Impulsa la colaboración con la nueva app ONLYOFFICE DocSpace para monday.com

¿Buscas una forma eficiente de gestionar y colaborar en documentos dentro de tu espacio de trabajo en monday? La app ONLYOFFICE DocSpace está aquí para mejorar la productividad de tu equipo al cerrar la brecha entre la gestión de tareas y la colaboración en documentos. Esta potente integración te permite conectar sin esfuerzo tus tableros de monday a ONLYOFFICE DocSpace, creando una plataforma unificada para gestionar archivos de oficina. Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre esta nueva app.

Características clave y beneficios

• Integración fluida de documentos. Vincula archivos de oficina desde tus tableros de monday.com directamente a las salas de ONLYOFFICE DocSpace para una gestión de documentos eficiente.
• Colaboración mejorada. Permite que tu equipo edite, vea y colabore en archivos en tiempo real, todo dentro de una interfaz intuitiva.
• Acceso basado en roles. Controla quién puede acceder y modificar los archivos asignando roles como Creador de contenido o Lector, según las necesidades del equipo.
• Disponibilidad flexible. Elige si deseas activar la app en todos tus espacios de trabajo de monday.com o solo en algunos específicos.
• Configuración simplificada. Los administradores de monday.com pueden disfrutar de una configuración rápida con instrucciones para conectar fácilmente a ONLYOFFICE DocSpace.
• Privacidad de documentos. Invita a miembros específicos o comparte archivos mediante enlaces externos seguros. Las salas públicas de DocSpace ofrecen acceso sin comprometer el control.

Consulta este video breve sobre la integración de monday.com y ONLYOFFICE para obtener una vista general rápida:

Equipos y escenarios: ¿para quién es?

A continuación, se presentan varios escenarios del mundo real donde equipos de diversas industrias pueden usar la app ONLYOFFICE DocSpace para monday.com para optimizar flujos de trabajo, mejorar la colaboración y aumentar la productividad:

• Gestión de proyectos para equipos remotos. Al integrar ONLYOFFICE DocSpace con los tableros de monday.com, los equipos remotos pueden eliminar la confusión causada por archivos dispersos. Cada proyecto en monday.com puede vincularse a una Sala Pública en DocSpace, lo que facilita a los trabajadores remotos encontrar, actualizar y colaborar en planes y reportes del proyecto.
• Colaboración en campañas de marketing. Con ONLYOFFICE DocSpace integrado en monday.com, los equipos de marketing pueden conectar tableros de campaña directamente a un espacio colaborativo para la gestión de documentos. Al crear una nueva campaña en monday, el líder del equipo puede crear una sala compartida en DocSpace para almacenar archivos del proyecto como bocetos publicitarios, borradores de blogs o acuerdos con influencers. La comunicación y edición se realizan directamente en este entorno compartido, reduciendo los correos innecesarios y asegurando que todos estén alineados.
• Comunicación interna para equipos de RR. HH. Los equipos de recursos humanos pueden aprovechar ONLYOFFICE DocSpace vinculado a sus tableros de onboarding o gestión del desempeño en monday.com. Pueden crear Salas Públicas para materiales de bienvenida como manuales de capacitación y políticas de la empresa, facilitando el acceso a recursos clave para los nuevos empleados.
• Desarrollo de productos para equipos de software. Al integrar ONLYOFFICE DocSpace con monday, los equipos de desarrollo pueden conectar sus tableros de sprint o funcionalidades directamente a salas donde se gestiona la documentación técnica. Notas de lanzamiento, planes de prueba y documentación de las APIs pueden almacenarse en estas salas para que los desarrolladores e ingenieros de QA accedan y colaboren.
• Gestión de colaboración con clientes para agencias. Con ONLYOFFICE DocSpace para monday.com, las agencias pueden crear Salas Públicas separadas para cada proyecto de cliente. Estas salas se vinculan al tablero correspondiente en monday, donde se suben contratos, recursos creativos y documentos de retroalimentación para colaborar. Se puede otorgar acceso controlado a los clientes para que brinden su opinión sin comprometer otros archivos sensibles.

Cómo instalar la app

Para empezar a usar ONLYOFFICE DocSpace con monday.com, sigue estos simples pasos.

1. Inicia sesión en tu cuenta de monday.com como administrador y dirígete al Marketplace de monday.com.
2. Decide si deseas instalar la app en todos los espacios de trabajo de monday o solo en algunos específicos. Puedes modificar esta preferencia más adelante desde la sección Administrar aplicaciones.
3. Haz clic en el botón Instalar para agregar la app ONLYOFFICE DocSpace a tu cuenta de monday.

