Comment l’Université de Nantes a déployé sa bureautique collaborative à base de Nextcloud et ONLYOFFICE

L’Université de Nantes a transformé un service de partage de fichiers en un environnement numérique de travail complet basé sur les solutions libres Nextcloud et ONLYOFFICE. Dans ce billet de blog, nous étudierons les enjeux techniques qui ont mené à concevoir cette solution, sa mise en place et l’expérience réussie de son utilisation.

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A propos de l’Université de Nantes

L’Université de Nantes a été créée sous sa forme actuelle en 1961 pour porter la formation et la recherche au plus haut niveau. Son offre de formation couvre tous les domaines de la connaissance : lettres, langues, arts, sciences humaines et sociales, sciences et techniques, technologie, santé, économie et gestion, droit, droit public et administration publique locale.
 
L’Université de Nantes porte la pluridisciplinarité dans ses gènes. 37 000 étudiants s’y côtoient au sein de 20 composantes, 164 diplômes d’État y sont représentées, 44 laboratoires travaillent sur tous les champs du savoir.
 
En 2015, elle intègre le classement du Times Higher Education des universités les plus réputées et prestigieuses dans le monde.

Buts à atteindre

La nécessité de déployer un service de partage documentaire et de bureautique collaborative en ligne au sein de l’université s’est imposée en 2015.
 
Au début, le projet se focalisait sur le partage entre les étudiants, 3900 enseignants et personnels administratifs, et les utilisateurs extérieurs. Toutefois, lors de la phase de test, il s’est avéré que le service de partage ne suffisait pas à lui seul. Pour répondre aussi à d’autres besoins, les axes de travail suivants ont été définis :
 

  • Centraliser le stockage de données afin de faciliter les échanges ;
  • Simplifier l’organisation et le cycle de vie des données d’établissement ;
  • Faciliter la mobilité du personnel et des étudiants ;
  • Simplifier les échanges et la collaboration entre les étudiants et le corps enseignant ;
  • Garantir la confidentialité de l’information et sa conformité légale.

Quant à ce dernier point, le Cloud Act, le Patriot Act, la directive conjointe des ministères de la Culture et de l’Intérieur d’Avril 2016, et par la suite le RGPD, restreignaient l’exportation de données numériques, et donc le recours aux services d’hébergement de sociétés américaines. Les solutions classiques telles que Google (G Suite) ou Microsoft (Office365) n’étaient pas satisfaisantes de ces points de vue à l’époque.
 
En fonction de tous ces critères, la Direction des Systèmes d’Information et du Numérique (DSIN) de l’Université de Nantes a décidé de déployer son propre service entièrement géré en interne.

UNCloud : le service cloud basé sur Nextcloud et ONLYOFFICE

Plusieurs offres, tant pour le partage de fichiers que pour la bureautique ont été étudiées.
 
Renater Partage, à base de Zimbra, et des services de partage open source Seafile et Pydio ont été mis de côté pour les raisons liées à l’ergonomie, le manque des fonctionnalités, la prise en main difficile. ownCloud a été exclu à cause de la version communautaire limitée. Tandis que la plateforme open source Nextcloud offrait l’éventail des fonctionnalités sans surcoût, l’interface familière, la fédération entre les instances, les mesures de sécurité avancées.
 
Pour la suite bureautique qui était censée compléter l’écosystème de Nextcloud par ses outils d’édition et co-édition, deux options ont été considérées : ONLYOFFICE et Collabora Office. Matthieu Le Corre, responsable technique du pôle enseignement en sciences de l’Université de Nantes et le chef de projet, explique :

L’autre choix important c’était le choix de la suite collaborative. L’idée de ONLYOFFICE c’est d’avoir le fable charge côté serveur. C’est une application HTML5, JavaScript qui tourne uniquement dans le navigateur. Collabora Office génère les documents côté serveur et le client n’est utilisé que pour l’affichage du rendu final. Les serveurs s’en trouvent fortement sollicités et nécessitent plus de ressources. Son interface utilisateur a également été jugée un peu moins accueillante que celle de ONLYOFFICE.

Parmi les atouts de la suite en ligne ONLYOFFICE, Monsieur Le Corre cite :
 

  • le standard OOXML utilisé comme format natif qui assure une haute compatibilité avec les formats de la suite MS Office ;
  • 1000 connexions simultanées par serveur ;
  • la tarification à l’utilisateur concurrent ;
  • la collection de modules complémentaires qui servent à étendre les fonctionnalités des éditeurs.

ONLYOFFICE et la plateforme UNCloud sont reliés à l’aide de l’application ONLYOFFICE pour Nextcloud.
 
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Retour d’expérience

Après un phase de tests, le projet UNCloud (cloud de l’Université de Nantes) a été déployé en 2018 pour l’ensemble des étudiants, le corps enseignant et les employés administratifs.
 
Pour aider les étudiants et les effectifs de l’université à migrer facilement vers la bureautique collaborative en ligne, le système du parrainage a été mis en place. En outre, les utilisateurs ont à leur disposition la documentation sur ONLYOFFICE.
 
L’édition collaborative à ONLYOFFICE demeure une des fonctionnalités les plus sollicitées. Voici le top 3 des cas d’usage :
 

  • Renseignement d’un document envoyé par mail : il est fréquent qu’un collaborateur envoie un document par mail et demande à chaque destinataire de le renseigner. Avec ONLYOFFICE, il suffit de partager le document avec les membres de son équipe et le modifier en ligne de manière collaborative.
  • Prise de notes en réunion : avec ONLYOFFICE, avant la réunion, l’organisateur partage un document et tous les participants peuvent prendre des notes.
  • Travail pédagogique à plusieurs : lors d’un projet en binôme (ou plus), il n’est plus nécessaire que chacun travaille sur sa version du document. Avec ONLYOFFICE, tout le monde peut éditer le même document en même temps.
  • Le déploiement du service UNCloud à l’Université de Nantes a fait l’objet de l’intervention de Matthieu Le Corre et Arnaud Abélard dans le cadre des JRES 2019. Voir la vidéo complète >>
     
    Les développements en cours sur UNCloud se focalisent sur l’idée de rassembler d’avantage de services web universitaires autour d’un portail unique. Il est par exemple envisagé d’intégrer le module de visio, la gestion de contact, l’agenda, le mail.

    Guide des solutions

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