Qu’est-ce que l’espace de travail collaboratif en 2023

Même lorsque les entreprises expérimentent la combinaison de modèles de travail à distance, hybrides et au bureau, la collaboration reste la base de la productivité des équipes. Découvrez les avantages d’un espace de travail collaboratif, comparez les avantages et les inconvénients des espaces de travail physiques et en ligne, et choisissez parmi les solutions logicielles les plus recommandées.

Espace de travail collaboratif : définition

Par espace de travail collaboratif, nous entendons un environnement où les personnes accomplissent des tâches individuelles pour atteindre un objectif commun.

Pensez-y comme à un match de football. Chaque joueur d’une équipe a des responsabilités limitées – défendre, plaquer, marquer. Lorsqu’ils sont combinés et correctement réalisés, ces efforts aident les équipes à devenir gagnantes. De même, le manque de compréhension entre les joueurs conduit à des tentatives vaines, voire à des échecs.

Il existe un espace de travail virtuel et physique.

• L’espace de travail physique est un bureau au sens traditionnel du terme. En fait, il s’agit de pièces ou de l’ensemble du bâtiment occupé par une entreprise. La collaboration peut être assurée par des tableaux blancs pour la planification d’événements, la communication en face à face, des bureaux conçus pour une interaction sans barrière entre les employés.
• L’espace de travail en ligne a considérablement gagné en popularité pendant la crise du COVID-19. Il s’agit d’un logiciel permettant de remplacer le travail au bureau par l’espace numérique de travail. Les outils de collaboration en ligne permettent de communiquer, d’échanger des fichiers, de gérer des équipes sans quitter son domicile.

 

Espace de travail en ligne ou physique : avantages et inconvénients

Si le télétravail est pratique pour certains employés, d’autres doivent composer avec un matériel et des équipements massifs qu’ils ne peuvent pas trouver chez eux. C’est l’un des inconvénients courants de l’espace de travail, qui empêche certaines équipes de travailler à distance.

Cependant, lorsqu’il est correctement utilisé, les espaces numériques de travail accroissent la productivité en réduisant le temps consacré aux tâches quotidiennes, en éliminant la routine, le flux de documents en papier et l’erreur humaine. Certaines entreprises populaires favorables au travail à distance sont Amazon, Upwork, Shopify.

Ironiquement, de nombreuses personnes se rendent sur leur lieu de travail physique et passent la majeure partie de la journée à travailler devant leurs ordinateurs. De même, ils se parlent rarement sans messagers. En fait, de nombreuses équipes viennent faire le travail qu’elles pourraient gérer de chez elles, sans perdre de temps dans les embouteillages du matin.

Caractéristiques d’un espace de travail collaboratif en ligne

Les exigences relatives aux fonctionnalités spécifiques des logiciels d’espace de travail collaboratif varient selon les secteurs. Cependant, il existe trois éléments indispensables à toute espace de travail : la gestion des fichiers, la communication et la gestion de projet.

Chaque catégorie comprend un certain nombre de tâches pour lesquelles des applications autonomes peuvent fonctionner. Attention spoiler : pas besoin d’acheter chaque application séparément – voyez les meilleures solutions tout-en-un.

1. Gestion des fichiers

Lorsque nous utilisons ce terme générique, nous entendons généralement l’édition de documents, la collaboration sur des fichiers, le stockage et l’échange de ressources sur un espace de travail partagé.

Édition de documents

Le flux de documents existe dans chaque entreprise à différents niveaux. Certaines équipes n’envoient que des factures et des contrats, tandis que pour les rédacteurs et les journalistes, un fichier texte est un produit.

De nombreuses solutions dédiées vous permettent d’éditer des documents texte, des feuilles de calcul et des présentations.

ONLYOFFICE Docs. Entièrement compatibles avec tous les formats de documents courants, les éditeurs en ligne ONLYOFFICE facilitent le travail avec du texte, des feuilles de calcul, des diapositives et des formulaires à remplir.

