Stimulez la collaboration avec la nouvelle application ONLYOFFICE DocSpace pour monday.com

Vous êtes à la recherche d’un moyen efficace de gérer et de collaborer sur des documents au sein de votre espace de travail monday ? L’application ONLYOFFICE DocSpace est là pour améliorer la productivité de votre équipe en comblant le fossé entre la gestion des tâches et la collaboration sur les documents. Cette intégration puissante vous permet de connecter vos tableaux de bord monday avec ONLYOFFICE DocSpace, créant ainsi une plateforme unifiée pour la gestion des fichiers de bureau. Voici tout ce que vous devez savoir sur cette nouvelle application.

Principales fonctionnalités et avantages

• Intégration transparente des documents. Liez les fichiers bureautiques de vos tableaux monday.com directement aux salles de ONLYOFFICE DocSpace pour une gestion efficace des documents.
• Collaboration améliorée. Permettez à votre équipe d’éditer, de visualiser et de collaborer sur des fichiers en temps réel, le tout dans une interface intuitive.
• Accès basé sur les rôles. Contrôlez qui peut accéder à vos fichiers et les modifier en attribuant des rôles tels que Créateur de contenu ou Lecteur en fonction des besoins de l’équipe.
• Disponibilité flexible. Choisissez d’activer l’application dans tous vos espaces de travail monday ou de l’adapter à certains d’entre eux.
• Configuration simplifiée. Profitez d’une installation rapide par les administrateurs de monday.com avec des conseils pour une connectivité facile à ONLYOFFICE DocSpace.
• Confidentialité des documents. Invitez des membres spécifiques ou partagez des fichiers via des liens externes sécurisés – les salles publiques DocSpace offrent un accès sans compromettre le contrôle.

Regardez cette courte vidéo sur l’intégration de monday.com et ONLYOFFICE pour une vue d’ensemble rapide :

Équipes et scénarios : à qui cela s’adresse-t-il ?

Vous trouverez ci-dessous plusieurs scénarios concrets dans lesquels des équipes de divers secteurs peuvent utiliser l’application ONLYOFFICE DocSpace pour monday.com afin de rationaliser les flux de travail, d’améliorer la collaboration et de stimuler la productivité.

• Gestion de projet pour les équipes à distance. En intégrant ONLYOFFICE DocSpace avec les tableaux de bord de monday.com, les équipes à distance peuvent éliminer la confusion causée par des fichiers dispersés. Chaque projet monday.com peut être lié à une salle publique dans DocSpace, ce qui permet aux travailleurs à distance de trouver, de mettre à jour et de collaborer facilement sur les plans et les rapports de projet.
• Collaboration pour les campagnes marketing. Avec ONLYOFFICE DocSpace intégré à monday.com, les équipes marketing peuvent connecter les tableaux de campagne directement à un espace collaboratif pour la gestion des documents. Lors de la création d’une nouvelle campagne dans monday, le responsable de l’équipe peut créer une salle partagée dans DocSpace pour stocker les fichiers du projet tels que les maquettes publicitaires, les brouillons de blog ou les accords avec les influenceurs. La communication et l’édition se font directement dans l’environnement partagé, ce qui réduit les allers-retours de courriels et garantit que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
• Communication interne pour les équipes RH. Les équipes RH peuvent utiliser ONLYOFFICE DocSpace lié à leurs tableaux d’intégration ou de gestion de la performance dans monday.com. Elles peuvent créer des salles publiques pour les documents d’intégration tels que les manuels de formation et les documents de politique, permettant ainsi aux nouveaux employés d’accéder facilement aux ressources clés.
• Développement de produits pour les équipes logicielles. En intégrant ONLYOFFICE DocSpace avec monday, les équipes de développement peuvent connecter leur sprint ou feature boards directement aux salles où la documentation technique est gérée. Les notes de version, les plans de test et la documentation API peuvent être stockés dans ces salles pour que les développeurs et les ingénieurs QA puissent y accéder et les mettre à jour de manière collaborative.
• Gestion de la collaboration avec les clients pour les agences. Avec ONLYOFFICE DocSpace pour monday.com, les agences peuvent créer des salles publiques séparées pour chaque projet client. Ces salles sont reliées au tableau client respectif dans monday, où les contrats, les actifs créatifs et les documents de feedback sont téléchargés pour la collaboration. Les clients peuvent bénéficier d’un accès contrôlé pour apporter leur contribution sans compromettre d’autres fichiers sensibles.

Comment installer l’application

Pour commencer à utiliser ONLYOFFICE DocSpace avec monday, suivez ces étapes simples.

1. Connectez-vous à votre compte monday.com en tant qu’administrateur et allez à la marketplace de monday.com.
2. Décidez si vous souhaitez installer l’application dans tous les espaces de travail de monday ou la limiter à certains d’entre eux. Vous pouvez modifier cette préférence ultérieurement dans la section Gérer les applications.
3. Cliquez sur le bouton Installer pour ajouter l’application ONLYOFFICE DocSpace à votre espace de travail monday.

