Collaboration fructueuse avec ONLYOFFICE : le club Rotary Bremen-Neuenlande partage son expérience

Afin de planifier et de mettre en œuvre ses initiatives plus efficacement, le club Rotary Bremen-Neuenlande, en Allemagne, a décidé d’adopter ONLYOFFICE DocSpace. Lisez cette réussite pour découvrir comment la plateforme a amélioré le fonctionnement du club.

À propos du Rotary et du Rotary International

Le club Rotary Bremen-Neuenlande, une organisation locale comptant environ 60 membres bénévoles, fait partie de la structure mondiale du Rotary International. Depuis sa création en 1991, le club s’est activement impliqué dans divers projets visant à soutenir les enfants et les jeunes.

Les membres se réunissent chaque semaine et assistent à une conférence pendant le déjeuner. Cette conférence leur permet soit d’enrichir leurs connaissances au-delà de leurs passions professionnelles, soit d’aborder spécifiquement les activités qu’ils soutiennent.

Pourquoi ONLYOFFICE DocSpace ?

La recherche d’un système approprié est née du besoin de rendre la collaboration plus efficace. L’échange d’informations via des documents Excel et Word devenait de plus en plus fastidieux et inefficace. Le club a donc cherché une solution de collaboration basée sur le cloud qui puisse répondre à ses besoins. Les critères de sélection étaient clairement définis :

• Facilité d’utilisation. La plateforme doit être intuitive et simple à utiliser.
• Évolutivité. Elle doit pouvoir s’adapter à un nombre croissant d’utilisateurs.
• Protection des données. La sécurité et la protection des données sensibles sont des priorités absolues.
• Rentabilité. Pour une organisation à but non lucratif, le coût est un facteur crucial.

ONLYOFFICE DocSpace répondait à tous ces besoins, ce qui en a fait le choix préféré du club.

Quelles tâches le club gère-t-il avec ONLYOFFICE DocSpace ?

Les membres du club Rotary Bremen-Neuenlande utilisent principalement cette plateforme pour planifier et coordonner leurs nombreuses activités. Parmi celles-ci figurent :

• Gestion partagée du calendrier. Le club organise son programme annuel à l’aide d’un calendrier synchronisé. La planification des événements et du contenu peut être gérée de manière centralisée dans des documents et ajustée selon les besoins.
• Gestion des documents. Les documents nécessaires à la planification et à l’organisation sont stockés en toute sécurité dans le cloud, ce qui garantit leur accessibilité à tous les membres.
• Intégration future de domaines supplémentaires. Le club a commencé à intégrer progressivement des activités telles que la gestion des membres et les finances dans la plateforme. Le recrutement de nouveaux membres sera également géré via ONLYOFFICE DocSpace à l’avenir.

Un avantage notable est la possibilité d’impliquer activement tous les membres dans l’organisation grâce aux multiples rôles du club. Chaque membre peut poser des questions ou apporter sa contribution directement dans le cloud, ce qui améliore la transparence et la communication.

Résultats et avantages de l’utilisation d’ONLYOFFICE DocSpace

La mise en œuvre d’ONLYOFFICE DocSpace a considérablement transformé le mode de fonctionnement du club. Les membres apprécient particulièrement de ne plus avoir à rechercher la dernière version des documents ou à deviner qui a envoyé la dernière mise à jour. L’accès aux fichiers essentiels est désormais possible à tout moment, où que l’on se trouve, ce qui a considérablement amélioré l’efficacité et la flexibilité.

Compte tenu de leur vie professionnelle et personnelle bien remplie, la plateforme aide les membres à tirer le meilleur parti de leur temps précieux. ONLYOFFICE DocSpace leur permet de gérer efficacement et commodément les tâches passionnantes et moins prestigieuses de la gestion organisationnelle.

Un autre avantage clé est l’indépendance vis-à-vis des fournisseurs américains. Les membres du club apprécient le fait que ONLYOFFICE DocSpace offre une solution moderne, intuitive et typiquement européenne.

Recommandation et conclusion

Les expériences positives du club Rotary Bremen-Neuenlande se reflètent dans leur recommandation enthousiaste. Ils estiment que ONLYOFFICE DocSpace est un excellent outil pour travailler en toute sécurité et en collaboration. Torsten Bieker, président du club pour l’année 2025/26, exprime sa satisfaction :

En tant que président de ce club pour l’année de Rotary de 2025/26, j’apprécie la simplicité d’utilisation d’ONLYOFFICE. Cette année, nous avons commencé à travailler sur cette plateforme. Pas à pas, nous intégrons les différents services de notre club (gestion des adhésions, planification d’événements, coordination des conférences, trésorerie, etc.). Cela m’aide, en tant que président, à garder une vue d’ensemble sur une seule plateforme, à fournir mes commentaires de manière centralisée et à recevoir des retours d’information.

La réussite du club Rotary Bremen-Neuenlande démontre clairement comment une plateforme bien conçue et adaptée à des besoins spécifiques, telle que ONLYOFFICE DocSpace, peut faciliter la collaboration et la rendre plus productive. C’est un exemple convaincant de la manière dont les technologies modernes peuvent soutenir durablement les organisations à but non lucratif.