Comment collaborer sur des documents en ligne avec ONLYOFFICE

Bonjour !

Aujourd’hui, nous continuons notre série d’articles sur le travail avec des documents, en vous guidant à travers des fonctionnalités de collaboration de la suite bureautique en ligne. Lisez cet article pour voir s’il y a quelque chose que vous avez manquée.

Nous essayons toujours de rendre votre travail plus facile, plus rapide et plus complet. Suite à notre article précédent sur Medium sur quelques astuces de la suite ONLYOFFICE, nous allons maintenant mettre en lumière les capacités collaboratives de ONLYOFFICE qui peuvent être utiles dans votre routine quotidienne. Commençons !

La coédition dans ONLYOFFICE se fait en temps réel. Vous pouvez voir immédiatement ce que les autres saisissent dès qu’ils ajoutent de nouveaux éléments au texte. A moins qu’ils ne passent en mode de coédition Stricte qui permet d’éditer la partie sélectionnée du document en privé tendis que les autres passent à une autre partie du texte pour éviter les distractions. Le mode Rapide est défini par défaut mais vous pouvez passer en mode privé à tout moment dans le menu Paramètres avancés ou dans l’onglet Collaboration.

Pour faciliter la collaboration, nous avons ajouté Commentaires et Chat.

Les commentaires sont un outil simple à utiliser pour faire des suggestions et poser des questions. Lorsque le problème est résolu, le commentaire peut être masqué en le marquant comme terminé (vous pouvez toujours afficher tous les commentaires dans la section Commentaires de la barre latérale de gauche).

Le chat intégré, également situé sur la gauche, est un outil parfait pour discuter de l’édition en ligne avec les utilisateurs qui ont accès au document.

Le mode Suivi des modifications permet de marquer vos entrées dans le texte afin que les autres puissent les consulter, puis les accepter ou les rejeter. Cet outil est essentiel lorsque, par exemple, vous modifiez un accord ou un document de groupe, afin que les autres puissent voir ce qui a été modifié et par qui.

Les fonctionnalités du mode se trouvent dans l’onglet Collaboration :

• Suivi des modifications pour activer et désactiver le mode.
• Mode d’affichage pour voir le document avec les modifications en attente ( Balisage ), tous les changements acceptés ( Final ) ou tous les changements rejetés ( Original ).
• Précédent et Suivant pour naviguer entre les changements d’utilisateur.
• Accepter et Rejeter pour exécuter les commandes correspondantes.

Si vous avez accepté ou refusé certaines modifications par accident, vous pouvez restaurer le contenu depuis l’historique des versions qui donne un aperçu des changements apportés par chaque utilisateur au document organisés en versions de document.

Vous pouvez ouvrir la fenêtre Paramètres de partage pour gérer les droits d’accès au document à partir d’un dossier du module Documents ou directement à partir de l’éditeur. Ici, vous pouvez définir un accès individuel pour chaque personne / groupe ou de groupe (en sélectionnant d’abord le type de droits d’accès), et partager le document avec ou sans notification. Les types de droits d’accès disponibles dans ONLYOFFICE sont les suivants : lecture seule, révision, accès complet.

Les documents peuvent également être partagés via un lien externe ou intégrés dans un site en utilisant les fonctionnalités de la fenêtre Paramètres de partage.

Une autre façon de partager un document directement à la ressource est d’utiliser le module complémentaire WordPress disponible depuis la version 9.6 (works only with resources built on WordPress).

Le document peut également être bloqué par d’autres utilisateurs en utilisant la fonction Bloquer dans le menu Action. Cela empêche toute modification du document par d’autres, quel que soit le type de droits d’accès dont ils disposent. Le blocage peut être annulé en cliquant sur Débloquer.

Actuellement les applications gratuites pour Android et iOS -ONLYOFFICE Documents prennent en charge l’édition collaborative en temps réel. Les commentaires et les modes de co-édition seront bientôt disponibles pour rendre le travail mobile plus complet.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à utiliser la section des commentaires ci-dessous. Pour le support technique, visitez notre forum des développeurs.

Utilisez-vous les fonctions de collaboration de ONLYOFFICE ? Laissez-nous un avis sur Capterra ou G2 Crowd.