L’Université de Lorraine a mis en œuvre un espace de collaboration, à base de Nextcloud et ONLYOFFICE, totalement en interne

22 juin 2020 By Mary 0 434 views
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Nous continuons de publier la série de retours d’expérience pour vous montrer comment les solutions bureautiques libres contribuent à l’organisation du travail collaboratif au sein des établissements d’enseignement supérieur.

Aujourd’hui nous étudierons le cas de l’Université de Lorraine qui a mis en place un environnement de travail collaboratif, s’appuyant sur un service de synchronisation et de partage de fichiers basé sur la solution Nextcloud, complétée d’une suite bureautique en ligne open source ONLYOFFICE.

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A propos de l’Université de Lorraine

L’Université de Lorraine, créée au 1er janvier 2012 par la fusion de 4 universités, est un grand établissement à caractère scientifique, culturel et professionnel, qui regroupe 9 collégiums (43 composantes d’enseignement) et 10 pôles de recherche (60 laboratoires). Composée de 3.900 enseignants-chercheurs et enseignants, 3.000 personnels administratifs et techniques et 60.000 étudiants, elle est répartie sur l’ensemble de la Lorraine.

L’Université de Lorraine offre une couverture complète des domaines de la connaissance : sciences, santé, technologies, sciences de l’ingénieur, sciences humaines et sociales, droit, économie, gestion, arts, lettres et langues ; et des passerelles toujours plus nombreuses entre établissements et entre disciplines, qui permettent aux étudiants d’adapter leur parcours au fur et à mesure de leur évolution personnelle.
 
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Contexte initial et défis à relever

L’Université de Lorraine étant répartie sur 54 sites dans 11 villes en région, le besoin d’outils collaboratifs est rapidement apparu et la direction du Numérique s’est trouvée face au défi de mettre en place un environnement de collaboration hébergé en interne.

Comme l’explique Camille Herry, Administrateur systèmes et réseaux à l’Université de Lorraine :

Un élément essentiel du projet était que tout devait être hébergé sur les serveurs de l’université pour garantir la sécurité et la confidentialité des données de nos utilisateurs et ainsi assurer la protection du patrimoine scientifique et technique.

Après avoir déployé des services avec la GED sous Nuxeo, un wiki géré sous Confluence Atlassian et des espaces de stockage individuels basés sur ownCloud, la direction du Numérique décide de déployer un environnement collaboratif en optant pour Nextcloud, le logiciel cloud, libre et open source.

Cette solution permet de stocker les données sur les serveurs de l’université et de les synchroniser sur les différents postes de travail. De cette façon, les utilisateurs peuvent accéder à leurs données depuis n’importe quel navigateur et depuis n’importe quel périphérique. De plus, Nextcloud rend possible l’intégration avec d’autres services web.

Genèse du choix

Les différentes solutions ont été testées pour choisir une suite bureautique en ligne qui était censée compléter Nextcloud par des outils d’édition collaborative.

Comme l’indique Camille Herry, leur choix s’est tourné vers la suite ONLYOFFICE pour des raisons suivantes :
 

  • très bonne compatibilité avec les documents Microsoft Office ;
  • simplicité d’installation et d’administration ;
  • ergonomie proche des solutions classiques qui facilite l’adoption des outils ;
  • basse consommation de ressources en production ;
  • mobilité et accessibilité des mêmes outils partout et indépendamment d’une machine utilisée ;
  • déploiement en auto-hébergement qui assure la conformité au RGPD, à la Politique de Sécurité du SI (PPSI) de l’État et la Protection du Patrimoine Scientifique et Technique (PPST) ;
  • coût raisonnable.

Dans la gamme des solutions ONLYOFFICE, l’Université de Lorraine a opté pour Integration Edition avec 200 connexions simultanées par serveur qui permet l’usage des outils d’édition et co-édition depuis l’interface des plateformes de travail collaboratif utilisées au sein de l’établissement telles que Nextcloud, Nuxeo et Confluence.

Déploiement de ONLYOFFICE

Après la phase d’ajustement qui s’est plutôt bien passée grâce à un support réactif et compétent de ONLYOFFICE, le schéma suivant a été mis en place :
 

  • un frontal web dans un VLAN public,
  • deux machines hébergeant ONLYOFFICE Integration Edition,
  • un serveur intégrant les services de base de données, Redis, NFS et RabbitMQ dans un VLAN privé.

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Un an avec ONLYOFFICE : retour d’expérience

Actuellement, la plateforme de travail collaboratif est ouverte à tous les personnels administratifs et techniques et enseignants-chercheurs, ce qui représente environ 6.900 personnes.

D’après Camille Herry, les utilisateurs sont très satisfaits de la solution d’édition collaborative :

 Nos collègues apprécient surtout la fluidité, le confort d’usage, le gain de temps à l’édition en ligne sans avoir de client à installer. Là où, auparavant, le document devait être téléchargé, édité puis renvoyé sur le serveur, il peut désormais être édité à plusieurs, à distance et surtout simultanément, sans risque d’écrasement des modifications apportées par un utilisateur.

Sébastien MOROSI, Directeur du Numérique adjoint à l’Université de Lorraine, souligne que ce service est d’autant plus d’actualité aujourd’hui que tout le monde s’adapte au travail à distance :

Les services d’édition collaborative mis en place avec Nextcloud et ONLYOFFICE, ont été un réel atout pour aider l’établissement à maintenir son activité pendant cette période de confinement sanitaire due au COVID-19.

L’Université de Lorraine partage volontiers cette expérience positive avec d’autres établissements d’enseignement français. La présentation de Camille Herry « Le cloud collaboratif » lors des JRES 2019 a inspiré plusieurs universités à passer à la bureautique libre. Voir une vidéo complète >>

Liens utiles

Pour en savoir davantage sur les tarifs spéciaux de ONLYOFFICE pour les établissements d’enseignement, visitez cette page.

Si vous cherchez un espace collaboratif auto-hébergé qui se compose des éditeurs en ligne intégrés avec la plateforme de productivité, déployez ONLYOFFICE Enterprise Edition.

Si vous possédez déjà une plateforme professionnelle comme Nextcloud, ownCloud, Pydio, Xwiki, Jalios, exoPlatform, dotez-la des éditeurs en ligne. La liste complète de connecteurs est disponible ici.

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