Outre le déploiement dans le cloud, ONLYOFFICE Docs peut être installé dans votre réseau local d’entreprise.

Google Docs. La suite bureautique de Google est largement utilisée sur Internet et préférée par les grandes équipes à distance.

Le déploiement sur site n’est pas disponible actuellement.

Microsoft 365. Word, Excel et PowerPoint sont bien connus et font partie de la suite commerciale.

Meilleur lorsqu’il est associé à d’autres services Microsoft.

Collaboration

Qu’il s’agisse de documents bureautiques ou d’autres types de fichiers, votre équipe doit pouvoir travailler ensemble en temps réel. Les solutions d’espace de travail collaboratif en ligne le rendent possible pour tous les secteurs, y compris :

• Conception et production vidéo
• Musique et enregistrement vocal
• Développement du code source
• Gestion de la base de contacts clients

Stockage et partage

Tous les fichiers doivent être stockés en toute sécurité quelque part et transférés, si nécessaire. Les options ici sont votre propre stockage ou un fournisseur de services en nuage, comme :

• Dropbox
• Box
• Google Drive
• ownCloud
• Nextcloud

Ces services permettent généralement d’accorder une série de droits d’accès à un fichier lorsque vous le partagez. Par exemple, vous pouvez partager un document sensible et les destinataires ne pourront pas le modifier.

2. Communication

Dans chaque équipe, les employés échangent des messages, passent des appels, envoient des courriels. Chaque espace numérique de travail moderne étend constamment les capacités de communication.

Chat

Les solutions de bureau en ligne tout-en-un offrent des chats d’entreprise natifs ou même des réseaux sociaux internes.

Vous pouvez utiliser des services de messagerie instantanée alternatifs et sécurisés comme Telegram :

Signal est une autre option pour chatter rapidement :

Threema est un messager open-source payant avec un chiffrement de bout en bout :

Dans la plupart des cas, les messagers fonctionnent sur un ordinateur de bureau, sur un téléphone portable et dans votre navigateur. Ils peuvent également être intégrés à votre espace de travail virtuel collaboratif. Regardez une vidéo sur l’intégration de Telegram dans ONLYOFFICE Docs.

Vidéo-conférence

Le chat peut s’avérer insuffisant et coûteux en temps pour des discussions de groupe de longue durée. Les logiciels de réunion vidéo améliorent la productivité et peuvent même réduire les frais de déplacement.

Zoom est actuellement la solution de vidéoconférence la plus populaire dans le monde.

Jitsi offre une alternative robuste avec des fonctionnalités similaires pour les défenseurs des logiciels libres.

Microsoft Teams est un exemple de logiciel d’appels vidéo natifs au sein de la suite collaborative de Microsoft.

Dans la plupart des cas, les applications de vidéoconférence peuvent être intégrées à votre espace de travail collaboratif en ligne. Par exemple, Jitsi fonctionne directement depuis ONLYOFFICE Docs.

Mail

Les courriels sont adaptés aux discussions commerciales externes et à l’interaction avec les clients. Le système de gestion des e-mails est présent dans presque tous les espaces numériques de travail collaboratifs.

Regardez comment cela fonctionne dans ONLYOFFICE Workspace :

3. La gestion du projet

Lorsqu’il s’agit de gérer un projet complexe impliquant plusieurs équipes, vous devez avoir une vision claire des jalons, de l’avancement de chaque tâche, du budget et du calendrier.

Gestion des tâches et de la charge de travail

Une bonne gestion des tâches accroît la productivité et évite l’épuisement professionnel. Les applications de gestion de projets vous offrent généralement un tableau blanc virtuel pour répartir les tâches et fixer des échéances.

Comment cela fonctionne dans ONLYOFFICE Workspace :

Parmi les autres solutions de gestion de projets, citons Asana, Wrike, Trello, etc.

Planification

Les calendriers font toujours leur travail de planification des événements. Mais il doit s’agir de calendriers de groupe accessibles à tous les participants.