INSTALLER L’APPLICATION

Note : Seuls les administrateurs ont le droit de désinstaller l’application si nécessaire.

Comment configurer l’application

Une fois l’application installée, voici comment la configurer pour travailler en toute transparence.

1. Allez dans l’espace de travail monday où vous avez installé l’application et ouvrez l’un de vos tableaux.
2. Cliquez sur l’icône plus (+) et sélectionnez Apps dans le menu. Trouvez ONLYOFFICE DocSpace et ajoutez-le à votre tableau.
3. Allez dans l’onglet de l’application ONLYOFFICE DocSpace nouvellement créée. Connectez-vous en entrant vos identifiants DocSpace (URL, email et mot de passe). Vous ne connaissez pas DocSpace ? Vous pouvez vous inscrire gratuitement ici.
   Naviguez vers votre ONLYOFFICE DocSpace -> Outils de développement-> JavaScript SDK et ajoutez l’URL de votre forum monday.com ainsi que votre adresse DocSpace.

Une fois connecté, vous recevrez une notification « Bienvenue à DocSpace Board » confirmant la réussite de l’intégration.

Important : Les utilisateurs réguliers de monday.com ne peuvent utiliser l’application qu’une fois qu’elle a été entièrement configurée par un administrateur.

Comment utiliser l’application

La collaboration dans ONLYOFFICE DocSpace commence par la création d’une salle, où votre équipe peut stocker des fichiers et y travailler en collaboration. Voici comment cela fonctionne.

Après avoir configuré l’application, l’administrateur de monday.com peut cliquer sur le bouton Créer une salle dans l’onglet DocSpace.

Une salle publique sera automatiquement créée dans ONLYOFFICE DocSpace. Deux balises prédéfinies seront attribuées : l’intégration de monday et les identifiants uniques.

Dans cette salle, les membres de l’équipe peuvent stocker, modifier et coéditer des documents bureautiques, y compris des documents texte, des présentations, des PDF et des feuilles de calcul.

Si vous décidez de supprimer ou d’archiver une salle liée à un tableau de monday.com, il est facile de se déconnecter. Il vous suffit de cliquer sur Déconnecter dans l’onglet de l’application. Vous pouvez ensuite créer une nouvelle salle si nécessaire.

Comprendre les droits d’accès

• Les utilisateurs de monday ayant le rôle de membre de l’équipe sont automatiquement ajoutés à la salle DocSpace avec le rôle de créateur de contenu dans DocSpace, ce qui leur donne un accès complet à la visualisation, à l’édition, à la création et au téléchargement de fichiers.
• Les utilisateurs de monday ayant le rôle de lecteur ou d’invité ne seront pas automatiquement ajoutés à la salle. Cependant, ils peuvent consulter les fichiers via le lien externe public.
• Même si le tableau est partagé avec un groupe plus large (par exemple, « Tout le monde au projet X »), ces utilisateurs ne seront pas invités dans la salle, mais pourront accéder aux fichiers pour les consulter.
• Vous avez déjà un compte ONLYOFFICE DocSpace et un rôle de lecteur/invité sur monday.com ? En cliquant sur l’icône de l’engrenage dans l’onglet de l’application, vous pouvez accéder aux Paramètres de l’application pour vous connecter avec vos identifiants DocSpace, même si vous n’êtes pas un administrateur de monday.

Questions fréquemment posées (FAQ)

Voici les réponses aux questions les plus fréquentes concernant l’intégration de ONLYOFFICE et monday.com.

Question : L’application ONLYOFFICE DocSpace pour monday.com est-elle gratuite ?

Réponse : Oui, l’application est totalement gratuite. Vous pouvez l’installer à partir de la Marketplace de monday.

Question : Ai-je besoin d’un compte dans ONLYOFFICE DocSpace pour utiliser l’application ?

Réponse : Oui, vous en avez besoin. Vous pouvez utiliser votre DocSpace existant ou créer un nouveau compte gratuitement.

Question : Puis-je limiter l’application à certains espaces de travail de monday.com ?

Réponse : Oui. Lors de l’installation, vous pouvez choisir d’activer l’application dans tous les espaces de travail de monday ou seulement dans certains d’entre eux. Vous pouvez modifier ce paramètre à tout moment.

Question : Pourquoi les autres utilisateurs ne peuvent-ils pas accéder à l’application après son installation ?

Réponse : Les utilisateurs réguliers de monday ne peuvent accéder à l’application que lorsqu’un administrateur l’a entièrement configurée, notamment en se connectant et en enregistrant les adresses nécessaires.

Question : Que se passe-t-il si je désinstalle l’application ?

Réponse : La désinstallation de l’appli supprimera ses fonctionnalités de vos tableaux monday.com, mais les documents et salles de ONLYOFFICE DocSpace resteront intacts.