Qué es un control de proyectos y cómo utilizarlo eficazmente

Hay varias herramientas y técnicas para controlar la calidad de un proyecto en las que pueden confiar los gerentes. Para reducir los riesgos y las consecuencias negativas, muchos equipos contratan a un analista de control de proyectos que dedica una cantidad importante de tiempo a la planificación y tiene conocimientos de contabilidad, finanzas y administración de empresas.

En este artículo explicaremos qué son los controles de proyectos y por qué son importantes, describiremos sus componentes más importantes y veremos cómo se puede mejorar el control de calidad de un proyecto utilizando software especializado.

 

¿Qué es un control del proyecto?

El control de proyectos es un conjunto de herramientas y procesos de recogida de datos necesarios por parte de un especialista. Estos datos se analizan posteriormente y se utilizan como base para tomar decisiones relacionadas con los costes, el tiempo y el rendimiento. En otras palabras, se trata del monitoreo y control de proyectos.

Los controles de proyectos son medidas que deben repetirse regularmente a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Ayudan a obtener información importante, como los posibles resultados, el valor, el coste, la calidad, etc. Las áreas más comunes que abordan son:

• Estrategia y metodología,
• Planificación y programación,
• Estimación de costes,
• Gestión de riesgos,
• Optimización de la gestión.

Esta lista no es completa y puede ser diferente en cada equipo. En la jerarquía de una empresa, un especialista en control de proyectos sería responsable ante un gerente de proyectos, que a su vez transmitiría y presentaría los datos analizados a las partes interesadas.

Según diferentes anuncios de trabajo en sitios web de empleo, las empresas esperan que un especialista en control de proyectos tenga conocimientos de comunicación y cualificaciones básicas de la gestión de proyectos. La segunda categoría puede incluir una licenciatura en un campo relevante, varios años de experiencia en gestión y conocimientos de soluciones de software especializadas.

 

Control de proyectos y gestión de proyectos

Aunque estas nociones se utilizan para describir el acto de ejecutar con éxito un proyecto, tienen diferencias significativas.

La gestión de proyectos es un término general que se refiere a la coordinación del trabajo en equipo e incluye múltiples subtareas, como la gestión de los recursos humanos, la revisión de los resultados o la evaluación de los enfoques de un proyecto. El objetivo principal suele ser conseguir los mejores resultados en función de las limitaciones establecidas, que incluyen, entre otras, el control de calidad de un proyecto.

El control en los proyectos es una de las subtareas de la gestión de proyectos que se centra en los costes y la programación. El objetivo esencial es mantener los costes y los plazos lo más cerca posible de las estimaciones originales.

 

5 formas de controlar los proyectos con éxito

Cada persona que participa en las actividades de gestión debe darse cuenta de la importancia de los controles de proyectos. Estos cinco consejos básicos pueden ayudarte a aumentar la previsibilidad, reducir los costes y, por tanto, aumentar la competitividad.

1. Seguimiento y control de proyectos

Es exactamente donde empiezas a recopilar datos sobre posibles problemas presupuestarios o sobre el incumplimiento de los plazos de entrega de los proyectos. De acuerdo con tus conclusiones, podrás realizar cambios en la estrategia, crear una hoja de ruta y una lista de control de las medidas que deben tomarse para que tu equipo pueda funcionar como se espera.

2. Seguimiento del progreso con diagramas de Gantt

Hay que visualizar los procesos que están actualmente en desarrollo para estimar si algunas tareas se entregarán después de la fecha de vencimiento negociada. Para acelerar la aplicación, pueden ser necesarios gastos y recursos humanos adicionales.

3. Análisis de costes

La estimación del presupuesto es una de las principales tareas de cualquier gerente de control de proyectos. Revisa los informes anteriores, si están disponibles, y utiliza una metodología similar en tus futuros borradores. Incluye los costes directos e indirectos, reúne los registros necesarios y saca conclusiones. Lo ideal es que los gastos sean iguales a la suma indicada en el presupuesto para un periodo determinado.