Voici un exemple :

Outils de rapports

Les fonctions de création de rapports sont essentielles lorsque vous devez présenter l’état d’avancement de votre projet à la direction.

Ces fonctionnalités sont particulièrement utiles pour prévoir la charge de travail future et prendre des décisions éclairées.

 

Vous connaissez maintenant les caractéristiques fondamentales d’un espace de travail collaboratif en ligne. Mais l’achat d’une application distincte pour chaque tâche est assez coûteux.

Passons en revue des solutions complètes qui offrent la plupart des fonctionnalités mentionnées ci-dessus dans un seul et unique espace de travail.

 

Top 5 principaux outils de collaboration dans l’espace numérique de travail

Ces logiciels tout-en-un offrent les fonctionnalités essentielles sans qu’il soit nécessaire de posséder de nombreuses applications distinctes.

ONLYOFFICE Workspace

ONLYOFFICE Workspace est un espace de travail virtuel qui comprend des éditeurs collaboratifs pour les documents texte, les feuilles de calcul et les présentations, la gestion de projets, la gestion de la relation client, la messagerie et le calendrier.

Disponible pour un déploiement sur site sous Windows et Linux, le logiciel libre ONLYOFFICE Workspace est une solution auto-hébergée pour les entreprises qui ont besoin d’un espace de travail collaboratif au sein d’un réseau local.

Vous pouvez communiquer dans Telegram et Jitsi, gérer tous les courriels de plusieurs boîtes de réception, créer des calendriers d’équipe, générer des rapports, attribuer des tâches, etc.

Fonctionnalités clés

• Éditeurs de documents
• Stockage de fichiers
• Gestion de projets
• Gestion des e-mails
• Calendrier

Prix

Espace de travail collaboratif en ligne gratuit pour les équipes comptant jusqu’à 5 utilisateurs. À partir de 4 $ par utilisateur/mois pour les autres entreprises. Comparer les plans>>

Évaluation

Capterra — 4.5 (309 avis)

Software Advice — 4.5 (308 avis)

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Pour la version cloud, 30 jours gratuits du plan Business sont inclus – vous pouvez ensuite choisir de rester ou de passer au plan gratuit Startup.

Zoho One

Zoho fournit une solution complète avec plus de 40 applications pour tous les départements des grandes équipes. Elles comprennent le suivi de projets, la gestion de la relation client, l’automatisation de la messagerie, la vidéoconférence, le réseau social interne, le stockage et le partage de fichiers, l’édition de documents.

D’autres applications permettent de dynamiser le marketing des médias sociaux, la gestion des RH, la comptabilité, d’optimiser les taux de conversion d’une page web, de recueillir les commentaires des clients dans le cadre d’enquêtes, etc.

Zoho One est entièrement basé sur le cloud et convient aux équipes ne disposant pas de leur propre infrastructure informatique.

Fonctionnalités clés

• Éditeurs de documents
• Gestion de projets
• Stockage de fichiers
• Vidéo-conférence
• Gestion des e-mails
• Automatisation du marketing
• Calendrier
• Analytique

Prix

Aucun plan gratuit n’est fourni, mais Zoho offre une période d’essai de 30 jours. Vous pouvez acheter une licence pour chaque employé pour 37 $ par employé/mois. Une autre option est une licence pour un nombre illimité d’utilisateurs pour 90 $ par utilisateur/mois.

Évaluation

Capterra — 4.4 (73 avis)

Software Advice — 4.3 (73 avis)

 

Google Workspace

Anciennement connu sous le nom de G Suite, Google Workspace permet aux utilisateurs professionnels d’éditer des documents texte, des feuilles de calcul et des présentations, d’accéder à un calendrier, à Gmail et à un stockage étendu de fichiers dans le cloud. Les fonctions de gestion de projets ne sont toutefois pas incluses.

Les outils de communication sont le chat et les réunions vidéo via Google Meet. Le plan de base prévoit 30 Go de stockage de fichiers.

