記入可能なフォームの作成方法
今日は、ONLYOFFICEフォームとは何か、そして標準的な記入可能フォームの作り方を、売買契約書を例にご紹介します。
ONLYOFFICEフォームとは？
ONLYOFFICEフォームは電子文書を簡単に扱えるようにデザインされています。オンラインまたはローカルで、記入欄のある文書を作成、編集、共同編集し、他の人に送って記入してもらうことができます。書類の印刷、保管、配布にかかるコストを削減し、処理時間を短縮し、反復的なデータ入力やそれに伴うエラーを避けることができます。
以下は、記入可能なフォームの例とその使用例です：
- 営業：注文書、販売契約書
- 人事：タイムシート、雇用契約書、職務提案書テンプレート、休暇申請書
- 経理：支出依頼書、経費精算書、経費報告書
- 法律文書：金銭消費貸借契約書、秘密保持契約書、遺言書
- その他：報告書、入学願書、アンケート
ONLYOFFICEフォームの特徴をビデオでご覧ください：
それでは、さまざまなタイプの入力可能フィールドを使用して、販売契約フォームを作成する方法を見てみましょう。
１．フォームテンプレートの作成
まず、.docxf形式のフォームテンプレートを作成する必要があります。それには2つの方法があります：
- 白紙から
- 既存の.docx文書から
ここでは、以前使用されていたフィールドのない.docx形式の販売契約書を使用します。
「アクション」ボタン→「フォームテンプレート」→「テキストファイルから」をクリックします。必要なドキュメントを選択します。
.docx文書は.docxf形式に変換されます。フォーマットの仕様については、ホワイトペーパーをご覧ください。
２．フォームフィールドの追加
フォームの内容が準備できたら、入力するフィールドを追加します。これらは「フォーム」タブで利用できます。
*「フォーム」タブは、フォームテンプレートを作成するか、docxf形式のテンプレートを開いたときのみ利用可能です。
テキスト行
まず、簡単なテキスト行を追加します。買主と売主のフルネームや住所など、少量の情報に使用します。
「フォーム」タブ -> 「テキストフィールド」に移動します。
デフォルトでは、標準サイズの入力エリアに任意の文字数を入力することができます。フィールドをカスタマイズするには、右側のツールバーにあるフィールドのプロパティを開きます。
ドキュメントには、売主のフルネームのフィールドが2つあります。これらのフィールドへの入力を簡素化し、ミスやタイプミスを避けるために、キーパラメータを使用してこれらのフィールドを関連付けることができます。
そこで、「Seller（販売者）」キーを作成し、必要なフィールドに選択します。これで、ユーザーが一方のフィールドに入力すると、もう一方のフィールドのデータが自動的に表示されるようになります。
受信者にヒントを与えるために、「Enter Seller（販売者の入力）」のフルネームをプレースホルダとして追加し、「John Smith」をヒントとして追加します（カーソルを合わせると表示されます）。
「フォーマット」フィールドでは、回答が文字のみを含むことができるように指定します。
「必須」をチェックして、フィールドに入力することを義務付けます。
フォームの作業中に誤って変更しないように、フィールドパラメーターをロックします。
同じように、ドキュメントにテキストフィールドを作成します。
セルを分割したフィールド
テキストフィールドは文字ごとに別々のセルに分けることができます。各文字を強調し、エラーを避けるために使用できます。例えば、名前やID番号にも使えます。
前のステップと同様にテキストフィールドを作成します。右側のツールバーで、「サイズ固定」フィールドをチェックし、「文字数制限」を10に設定します。次に、文字の組み合わせを選択し、セルの幅と枠の色を定義します。各数字は別々のセルに入ります。
プレースホルダーでは、IDの入力形式を定義します。
日付
日付を指定するための特別なフィールドを追加することもできます。フィールドを追加したいテキストの行内に挿入ポイントを置きます。
「フォーム」タブ→「日付と時刻」を開きます。
既存のテキスト行内の挿入ポイントにフォームフィールドが表示されます。右側のツールバーで、フィールドの設定をカスタマイズします。キー、プレースホルダー、チップを設定します。
デフォルト値フィールドに、デフォルトでフィールドに表示される値を入力します。
日付をこのように表示する： MM/DD/YYYY、Monday, MM DD, YYYYなど、フィールドの形式を選択します。日付はデフォルトでDD/MM/YYYYに設定されています。
