PDFファイルとは？
PDFは、これまでで最も使用されているファイル形式の1つで、文書の内容をそのままに共有したりアクセスしたりできるようにするために作成されました。この記事では、PDFファイルを開き、作成し、編集し、変換する方法についてご紹介します。
PDFはどのようにして作られたのか？
PDFとはPortable Document Format（ポータブル・ドキュメント・フォーマット）の略です。1990年代にAdobeが開発したファイルフォーマットで、テキストフォーマットや画像を含む文書を、アプリケーションソフトウェア、ハードウェア、オペレーティングシステムに依存しない方法で表示するためのものです。
PDFのアイデアは、元の文書の書式やレイアウトを失うことなく、異なるコンピュータシステム間で文書を共有する必要性から生まれました。PDFが登場する以前は、異なるシステム間で文書を共有すると、システムによって使用するフォントや書式が異なるため、書式に問題が生じることがよくありました。Adobeは、普遍的なフォーマットを作成することによって、この問題を解決するためにPDFを開発しました。
フォーマットのメリットとデメリット
他のファイル形式よりもPDFが好まれる理由はいくつかあります：
- 普遍的な互換性：PDFは、ソフトウェアやハードウェアに関係なく、任意のシステム上で開いて表示することができます。そのため、異なるシステム間で文書を共有するのに理想的なフォーマットです。
- フォーマットの保持：PDFでは、フォント、画像、色など、元の文書の書式やレイアウトが保持されます。このため、文書はどのシステム上でも同じように表示されます。
- セキュリティ：PDFは暗号化やパスワードで保護できるため、機密文書を共有するための安全なフォーマットです。
- インタラクティブな要素：PDFには、ハイパーリンク、ボタン、フォームなどのインタラクティブな要素を含めることができるため、さまざまな文書に対応できる汎用性の高いフォーマットです。
- 印刷可能：PDFは簡単に印刷できるため、印刷が必要な文書に便利なフォーマットです。
- デジタル署名：PDFはデジタル署名が可能なため、文書に電子的に署名するための安全なフォーマットです。
ただし、このフォーマットのデメリットも考慮する必要があります：
文書をPDFからMS Wordやプレーンテキストなどの他のフォーマットに変換すると、フォーマット上の問題が発生する可能性があります。複雑なレイアウト、フォント、画像は正確に変換されない可能性があり、手作業による調整が必要となり、貴重な時間を消費します。
PDFの編集は、元のレイアウトや書式を維持することに重点を置いているため、困難が伴います。この保存のために、特別なソフトウェアなしでは迅速な修正が難しく、その結果、ストレスが溜まり、事前に編集可能なフォーマットに変換する必要があります。
異なるバージョンのソフトウェアがPDF文書と相互作用する場合、互換性の問題が発生することがあります。最新のPDF機能は、古いリーダーではサポートされていない場合があり、レンダリングの問題につながる可能性があります。
PDFから表やフォームなどのデータを抽出するのは、必ずしも簡単ではありません。この制限により、高度な目的での利用が制限され、多くの場合、手動でのデータ入力や、自動処理のための追加ソフトウェアツールが必要になります。
PDFを開くには？
PDFファイルを開くのはとても簡単です。すでにPCにドキュメントをダウンロードしている場合は、適切なプログラムで開くか、ウェブページに表示するかを決めることができますが、最近ではほとんどのブラウザがファイルを新しいウィンドウで開くので、PDFビューアをインストールする必要はありません。つまり、ウェブ上で見つけたPDFファイルを見る必要がある場合、それを見るために必ずしもパソコンにダウンロードする必要はなく、時間とスペースの節約になります。
お使いのパソコンがすでに古くなっている場合は、PDFリーダーを取得することを検討することがあります。PDFファイルの作成者であるAdobe社は、このフォーマットで素晴らしく機能するネイティブ・ソフトウェアAcrobat Readerを提供していますが、その追加オプションはほとんど有料です。
他の選択肢は千差万別で、最も使われているのはSumatraPDF、LightPDF、Nuance PDF readerです。
ONLYOFFICEは、オンラインでもオフラインでもファイルを開いて読むことができる無料のPDFエディタを提供しています。お使いのPCにエディタをダウンロードするか、ONLYOFFICE DocSpaceでオンラインで作業することができます。
