Como os formulários do ONLYOFFICE mudaram ao longo do ano: campos e configurações, funções de destinatário, biblioteca gratuita

Em janeiro de 2022, lançamos os novos formulários do ONLYOFFICE (OFORMs). Curioso para ver como os aprimoramos ainda mais? Leia esta postagem no blog.

Breve introdução

A primeira versão de formulários do ONLYOFFICE foi lançado em 18 de janeiro de 2022 como parte da atualização da versão 7.0.

Com os formulários do ONLYOFFICE, você pode automatizar seu fluxo de trabalho de documentos eletrônicos criando vários tipos de documentos modelo, como acordos legais, contratos, relatórios, formulários de admissão, questionários, etc.

É possível colaborar em formulários em tempo real, compartilhar os prontos e preencher los digitalmente.

OFORM & DOCXF

Como os formatos padrão não eram suficientes para dar vida a todas as nossas ideias, apresentamos os nossos.

DOCXF é um formato desenvolvido por nossa equipe para criação de templates de formulários. É uma extensão de arquivo baseada em DOCX que permite criar formulários do zero ou usando um arquivo DOCX existente.

OFORM é nosso formato nativo para formulários online prontos para preenchimento. É uma extensão OOXML que agora é usada em todas as soluções do ONLYOFFICE, incluindo web, desktop e mobile.

Saiba mais

Campos e configurações

Inicialmente, introduzimos os seguintes campos básicos para a criação do formulário: campo de texto, caixa de combinação, lista suspensa, caixa de seleção, botão de opção e imagem.

Na versão 7.2, adicionamos endereço de e-mail, número de telefone e campo complexo. O último permite combinar vários campos básicos para criar um personalizado e criar predefinições de campo exclusivas que podem ser adaptadas para qualquer tarefa. o

A último update dos editores também trouxe novos campos prontos para uso para criar formulários mais rapidamente e solicitar dados correspondentes de seus colegas:

• Data e hora com várias opções de exibição,
• CEP,
• Cartão de Crédito.

As configurações de campo estendidas disponíveis nos formulários do ONLYOFFICE permitem ajustar as propriedades do campo para criar o formulário exatamente como você precisa. Por exemplo, você pode adicionar dicas e espaços reservados, permitir a entrada de várias linhas, especificar o limite de caracteres, usar tags para simplificar a criação de formulários no modo automático, etc.

Em version 7.2, adicionamos a capacidade de permitir o uso de quaisquer símbolos específicos e definir o formato necessário: Nenhum, Dígitos, Letras, Máscara Arbitrária e Expressão Regular.

Colaboração

O que é realmente ótimo é que você pode criar formulários junto com seus colegas de equipe. Por exemplo, você precisa redigir um contrato de vendas e precisa de ajuda para formar seus colegas de diferentes departamentos. É exatamente o caso. Você pode criar um formulário desse tipo em tempo real ou alternar para o modo Strict e trabalhar de sua parte em particular, mostrando suas alterações para outros coautores apenas após salvar.

Você também pode deixar comentários e menções, revisar e acompanhar as alterações, bem como comunicar diretamente no documento para discutir o processo de criação. Basta usar um bate-papo ou plug-ins integrados – Telegram para bate-papo, Jitsi e Rainbow para fazer chamadas de áudio/vídeo.

Funções de destinatário para preenchimento de campo

Começando com a versão 7.3, você pode criar e gerenciar várias funções de destinatário para preenchimento de campos.

Por exemplo, você pode criar funções de consultor jurídico, vendedor e comprador em um contrato de venda e definir sua própria cor para cada função.

Em seguida, você atribui as funções criadas a cada campo para indicar qual delas deve ser preenchida por cada participante.

Dessa forma, os usuários poderão identificar visualmente quais campos devem preencher, dependendo das cores correspondentes à função.

Nas atualizações futuras, vamos estender essa funcionalidade adicionando a capacidade de definir funções de destinatário com restrições, bem como assinaturas eletrônicas. Isso significa que, por exemplo, apenas usuários com a função correspondente poderão preencher as informações necessárias em seu contrato comercial, enquanto outros participantes não poderão interagir com os campos, mas apenas assinar ou aprovar o documento.

Preenchimento e PDFs

Quando seu formulário estiver pronto, você poderá compartilhá-lo com outros usuários escolhendo a opção de compartilhamento correspondente no menu arquivo.

Os usuários com a permissão concedida podem preencher o formulário compartilhado on-line, localmente ou em seus dispositivos móveis.

Além disso, você pode exportar seu formulário para PDF para preenchê-lo usando qualquer editor de PDF disponível.

Biblioteca de formulários grátis

Para dar a você algo como um ponto de entrada e economizar seu tempo, criamos uma biblioteca de formulários com modelos prontos para uso. No momento do primeiro lançamento, a biblioteca continha apenas algumas dezenas de documentos em inglês. No último ano, ampliamos nossa biblioteca e dividimos os arquivos em categorias para uma navegação mais conveniente (como Negócios, Saúde, RH, Escritório, Vendas e outros).

Por enquanto, existem mais de 1.000 modelos disponíveis em 7 idiomas diferentes, incluindo inglês, alemão, francês, espanhol, italiano, chinês e japonês.

Você não precisa se registrar ou instalar nenhum software adicional – basta pegar os formulários fornecidos, preenchê-los online ou fazer o download no formato desejado.

EXPLORE A BIBLIOTECA DE FORMULÁRIOS

Além disso, nós integramos a galeria OFORMs em ONLYOFFICE Personal, um pacote de escritório on-line gratuito para usuários individuais.

Formulários em integrações

Os formulários do ONLYOFFICE ficaram disponíveis para instâncias integradas diretamente após o primeiro lançamento: Nextcloud, ownCloud, Alfresco, Confluence, Jira, Liferay, Redmine, Plone, HumHub, Chamilo e Nuxeo.

Ao longo do ano, também adicionamos a funcionalidade de criação e preenchimento de formulários ao nosso plug-in oficial do Moodle. Saiba mais