電話番号
電話番号フィールドは、任意のマスクに対応する電話番号を入力するために使用します。デフォルトでは(999)999-9999に設定されています。
電話番号フィールドを挿入するには、「フォーム」タブの「電話番号」フィールドをクリックします。
「フォーマット」ドロップダウンリストで「任意のマスク」を選択し、その下に電話番号を表示するオプションを選択します。
単一選択
あらかじめ定義されたリストから1つのオプションを選択する契約条項では、ラジオボタンを使用することができます。
購入価格条項にラジオボタンを追加するには、右の行にカーソルを置き、ラジオボタンを選択します。作成されたボタンはすべて自動的にグループ1にマージされ、ユーザーは同じグループキーを持つボタンの中から1つだけを選択することができます。グループキーの名前を変更して、右サイドバーのボタンを再グループ化することも可能です。
これらのボタンには、グループキー「Purchase Price（購入価格）」を定義します。
次の支払条項では、ラジオボタンも追加します。そして、ボタンの1つのプロパティで、新しいグループ・キー「Payment options（支払いオプション）」を作成し、他のボタンにはそれを選択します。
こうすることで、ラジオボタンの各グループに独自の名前が付き、他のボタンと混在することがなくなります。
複数選択
ラジオボタンとは異なり、チェックボックスでは複数のオプションを選択することができます。私たちの販売契約では、いくつかの支払い手続きを適用することができます。ここでは、必要な行にチェックボックスを追加します。
ドロップダウンリスト
紛争を解決できる州のリストを作成するには、コンボボックスかドロップダウンを使用します。違いは、コンボボックスはオプションを入力することができ、ドロップダウンは提案されたオプションからのみ選択できることです。
コンボボックスを作成します。
選択する州を追加するために、右サイドバーの値オプションフィールドに州の名前を入力し、プラス記号をクリックします。下矢印と上矢印を使用して、リスト内の州の順序を変更できます。
これですべてのフィールドが追加されました。パラメターでは、すべてのフィールドに単一の色を選択し、見えるようにします。
デフォルトでは、フィールドのテキストはArialフォント、サイズ11ptです。しかし、必要であれば、テキストをお好みにフォーマットすることができます。
３．役割の管理
フォームの記入を簡単にするために、フィールドに記入する異なる受信者の役割を作成し、割り当てることができます。こうすることで、ユーザーは一致するロールの色に基づいて、どのフィールドに記入すべきかを視覚的に判断できます。
新しいロールを作成するには、「フォーム」タブ ->「役割管理」->「新規作成」を選択します。
役割名を入力し、必要に応じて色を選択します。対応するメニュー項目をクリックして、カスタムカラーを作成することもできます。「OK」をクリックします。
「役割管理」ウィンドウを閉じます。
これで各フィールドの設定で、フィールドに入力するユーザーの役割を選択できます。
フィールドに役割を定義すると、ユーザーの注意を引くために、それに応じて色が付けられます。
４．作成したフォームをプレビュー
作成されたフォームを見るには、「フォーム」タブ ->「フォームを表示」を選択します。このオプションは、フォーム入力のアクセス権を持つユーザーが利用できる方法でフォームを表示します。
さらに、ドロップダウンリストからロールを選択し、特定のロールを持つ人がフォームをどのように表示するかを見ることができます。
５．入力フォームを保存
販売契約書の記入が完了しました。
フォームテンプレートを標準のPDFファイルとして保存して共有し、オンラインで記入してください。
ワンクリックで行うには、「PDF 形式で保存」ボタンを使用します。その後、フォーム入力権限でフォームを共有するか、PDF ファイルでの作業をサポートする任意のアプリケーションで完了するために送信します。
ONLYOFFICEエディタでフォームを作成
ONLYOFFICE DocSpaceアカウント（無料）、またはWindows、Linux、macOS用のONLYOFFICEデスクトップエディタを使えば、記入可能なフォームをオンラインで簡単に作成できます：
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