4. Control de cambios en un proyecto

Desear cambios puede provenir de un gerente de proyecto o de las partes interesadas. En ambos casos, no garantizan que el problema desaparezca por completo. Para asegurarte de que los cambios son correctos, haz un seguimiento de cada uno de ellos en cada etapa del ciclo del proyecto. Evalúa su impacto en el rendimiento y luego acepta o rechaza el cambio.

5. Uso de herramientas de control de proyectos

Teniendo en cuenta la gran cantidad de las responsabilidades de gestión y los datos que hay que analizar, la gente simplemente no puede manejarlo con un cuaderno y un bolígrafo. Hay una solución: elegir las herramientas adecuadas para el seguimiento y control de proyectos.

 

Implementación de controles de proyectos con ONLYOFFICE

En los equipos remotos, los gerentes deben tener conocimientos de software y herramientas para el control y el seguimiento de los proyectos. Afortunadamente, hoy en día hay un montón de herramientas y aplicaciones que hacen que la administración y control del proyecto sean lo más eficaz posible. Algunos de los ejemplos más conocidos de este tipo de software son ARES Prism, EcoSys, Oracle Construction and Engineering, etc.

Vamos a descubrir enfoques diferentes para el control de proyectos open source en el ejemplo de ONLYOFFICE Workspace, una plataforma de colaboración integral que incluye un módulo dedicado a la gestión de tareas.

Haz un seguimiento del progreso de los proyectos, el tiempo y el calendario. Navega por los proyectos, las fechas de vencimiento y las tareas de cada empleado. Evalúa el rendimiento del equipo y el estado actual mediante el seguimiento del tiempo. Cambia al módulo Calendario para crear calendarios personales y de grupo, habilita las notificaciones por correo electrónico o Telegram para estar al día sobre los eventos.

Establece hitos. Programa el flujo de trabajo utilizando hitos, puntos clave en el progreso de un proyecto.

Crea diagramas de Gantt para prever las entregas con retraso. Analiza los plazos para ver cuántas tareas se están ejecutando simultáneamente. Sugiere cambios en la programación para cumplir con las solicitudes de plazos y eliminar gastos.

Genera informes. Controla constantemente el progreso de tu proyecto con informes generados automáticamente. El archivo se abrirá como una hoja de cálculo y podrás editarlo, imprimirlo o descargarlo, si es necesario. Por defecto, todos los informes generados se almacenan en la sección Mis documentos del módulo Documentos.

Realiza el análisis de costes en las hojas de cálculo. Accede al módulo Documentos donde podrás crear nuevas estimaciones de costes desde el principio, utilizar filtros, añadir minigráficos para analizar tendencias, aplicar el formato condicional, comparar valores, etc. Concede acceso al archivo a los gerentes de proyecto o a las partes interesadas para compartir la información con ellos.

Comunícate con tu equipo. Contacta con el equipo y discute los problemas de cualquier proyecto, infórmate sobre el progreso de cada tarea, adjunta informes, intercambia ideas.

ONLYOFFICE Workspace es una oficina colaborativa que viene con una suite ofimática en línea y una plataforma de colaboración completa con gestión de documentos y proyectos, correo electrónico, calendarios, CRM y herramientas de redes sociales. La solución te permite mejorar el sistema de control de cambios de un proyecto, ya sea en la nube o en un servidor privado.

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Palabras finales

Los controles de proyectos son procesos de gran importancia para las empresas que ofrecen una visión más clara de los costes y la planificación futuros. La información recopilada y analizada ayuda a los interesados a corregir la forma en que se está implementando el plan de control del proyecto para evitar pérdidas adicionales y eliminar las entregas con retraso. Con el software especializado, como ONLYOFFICE Workspace, el seguimiento y control de proyectos se hacen más fácil y eficiente.