ONLYOFFICEのフォームが1年でどう変わったか：フィールドと設定、受信者の役割、無料ライブラリ
2022年1月、全く新しいONLYOFFICEフォーム（OFORMs）をリリースしました。私たちがどのようにOFORMsをさらに強化したのか、ご興味はありますか？ぜひこのブログ記事をご覧ください。
概要
2022年1月18日、バージョン7.0アップデートの一環として、ONLYOFFICEフォームの第一バージョンがリリースされました。
ONLYOFFICEフォームでは、法的契約書、契約書、報告書、入学願書、アンケートなど、さまざまな種類のひな形文書を作成し、電子文書のワークフローを自動化することが可能です。
リアルタイムにフォームを共同作成し、出来上がったフォームを共有し、電子的に記入することもできます。
OFORM & DOCXF
標準的なフォーマットだけでは、私たちのアイデアをすべて実現することはできないので、独自のフォーマットを導入しました。
DOCXFは、私たちのチームが開発した、フォームのテンプレートを作成するためのフォーマットです。DOCXをベースにした拡張子で、ゼロから、あるいは既存のDOCXファイルを使ってフォームを作成することができます。
OFORMは、オンラインですぐに記入できるフォームのための、独自のネイティブフォーマットです。OOXMLの拡張機能で、現在Web、デスクトップ、モバイルを含むすべてのONLYOFFICEソリューションで使用されています。
フィールドと設定
当初、フォーム作成用の基本フィールドとして、テキストフィールド、コンボボックス、ドロップダウンリスト、チェックボックス、ラジオボタン、画像を導入しました。
バージョン7.2では、メールアドレス、電話番号、複合フィールドを追加しました。後者は、複数の基本フィールドを組み合わせてカスタムフィールドを構築し、あらゆるタスクに合わせた独自のフィールドプリセットを作成することができます。
また、エディタの最新アップデートでは、より迅速にフォームを作成し、対応するデータを相手に要求するための、すぐに使える新しいフィールドが追加されました。
- 複数の表示オプションがある「日付と時間」
- 郵便番号
- クレジットカード
ONLYOFFICEフォームで利用できる拡張フィールド設定では、フィールドのプロパティを調整し、必要なフォームを正確に構築することが可能です。例えば、ヒントやプレースホルダの追加、複数行入力の許可、文字数制限の指定、自動モードでのフォーム作成を簡略化するためのタグの使用などが可能です。
バージョン7.2では、特定の記号の使用を許可し、必要な書式を設定する機能を追加しました。また、「なし」「数字」「文字」「任意のマスク」「正規表現」を設定できるようになりました。
コラボレーション
チームメイトと一緒にフォームを作成できるのは、とても便利だと思います。例えば、販売契約書を作成しなければならず、異なる部門の同僚に手伝ってもらう必要があるとします。まさにその通りです。このようなフォームをリアルタイムで一緒に作成することもできますし、厳格モードに切り替えて、保存後に他の共同執筆者に自分の変更を見せずに作業をすることもできます。
また、コメントや言及を残したり、変更を確認したり、追跡したり、作成プロセスを議論するためにドキュメント内で直接コミュニケーションすることができます。チャットにはTelegram、音声/ビデオ通話にはJitsiやRainbowといったプラグインが用意されています。
フィールドに入力するための受信者の役割
バージョン7.3から、フィールド入力のためのさまざまな受信者ロールを作成し、管理できるようになりました。例えば、売買契約書では、法律顧問、売主、買主の役割を作成し、それぞれのロールに独自の色を設定することができます。
そして、作成した役割を各フィールドに割り当て、各参加者がどのフィールドに記入すべきかを示します。
こうすることで、ユーザーはロールマッチングの色によって、どのフィールドに記入すべきかを視覚的に識別することができるようになります。
今後のアップデートでは、この機能を拡張し、電子署名と同様に制限付きの受信者ロールを設定する機能を追加する予定です。例えば、契約書に必要な情報を記入できるのは、その役割を持つユーザーだけで、他の参加者はフィールドを操作することはできず、署名や承認だけを行うことができるということです。
記入とPDFへの書き出し
フォームの準備ができたら、ファイルメニューの共有オプションを選択して、他のユーザーと共有することができます。許可されたユーザーは、共有されたフォームにオンライン、ローカル、またはモバイルデバイスで入力することができます。
さらに、フォームをPDFにエクスポートして、任意のPDFエディターで入力することもできます。
無料のフォームライブラリー
入力の手間を省くために、すぐに使えるテンプレートを集めたフォームライブラリーを作成しました。最初のリリースの時点では、ライブラリには数十の英語のドキュメントしか含まれていませんでした。
昨年は、ライブラリーを拡張し、より便利に使えるようにファイルをカテゴリー別に分けました（ビジネス、ヘルスケア、人事、オフィス、セールス、その他）。今のところ、英語、ドイツ語、フランス語、スペイン語、イタリア語、中国語、日本語を含む7つの言語で利用できる1000以上のテンプレートがあります。
登録や追加ソフトウェアのインストールは不要で、提供されるフォームを利用し、オンラインで記入するか、希望のフォーマットでダウンロードするすることが可能です。
さらに、個人ユーザー向けの無料オンラインオフィススイート「ONLYOFFICE Personal」にOFORMsライブラリを統合しました。
統合されたインスタンスでのフォーム
ONLYOFFICEのフォームは、最初のリリース後、直接統合されたインスタンスで利用できるようになりました。Nextcloud、ownCloud、Alfresco、Confluence、Jira、Liferay、Redmine、Plone、HumHub、Chamilo、そしてNuxeoです。
また、この1年間で、Moodleの公式プラグインにフォームの作成と入力の機能を追加しました。詳細はこちら
