Découvrez ONLYOFFICE DocSpace 3.6 avec ses agents IA pour bénéficier d’une assistance intelligente de nouvelle génération dans vos tâches

Nous sommes ravis d’annoncer la sortie d’ONLYOFFICE DocSpace 3.6, qui apporte une assistance intelligente à votre flux de travail. Cette version introduit des agents IA et comprend plus de 20 améliorations de la plateforme conçues pour rationaliser vos projets et booster votre productivité. Découvrons ensemble les nouveautés et comment vous pouvez tirer parti de ces fonctionnalités pour transformer votre façon de travailler.

Découvrez vos nouveaux agents IA

La principale nouveauté de DocSpace 3.6 est l’introduction d’agents IA. Cette amélioration majeure apporte un nouveau niveau d’assistance intelligente directement dans vos tâches quotidiennes, vous aidant à travailler plus rapidement et plus efficacement.

Vous pouvez rapidement configurer un agent IA adapté à vos besoins spécifiques. Une fois configuré, vous pouvez interagir avec votre assistant IA dans une section dédiée. Il vous suffit de poser des questions ou de décrire ce dont vous avez besoin, et l’agent est prêt à vous aider.

L’IA peut effectuer un large éventail de tâches pour soutenir vos projets :

• Analyser des fichiers : examinez vos documents en détail pour vérifier leur exactitude, suggérer des améliorations ou résumer les points clés.
• Générer du contenu : créez du texte, trouvez des idées ou rédigez des communications à partir de vos suggestions.
• Rechercher des informations : recherchez des informations sur le Web et dans votre base de connaissances personnalisée.
• Gérer votre DocSpace : organisez vos fichiers, structurez vos espaces, ajoutez des utilisateurs et gardez votre espace de travail ordonné et accessible.
• Inviter des collègues : collaborez avec vos collègues directement dans le chat de l’agent IA, en améliorant le travail d’équipe grâce à de puissants outils basés sur l’IA.

Démarrez les agents IA

L’activation des agents IA dans votre DocSpace est très simple. La nouvelle section Paramètres IA est votre centre névralgique pour gérer toutes les fonctionnalités liées à l’IA. Voici un aperçu rapide de la marche à suivre pour tout mettre en place.

1. Ajoutez un fournisseur d’IA

Il vous faudra connecter un fournisseur d’IA* pour alimenter vos agents. Assurez-vous de disposer d’une clé API auprès du fournisseur que vous avez choisi, car celle-ci est indispensable pour la connexion.

*Actuellement, les fournisseurs suivants sont pris en charge : OpenAI, Anthropic, TogetherAI et OpenRouter. D’autres options seront ajoutées dans les prochaines versions.

2. Activez le serveur MCP

Ensuite, activez le serveur MCP. Vous pouvez activer le serveur MCP d’ONLYOFFICE DocSpace prêt à l’emploi, qui permet aux agents IA d’interagir avec divers éléments de votre DocSpace et de les gérer, par exemple en créant des salles ou en organisant des fichiers. Vous pouvez également connecter tout autre serveur MCP pour améliorer encore les capacités.

3. Connectez la recherche Web et la base de connaissances

Pour étendre les capacités de votre IA, activez le moteur de recherche Web. Cela permet à l’agent d’extraire des informations sur Internet lorsque cela est nécessaire. Vous devez également activer la base de connaissances. Le système indexera vos documents, permettant à l’IA d’effectuer des recherches intelligentes basées sur des questions dans vos propres données.

4. Créez votre premier agent

Une fois la configuration terminée, rendez-vous dans la section Agent IA pour créer votre premier agent. Donnez-lui un nom, une couverture et des tags. Vous pouvez également fournir des instructions spécifiques pour définir son objectif, par exemple : « Les discussions dans cette salle sont destinées à échanger sur notre projet de start-up. Veuillez rester dans le sujet. »

De plus, vous pouvez définir des quotas de stockage pour vos agents IA, ce qui vous permet de mieux contrôler la consommation de mémoire au sein de votre DocSpace.

Où trouver : Paramètres ➙ Gestion du stockage

5. Invitez des contacts

Invitez vos collègues et autres collaborateurs à rejoindre votre agent IA tout en leur attribuant les droits d’accès appropriés :

• Les gestionnaires d’agents ont un contrôle total, y compris la gestion des paramètres, l’invitation des utilisateurs et la supervision de l’espace de résultats partagé.
• Les créateurs de contenu peuvent modifier des fichiers, télécharger du contenu de la base de connaissances et consulter les résultats, mais ne peuvent pas gérer les utilisateurs ni les paramètres.
• Les lecteurs ont un accès en lecture seule à l’espace de résultats partagé, sans accès au chat ni à la base de connaissances.

6. Saisissez et gérez vos prompts

Imaginez que vous travaillez sur un nouveau contrat. Vous pouvez demander à l’agent IA d’analyser le document à partir de votre base de connaissances, en vérifiant les erreurs grammaticales et l’exactitude juridique avant de l’envoyer à un partenaire.

Une fois l’analyse terminée, le fichier peut être enregistré dans le stockage des résultats, où vous pouvez continuer à le modifier, collaborer avec votre équipe ou le partager via un lien public.

Vous avez besoin de revoir les messages ou les résultats précédents ? Il vous suffit d’accéder à l’historique des chats à tout moment pour les consulter rapidement.

Libérez le potentiel des agents IA dans DocSpace : qui en bénéficie et comment ?