Google Workspace est entièrement basé sur le cloud, l’installation sur site ne fait pas partie des priorités de Google.

Fonctionnalités clés

• Éditeurs de documents
• Stockage de fichiers
• Vidéo-conférence
• Gestion des e-mails
• Calendrier

Prix

Il n’existe pas de plan gratuit, mais Google propose une période d’essai de 14 jours. Le plan de base coûte 6 $ par utilisateur/mois et comprend toutes les fonctionnalités. Les plans plus chers étendent le nombre de participants et l’espace de stockage.

Évaluation

Capterra — 4.7 (11130 avis)

Software Advice — 4.6 (11130 avis)

 

Microsoft 365

La suite bureautique de Microsoft offre des éditeurs de documents natifs, notamment Word, Excel et PowerPoint, ainsi qu’un espace de stockage de 1 To. L’application de gestion des e-mails est le populaire Outlook.

Cependant, tous les plans ne comprennent pas la vidéoconférence et la planification des tâches via MS Teams. La gestion de projet n’est pas non plus disponible, mais peut être achetée en supplément en tant que solution basée sur le cloud à partir de 10 $ par utilisateur/mois. Le déploiement sur site de Microsoft Projects coûte à partir de 679,99 $.

Fonctionnalités clés

• Éditeurs de documents
• Stockage de fichiers
• Vidéo-conférence
• Gestion des e-mails
• Calendrier

Prix

Il n’existe pas de plan gratuit, mais Microsoft propose une période d’essai d’un mois. Le plan de base coûte 5 $ par utilisateur par mois, mais il ne comprend pas certaines fonctions importantes. La plupart des plans ne prévoient pas de fonctions de protection contre les menaces.

Évaluation

Capterra — 4.6 (12362 avis)

Software Advice — 4.6 (12360 avis)

 

Bitrix24

Bitrix24 est puissant en matière de collaboration avec le chat, les appels vidéo, les flux, l’espace de travail partagé de l’entreprise et la base de connaissances.

Vous pouvez gérer des projets, attribuer et définir les tâches, naviguer entre les tâches et les projets en utilisant différentes vues : Échéance, Planificateur, Tableau kanban, Diagramme de Gantt ou Calendrier. Chaque compte dispose d’un espace de stockage de fichiers pouvant atteindre 1 To.

Cependant, la plupart des fonctionnalités impressionnantes de Bitrix24 ne sont disponibles que dans les plans coûteux.

Fonctionnalités clés

• CRM
• Gestion de projets
• Automatisation des processus d’affaires
• Édition de documents
• Stockage de fichiers

Prix

Un espace de travail collaboratif en ligne gratuit fourni. Toutes les fonctionnalités sont proposées à partir de 79 dollars par mois – le nombre d’utilisateurs est illimité.

Évaluation

Capterra — 4.0 (497 avis)

Software Advice — 4.0 (497 avis)

 

Conclusion

Nous avons découvert la définition espace de travail collaboratif, passé en revue ses composants nécessaires et les solutions les plus recommandées pour organiser le travail à distance. Toutes ces solutions présentent des avantages et des inconvénients et offrent différentes fonctionnalités de collaboration. La meilleure façon de choisir le bon logiciel est de faire un brainstorming et de noter les fonctionnalités en les divisant en trois catégories :

• Fonctionnalités à forte priorité. Elles sont nécessaires à l’accomplissement de vos tâches principales.
• Fonctionnalités qui peuvent améliorer le travail d’équipe. Elles sont agréables à avoir, mais leur absence n’affectera pas les performances de votre équipe.
• Fonctionnalités de faible priorité. Une solution les propose, mais ces fonctionnalités ne sont pas pertinentes pour votre équipe.

Faites attention aux plans tarifaires – plus cher n’est pas toujours mieux. N’oubliez pas non plus de lancer un essai gratuit et de recueillir les commentaires d’une équipe avant d’acheter un espace de travail collaboratif.