INSTALAR LA APP

Nota: Solo los administradores tienen permiso para desinstalar la app si es necesario.

Cómo configurar la app

Una vez instalada la app, sigue estos pasos para configurarla y empezar a trabajar sin complicaciones.

1. Ve al espacio de trabajo de monday donde instalaste la app y abre uno de tus tableros.
2. Haz clic en el ícono de suma (+) y selecciona Apps en el menú. Busca ONLYOFFICE DocSpace y agrégala a tu tablero.
3. Dirígete a la nueva pestaña de la app ONLYOFFICE DocSpace que se creó. Tendrás que iniciar sesión introduciendo tus credenciales de DocSpace (URL, correo electrónico y contraseña). ¿Aún no tienes una cuenta de DocSpace? Puedes registrarte de forma gratuita aquí.
4. Accede a tu cuenta de ONLYOFFICE DocSpace → Herramientas de desarrollo → JavaScript SDK, y añade la URL de tu tablero de monday.com junto con la dirección de tu DocSpace.

Una vez que inicies sesión, recibirás una notificación: “¡Bienvenido al tablero de DocSpace!” confirmando que la integración se ha realizado correctamente.

Importante: Los usuarios regulares de monday.com solo podrán usar la app una vez que haya sido totalmente configurada por un administrador.

Cómo usar la app

La colaboración en ONLYOFFICE DocSpace comienza con la creación de una sala, donde tu equipo puede almacenar y trabajar en archivos de forma colaborativa. Así es como funciona.

Después de configurar la app, el administrador de monday.com puede hacer clic en el botón Crear sala en la pestaña DocSpace.

Se creará automáticamente una sala pública en ONLYOFFICE DocSpace. Se asignarán dos etiquetas predeterminadas: integración de monday y ID único del tablero.

Dentro de esta sala, los miembros del equipo pueden almacenar, editar y colaborar en documentos de oficina, incluyendo documentos de texto, presentaciones, archivos PDF y hojas de cálculo.

¿Deseas eliminar o archivar una sala vinculada a un tablero de monday.com? Es fácil desconectarla: simplemente haz clic en Desvincular en la pestaña de la app. Luego podrás crear una nueva sala si lo necesitas.

Comprendiendo los permisos de acceso

• Los usuarios de monday con el rol de Miembro del equipo se agregan automáticamente a la sala de DocSpace con el rol de Creador de contenido, lo que les otorga acceso total para ver, editar, crear y subir archivos.
• Los usuarios con rol de Lector o Invitado en monday no se agregan automáticamente a la sala. Sin embargo, pueden ver archivos a través de un enlace público externo.
• Incluso si el tablero se comparte con un grupo amplio (por ejemplo, “Todos en el Proyecto X”), esos usuarios no serán invitados automáticamente a la sala, aunque podrán ver los archivos si se les proporciona el enlace público.
• ¿Tienes una cuenta en ONLYOFFICE DocSpace pero eres lector/invitado en monday? Haz clic en el ícono de engranaje en la pestaña de la app para acceder a la Configuración de la app y loguearte con tus credenciales de DocSpace, incluso si no eres administrador en monday.

Preguntas frecuentes (FAQ)

Here are the answers to the most popular questions about the ONLYOFFICE & monday.com integration.

Pregunta: ¿La app ONLYOFFICE DocSpace para monday.com es gratuita?

Respuesta: Sí, la app es completamente gratuita. Puedes instalarla desde el Marketplace de monday.

Pregunta: ¿Necesito una cuenta en ONLYOFFICE DocSpace para usar la app?

Respuesta: Sí, necesitas una cuenta. Puedes usar una cuenta existente o registrarte de forma gratuita.

Pregunta: ¿Puedo limitar el uso de la app a ciertos espacios de trabajo en monday.com?

Respuesta: Sí. Durante la instalación puedes decidir si activar la app en todos los espacios de trabajo o solo en algunos. Esta configuración se puede cambiar en cualquier momento.

Pregunta: ¿Por qué otros usuarios no pueden acceder a la app después de instalarla?

Respuesta: Porque los usuarios regulares de monday solo pueden acceder a la app una vez que un administrador la haya configurado completamente, incluyendo el inicio de sesión y el registro de direcciones necesarias.

Pregunta: ¿Qué pasa si desinstalo la app?

Respuesta: Al desinstalar la app se eliminará su funcionalidad de los tableros de monday.com, pero los documentos y salas en ONLYOFFICE DocSpace no se perderán. Permanecerán intactos.