration continue avec ONLYOFFICE Docs et Nextcloud

Soluciones Corporativas IP SL (SCIP), une entreprise spécialisée dans l’enregistrement et la gestion de noms de domaine, ainsi que dans la fourniture de services d’hébergement, a intégré ONLYOFFICE Docs à son environnement Nextcloud afin d’améliorer la collaboration entre ses équipes. Lisez ce billet de blog pour découvrir comment ONLYOFFICE Docs a transformé les flux de travail de l’entreprise.

À propos de SCIP

Soluciones Corporativas IP SL (SCIP) est une société spécialisée dans l’enregistrement et la gestion de noms de domaine, ainsi que dans la fourniture de services complémentaires, tels que l’hébergement web et la connectivité Internet. Son objectif principal est d’offrir une gestion sécurisée, agile et fiable du cycle de vie des domaines, accompagnée d’outils qui facilitent l’exploitation et la gestion de l’infrastructure numérique de ses clients et partenaires.

L’équipe de l’entreprise compte environ 50 personnes qui travaillent dans les domaines du support technique, des opérations, de l’administration, de la conformité réglementaire, des produits et du développement. Son histoire a commencé il y a plus de dix ans, avec l’idée d’offrir un service plus transparent et plus efficace sur le marché des noms de domaine, en mettant l’accent sur l’automatisation, la sécurité et l’attention personnalisée.

Défi majeur pour une équipe multidisciplinaire

Chez SCIP, le principal défi consistait à unifier le flux de travail documentaire dans un environnement sécurisé, privé et centralisé. Les employés de l’entreprise souhaitaient vivement :

• Éliminer la décentralisation des fichiers.
• Réduire l’utilisation des pièces jointes aux courriels.
• Faciliter la collaboration simultanée entre différents services sur des documents techniques, opérationnels, juridiques et administratifs.

Pour relever ce défi, l’entreprise s’est mise en quête d’une solution qui permettrait à ses employés de garder un contrôle total sur leurs données, d’opérer sur leurs propres serveurs et de se conformer strictement aux exigences réglementaires de l’environnement d’enregistrement de noms de domaine.

Des solutions telles que Google Workspace et Microsoft 365 ont été envisagées, mais ont été écartées principalement pour les raisons suivantes :

• Besoin de souveraineté et de contrôle des données, ce qui est crucial dans le secteur du domaine.
• Exigences internes en matière de libre-service, de personnalisation et d’exploitation au sein de leur propre infrastructure.
• Coûts et limitations associés aux environnements entièrement gérés par des tiers.

Combo ONLYOFFICE Docs et Nextcloud

Alors qu’ils recherchaient une solution idéale pour répondre à leurs besoins, les employés de SCIP ont découvert ONLYOFFICE Docs et Nextcloud grâce à la communauté open source et à des références du secteur technologique. La combinaison de ces deux outils offrait exactement ce dont ils avaient besoin : une collaboration avancée, une édition en temps réel, une autogestion, une intégration à leur environnement et une grande flexibilité.

En tant qu’autorité d’enregistrement de noms de domaine, SCIP doit se conformer à des exigences strictes en matière de sécurité, d’audit, de traçabilité et de protection des données. De plus, l’entreprise suit les meilleures pratiques de l’ICANN, des normes internes de cybersécurité et des contrôles d’accès basés sur les rôles. La capacité de Nextcloud et ONLYOFFICE Docs à fonctionner au sein de leur propre infrastructure et à appliquer des politiques de sécurité granulaires a également été un facteur important pour SCIP.

Collaboration efficace et gestion des documents

Actuellement, les équipes SCIP utilisent la combinaison ONLYOFFICE Docs et Nextcloud pour les tâches suivantes :

• Rédaction et mise à jour de documents opérationnels, de manuels techniques et de procédures internes.
• Collaboration sur les contrats, les communications réglementaires et les accords avec des tiers et des entreprises clientes.
• Gestion des documents pour les domaines administratif et financier.
• Coordination des projets internes grâce à des dossiers partagés et au contrôle des versions.

L’intégration d’ONLYOFFICE Docs dans Nextcloud a permis d’améliorer l’efficacité de la collaboration, de renforcer la sécurité et la traçabilité, et de réduire le nombre de pièces jointes aux e-mails et de versions dupliquées.

État actuel du projet et plans pour l’avenir

Le projet est actuellement en phase d’expansion fonctionnelle. L’entreprise a formé l’ensemble de son personnel et procède actuellement à la migration des documents importants vers le nouvel environnement. Les principales difficultés rencontrées ont été la résistance initiale au changement et la nécessité d’ajuster les autorisations avancées, mais ces deux problèmes ont été progressivement résolus.

À l’avenir, SCIP prévoit d’intégrer des flux automatisés et des modèles liés aux processus d’enregistrement et de vérification.

Juan Riera Pol, directeur technique :

Pour les organisations qui ont besoin d’un contrôle total sur leurs données, d’une collaboration moderne et d’une conformité aux normes de sécurité, la combinaison ONLYOFFICE + Nextcloud est fortement recommandée. Dans notre cas, elle s’est avérée être une solution robuste et flexible, adaptée aux besoins du secteur de l’enregistrement de noms de domaine.