Cómo crear una lista desplegable en una hoja de Excel

Mantener los datos organizados y precisos es fundamental, y herramientas como las listas desplegables pueden ayudarte a conseguir este objetivo. Lee este artículo para saber qué son las listas desplegables y cómo utilizarlas.

¿Qué son las listas desplegables en las hojas de cálculo?

Una lista desplegable es un menú predefinido de opciones que los usuarios pueden seleccionar dentro de una celda en la hoja de cálculo. Esta función limita las entradas a un conjunto específico de valores, lo que garantiza la coherencia y reduce los errores al introducir datos.

Por ejemplo, imagina que gestionas una hoja de cálculo de inventario. En lugar de escribir manualmente la categoría del artículo para cada fila, puedes configurar una lista desplegable con opciones como «Accesorios electrónicos», « Ropa» o « Artículos para el hogar».

¿Por qué utilizar listas desplegables?

Las listas desplegables ofrecen varias ventajas que las convierten en una valiosa herramienta para organizar y gestionar datos:

1. Mayor precisión: al restringir las entradas a valores predefinidos, las listas desplegables eliminan errores como las erratas o las entradas involuntarias. Esto es importante cuando trabajamos con grandes conjuntos de datos.

2. Introducción rápida de datos: seleccionar de una lista es más rápido y sencillo que escribir manualmente. Esto hace que las listas desplegables sean ideales para tareas repetitivas o cuando trabajamos con colaboradores que pueden no estar familiarizados con el conjunto de datos.

3. Validación de datos: las listas desplegables garantizan que solo se introduzcan datos válidos. Esto puede ser fundamental a la hora de preparar informes o generar perspectivas a partir de los datos, ya que dispondrás de un conjunto de datos limpio y uniforme con el que trabajar.

4. Presentación profesional: el uso de listas desplegables hace que tus hojas de cálculo tengan un aspecto más pulido y organizado, lo que es especialmente importante para presentaciones, informes o proyectos colaborativos.

Ejemplos de listas desplegables

• Gestión de proyectos: Controla el estado de las tareas con opciones como «No iniciado», «En curso» y «Completado».
• Planificación de eventos: Gestiona las respuestas de los asistentes con listas de opciones como «Confirmado», «Pendiente» o «Rechazado».

Cómo crear una lista desplegable

Ahora que sabemos qué son las listas desplegables, vamos a ver cómo insertarlas en una hoja usando el Editor de hojas de cálculo ONLYOFFICE.

Para aclarar el proceso, vamos a usar un ejemplo fácil: crearemos una lista desplegable de nacionalidades que necesitamos insertar en una lista de participantes a un evento.

Abre el Editor de hojas de cálculo ONLYOFFICE y navega al archivo donde quiere insertar una lista desplegable, o crea uno nuevo.

Resalta la celda o celdas donde quieres que aparezca la lista, luego ve a la pestaña Datos y haz clic en Validación de datos. Decidimos insertar la lista en una hoja diferente.

En la ventana emergente, selecciona Lista en la sección «Permitir».

Selecciona un rango de celdas de tu hoja de cálculo que contenga los valores de la lista. Puedes introducir los valores manualmente o resaltarlos. A continuación, haz clic en OK.

En la(s) celda(s) seleccionada(s) aparecerá ahora una flecha desplegable que te permitirá elegir entre las opciones predefinidas.

Haz clic en una celda para ver el menú desplegable y comprueba que funciona como es debido.

Consejos para optimizar las listas desplegables

• Listas dinámicas: utiliza un rango con nombre o fórmulas para crear listas que se actualicen automáticamente cuando se añadan nuevos elementos.
• Protección de las listas: bloquea la hoja de cálculo para evitar cambios accidentales en la lista o en su configuración.

Obtén el Editor de hojas de cálculo ONLYOFFICE

¿Estás buscando un editor de hojas de cálculo avanzado pero intuitivo para gestionar tus datos sin esfuerzo? ONLYOFFICE Docs tiene todo lo que necesitas. Regístrate para obtener una cuenta de DocSpace gratis o descarga la aplicación de escritorio para explorar todas las funciones, incluida la práctica funcionalidad de listas desplegables, y hacer que tu flujo de trabajo sea más eficiente.

EMPEZAR EN LÍNEA    APP DE ESCRITORIO