Voici plusieurs cas d’utilisation intéressants de l’agent IA dans ONLYOFFICE DocSpace, qui montrent comment il peut changer la donne pour divers professionnels dans tous les secteurs.

Équipes juridiques : révision des contrats et conformité

• Avantages : les professionnels du droit peuvent utiliser l’agent IA pour analyser les contrats stockés dans la base de connaissances, vérifier les erreurs grammaticales, l’exactitude juridique et la conformité aux réglementations. Cela garantit que les documents sont peaufinés et exempts d’erreurs avant d’être partagés avec les clients ou les partenaires.
• Scénario : un avocat télécharge un projet de contrat, demande à l’IA de mettre en évidence les clauses ambiguës et reçoit des suggestions d’amélioration. La version finale est enregistrée dans le stockage des résultats pour permettre la collaboration de l’équipe.

Chefs de projet : rationalisation de la collaboration au sein de l’équipe

• Avantages : les chefs de projet peuvent utiliser l’agent IA pour organiser les fichiers de projet, créer de nouvelles salles pour des tâches spécifiques et générer des résumés des notes de réunion ou des mises à jour du projet.
• Scénario : un responsable demande à l’IA de résumer un long rapport de projet en points d’action clés, qui sont ensuite partagés avec l’équipe pour une prise de décision rapide.

Enseignants : création de plans de cours

• Avantages : les enseignants peuvent utiliser l’agent IA pour créer des plans de cours attrayants, générer des quiz ou résumer des supports pédagogiques pour leurs élèves.
• Scénario : un enseignant télécharge un chapitre d’un manuel scolaire et demande à l’IA de créer un quiz basé sur son contenu, ce qui lui permet de gagner plusieurs heures de travail manuel.

Équipes marketing : création et analyse de contenu

• Avantages : les spécialistes du marketing peuvent utiliser l’agent IA pour trouver des idées, générer des publications sur les réseaux sociaux ou analyser les données de performance des campagnes stockées dans la base de connaissances.
• Scénario : un spécialiste du marketing demande à l’IA de rédiger une série de tweets pour promouvoir un nouveau produit, puis peaufine le contenu en collaboration avec son équipe.

Services RH : rédaction de règlements et commentaires

• Avantages : les professionnels des RH peuvent rédiger des politiques d’entreprise, analyser les commentaires des employés et créer des documents d’intégration avec l’aide de l’agent IA.
• Scénario : un responsable RH télécharge les résultats d’une enquête auprès des employés et demande à l’IA d’identifier les principales tendances et de suggérer des améliorations concrètes.

Équipes commerciales : création de propositions et de présentations

• Avantages : les équipes commerciales peuvent utiliser l’agent IA pour rédiger des propositions clients, créer des présentations et analyser les données clients afin d’en tirer des informations utiles.
• Scénario : un commercial demande à l’IA de générer une proposition personnalisée pour un client en fonction de ses préférences et des interactions passées stockées dans la base de connaissances.

Chercheurs : analyse et synthèse des données

• Avantages : les chercheurs peuvent analyser de grands ensembles de données, résumer des articles de recherche et générer des rapports avec l’aide de l’agent IA.
• Scénario : un chercheur télécharge plusieurs articles et demande à l’IA d’en extraire les conclusions principales et de les compiler dans un rapport concis.

Organisateurs d’événements : gestion des tâches et communication

• Avantages : les organisateurs d’événements peuvent organiser des calendriers, créer des listes de tâches et communiquer avec les fournisseurs à l’aide de l’agent IA.
• Scénario : un organisateur d’événements demande à l’IA de rédiger un calendrier détaillé pour une conférence à venir, incluant les délais des fournisseurs et les responsabilités de l’équipe.

Équipes d’assistance à la clientèle : optimisation de la base de connaissances

• Avantages : les équipes d’assistance peuvent utiliser l’agent IA pour analyser les demandes des clients, améliorer les documents FAQ et générer des réponses rapides.
• Scénario : un agent d’assistance demande à l’IA d’examiner les questions courantes des clients et de suggérer des mises à jour de la section FAQ pour plus de clarté.

Freelances : productivité et organisation

• Avantages : les freelances peuvent gérer leurs projets, générer des factures et organiser les fichiers clients avec l’aide de l’agent IA.
• Scénario : un freelance demande à l’IA de rédiger un modèle de facture et d’organiser les fichiers du projet dans des dossiers spécifiques pour faciliter l’accès.

Plus qu’une simple IA : d’autres améliorations

Si les agents IA sont la principale nouveauté, DocSpace 3.6 regorge d’améliorations visant à optimiser votre expérience.

• La dernière version des éditeurs : avec vérification orthographique et grammaticale alimentée par l’IA, raccourcis clavier personnalisables, enregistrement de macros, et plus encore.
• Importation de données repensée : nous avons remanié l’outil d’importation de données pour une expérience plus fluide et intuitive lors de la migration de vos fichiers.
• Prise en charge de nouveaux formats : DocSpace prend désormais en charge le format HML et vous permet de convertir des présentations en fichiers TXT.
• Téléchargement de fichiers vides : pour plus de flexibilité, vous avez désormais la possibilité de télécharger des fichiers vides afin de structurer vos projets à partir de zéro.

Comment utiliser les nouvelles fonctionnalités

Regardez notre webinaire gratuit et détaillé pour découvrir comment utiliser les nouvelles fonctionnalités :

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