PDFを編集するには？
先に述べたように、PDFは主に読んだり共有したりするためのものですが、時にはフォームに記入したり、文書に署名したり、テキストの一部に下線を引いたりするためにファイルを編集する必要があるかもしれません。そのような場合に役立つソリューションがいくつかあります。
ここでもAdobeのAcrobatがすべてのタスクを実行できますが、追加機能を購入するとなると、このプログラムはかなり高価です。
Canvaは、Sejda PDFエディタやPDFgearと同様に、別の人気のあるウェブサイトです。
ONLYOFFICE PDFエディタは、ハイライト、下線、テキストを消す、コメントを残す、PDF上に直接描画することができる有効な代替手段です。このエディタでは、PDFフォームに入力することも可能です。
ゼロからの作成
PDFの作成は簡単で、エディタや使用しているデバイスによって様々な方法があります。
ONLYOFFICEドキュメントエディタを使った例を見てみましょう。
最も簡単な方法は、「ファイル」->「名前を付けて保存」->「PDF」タブをクリックして、ドキュメントをPDFとして保存することです。
2つ目の方法は、エディタで作業するときだけでなく、インターネットから文書をダウンロードしたいときにも便利です。
「ファイル」タブで「印刷」をクリックし、「PDFに印刷」をクリックします。ブラウザの場合は、プリンタアイコンをクリックし、「保存先」→「PDFとして保存」をクリックします。
PDFで記入可能なフォームを使用するには？
PDFフォームを作成し、人々が様々な目的のために情報を記入できるようにしたいと思うかもしれません。ONLYOFFICE DocsはPDFフォームジェネレータを提供しており、簡単かつ迅速にフォームを作成することができます。方法を見てみましょう。
エディタで、「新規PDFフォームの作成」を選択します。
ドキュメントを開いたら、ドキュメントのテキストレイアウトを作成し、ツールバーのフォームタブにある記入可能なフォームを追加します。
フィールドを追加すると、右サイドバーにフィールドのプロパティが表示されます。ここで、フィールドに入力できるテキストの種類（または数字のみ）を決定するパラメーターを調整することができます。
ドキュメントの準備ができたら、PDFとして保存します。ツールバーにこのオプションがあり、プロセスが簡単になります。
ONLYOFFICEの最新バージョンについてのビデオをご覧ください。
PDFファイルを変換するには？
ONLYOFFICE エディタの例で見てきたように、テキスト文書からPDFファイルを作成するのはとても簡単です。しかし、その逆、つまりPDFをDOCXテキスト文書に変換することは、PDFにはそのままでは残らない要素が含まれているため、すぐにはできません。
リスクなく、書式を保持したままPDFをDOCXに変換できる特別なツールがあります。その中には、ネイティブのAdobe Acrobat、PDFelement、Xodoなどがあります。
すでに述べたPDFエディタに加え、ONLYOFFICEにはDOCXドキュメントをPDFに、またはその逆に変換できる完全無料のオンライン変換ツールがあります。
PDFをパスワードで保護するには？
冒頭で述べたように、PDFファイルは暗号化され、セキュリティを強化するためにパスワードで保護することができ、機密情報を共有する必要があり、それが間違った手に落ちることを望まない人々のために非常に便利な（そして必要な）機能です。パスワードが設定されると、あなたとあなたのファイルを受け取る人の両方が、このコードを入力することによってのみドキュメントを開くことができます。
ONLYOFFICEデスクトップエディタを使ってPDFをパスワードで保護する方法を見てみましょう。
まず、保護したいファイルを開いてください。
次に「ファイル」→「保護」→「パスワードの追加」をクリックします。
必要なパスワードを入力し、下のフィールドにもう一度入力し、「OK」をクリックします。
パスワードを設定しました。次にファイルを開くとき、コードの入力を求められます。必要であれば、「ファイル」->「保護」->「パスワードの変更/削除」で変更または削除できますが、最初に古いパスワードを入力する必要があります。パスワードを忘れると、ファイルにアクセスできなくなります。
PDFフォーマットについて、それが何であるか、いつ、なぜそれを使うのか、そしてどのように作成するのか、お分かりいただけたと思います。このフォーマットで作業する必要がある場合、ONLYOFFICEエディタが提供するツールを今すぐ使用することができます。
