Comment les formulaires ONLYOFFICE ont évolué au cours de l’année : champs et paramètres, rôles des destinataires, bibliothèque gratuite

En janvier 2022, nous avons publié les tout nouveaux formulaires ONLYOFFICE (OFORMs). Vous êtes curieux de voir comment nous les avons améliorés ? Lisez ce billet de blog.

Brève description

La première version des formulaires ONLYOFFICE a été publiée le 18 janvier 2022 dans le cadre de la mise à jour de la version 7.0.

Avec les formulaires ONLYOFFICE, vous pouvez automatiser votre flux de documents électroniques en créant différents types de documents types tels que des accords juridiques, des contrats, des rapports, des formulaires d’admission, des questionnaires, etc.

Il est possible de collaborer sur les formulaires en temps réel, de partager ceux qui sont prêts et de les remplir numériquement.

OFORM et DOCXF

Comme les formats standard ne suffisaient pas à donner vie à toutes nos idées, nous avons introduit les nôtres.

DOCXF est un format développé par notre équipe pour créer des modèles de formulaires. Il s’agit d’une extension de fichier basée sur DOCX qui permet de créer des formulaires soit à partir de zéro, soit en utilisant un fichier DOCX existant.

OFORM est notre format natif pour les formulaires en ligne prêts à être remplis. Il s’agit d’une extension OOXML qui est maintenant utilisée dans toutes les solutions ONLYOFFICE, y compris le web, le bureau et le mobile.

En savoir plus

Champs et paramètres

Au départ, nous avons introduit les champs de base suivants pour la création de formulaires : champ de texte, boîte combo, liste déroulante, case à cocher, bouton radio et image.

Dans la version 7.2, nous avons ajouté l’adresse e-mail, le numéro de téléphone et le champ complexe. Ce dernier vous permet de combiner plusieurs champs de base pour en créer un personnalisé et de créer des champs prédéfinis uniques qui peuvent être adaptés à toute tâche.

La dernière mise à jour des éditeurs a apporté de nouveaux champs prêts à l’emploi pour créer des formulaires plus rapidement et demander les données correspondantes à vos homologues :

• Date et heure avec plusieurs options d’affichage ;
• Code postal ;
• Carte de crédit.

Les paramètres étendus des champs disponibles dans les formulaires ONLYOFFICE vous permettent d’ajuster les propriétés des champs pour construire le formulaire exactement comme vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez ajouter des conseils et des caractères de remplacement, autoriser la saisie multiligne, spécifier une limite de caractères, utiliser des balises pour simplifier la création du formulaire en mode automatique, etc.

Avec la version 7.2, nous avons ajouté la possibilité d’autoriser l’utilisation de symboles spécifiques et de définir le format nécessaire : Aucun, Chiffres, Lettres, Masque arbitraire et Expression régulière.

Collaboration

Ce qui est vraiment bien, c’est que vous pouvez créer des formulaires avec vos collègues. Par exemple, vous devez rédiger un contrat de vente et vous avez besoin de l’aide de vos collègues de différents départements. C’est exactement le cas. Vous pouvez créer un tel formulaire tous ensemble en temps réel ou passer en mode Strict et travailler sur votre partie sans montrer vos modifications aux autres co-auteurs après les avoir enregistrées.

En outre, vous pouvez laisser des commentaires et des mentions, revoir et suivre les modifications, ainsi que communiquer directement dans le document pour discuter du processus de création. Il suffit d’utiliser un chat intégré ou des modules complémentaires – Telegram pour le chat, Jitsi et Rainbow pour les appels audio/vidéo.

Rôles des destinataires pour le remplissage des champs

À partir de la version 7.3, vous pouvez créer et gérer différents rôles de destinataires pour le remplissage des champs.

Par exemple, vous pouvez créer des rôles de conseiller juridique, de vendeur et d’acheteur dans un contrat de vente et définir sa propre couleur pour chaque rôle.

Ensuite, vous attribuez les rôles créés à chaque champ pour indiquer lequel d’entre eux doit être rempli par chaque participant.

Ainsi, les utilisateurs pourront identifier visuellement les champs qu’ils doivent remplir en fonction des couleurs des rôles.

Dans les futures mises à jour, nous allons étendre cette fonctionnalité en ajoutant la possibilité de définir des rôles de destinataires avec des restrictions ainsi que des signatures électroniques. Cela signifie que, par exemple, seuls les utilisateurs ayant le rôle correspondant pourront remplir les informations requises dans votre accord commercial, tandis que les autres participants ne seront pas autorisés à interagir avec les champs, mais seulement à signer ou approuver le document.

Remplissage et PDFs

Lorsque votre formulaire est prêt, vous pouvez le partager avec d’autres utilisateurs en choisissant l’option de partage correspondante dans le menu fichier. Les utilisateurs disposant de l’autorisation nécessaire peuvent remplir le formulaire partagé en ligne, localement ou sur leurs appareils mobiles.

En outre, vous pouvez exporter votre formulaire au format PDF pour le remplir à l’aide de n’importe quel éditeur de PDF disponible.

Bibliothèque de formulaires gratuits

Pour vous donner une sorte de point d’entrée et vous faire gagner du temps, nous avons créé une bibliothèque de formulaires avec des modèles prêts à l’emploi. Au moment de la première version, la bibliothèque ne contenait que quelques dizaines de documents en anglais.

Au cours de l’année dernière, nous avons étendu notre bibliothèque et divisé les fichiers en catégories pour une navigation plus aisée (telles que Entreprises, Santé, RH, Bureau, Ventes, et autres). Pour l’instant, il y a plus de 1000 modèles disponibles en 7 langues différentes, dont l’anglais, l’allemand, le français, l’espagnol, l’italien, le chinois et le japonais.

Vous n’avez pas besoin de vous enregistrer ou d’installer un logiciel supplémentaire. Il vous suffit de prendre les formulaires fournis, de les remplir en ligne ou de les télécharger dans le format souhaité.

EXPLORER LA BIBLIOTHÈQUE

De plus, nous avons intégré la galerie OFORMs dans ONLYOFFICE Personal, une suite bureautique en ligne gratuite pour les utilisateurs individuels.

Formulaires dans les intégrations

Les formulaires ONLYOFFICE sont devenus disponibles pour les instances intégrées directement après la première version : Nextcloud, ownCloud, Alfresco, Confluence, Jira, Liferay, Redmine, Plone, HumHub, Chamilo et Nuxeo.

Au cours de l’année, nous avons également ajouté la fonctionnalité de création et de remplissage de formulaires à notre plugin Moodle officiel. En savoir plus