Cómo crear un diagrama de Gantt en Excel

Hoy vamos a ver cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel desde cero que se puede personalizar a tu gusto.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

Un diagrama de Gantt es una popular herramienta de gestión de proyectos que se utiliza para visualizar las actividades del equipo a lo largo del tiempo. Con cada tarea representada por una barra separada, puedes obtener información sobre la carga de trabajo actual y planificar eventos a largo plazo.

Algunos casos de uso comunes para un diagrama de Gantt incluyen la visualización de hitos y tareas, fechas de inicio y vencimiento, identificación de tareas superpuestas, seguimiento del progreso del proyecto. Los diagramas de Gantt son los mejores para cualquier proyecto con múltiples procesos.

Es probable que al ver la imagen de arriba pienses que un diagrama de Gantt es algo súper complicado. En realidad, no lo es.

Vamos a ver cómo se hace un diagrama de Gantt en Excel.

Por qué crear un diagrama de Gantt en Excel?

Las hojas de Excel son, sin duda, la mejor manera de redactar el calendario de un proyecto de forma rápida y sencilla, sin necesidad de utilizar software especializado. Puedes simplemente visualizar la carga de trabajo actual o el calendario de reuniones, por ejemplo.

A diferencia de muchas soluciones profesionales, los archivos de Excel permiten un formato rico y funcional para los diagramas de Gantt. Así, puedes personalizarlos como necesites, a menudo de forma gratuita y sin conexión a Internet. En las hojas de cálculo, puedes empezar con la planificación personal, la programación del progreso de los entrenamientos, los cursos en la universidad, etc. Obviamente, no querrás adquirir costosas suscripciones empresariales a servicios basados en la nube para tareas tan sencillas.

Cómo crear un Gantt en Excel

Puedes utilizar ONLYOFFICE Docs, Workspace, Personal y Desktop Editors para construir un diagrama de Gantt en una hoja de cálculo. Además, puedes redactar un calendario rápido del proyecto manualmente o insertar un gráfico de barras apiladas basado en los datos organizados de antemano.

Vamos a ver cómo trabajan ambos métodos en ONLYOFFICE Docs.

Crea manualmente

Abre una nueva hoja de cálculo de Excel y añade una secuencia de fechas en la primera línea como se demuestra a continuación.

En la segunda línea, selecciona el rango que cubrirá las fechas que necesitas para completar la primera tarea. Márcalo con el color deseado y especifica la tarea en una celda. También puedes formatear el tamaño y el color de la fuente.

La primera barra del diagrama de Gantt está lista: ¡añade el resto a las líneas de abajo!

Crea utilizando el método avanzado

Crea una nueva hoja de cálculo de Excel y añade una tabla con los datos de tu proyecto. Debería contener al menos estos datos:

• Tareas
• Fechas de inicio
• Fechas de vencimiento
• Duración (en días)

Visualiza tus entradas. Haz clic en la pestaña Insertar —> Diagrama y selecciona la opción Barra apilada.

Verás un área en blanco.

Haz clic en Seleccionar datos en la barra de herramientas del lado derecho. Aparecerá una nueva ventana donde se pueden importar los datos de las celdas.

En el área de Entradas de leyenda tienes la Serie 1. Haz clic en Editar.

El nombre de la serie debe ser una celda con el texto Fecha de inicio. Los valores son todas las fechas de esta columna.

Haz lo mismo con la columna Duración.

El nombre de la serie debe ser una celda con el texto Duración. Los valores son todos los números de esta columna.

Añade tareas al diagrama. Vuelve a pulsar Seleccionar datos en la barra de herramientas del lado derecho y haz clic en Editar debajo de la opción Etiquetas del eje horizontal.

Selecciona todos los valores de la columna Tareas.

Ahora puedes nombrar y modificar el tamaño del diagrama a tu gusto.

El siguiente paso es hacer que nuestro diagrama sea similar a un diagrama de Gantt.

Nuestras barras son de color azul y naranja. Selecciona las azules, abre la pestaña Inicio y elige Sin relleno.

Parece que el diagrama de Gantt está listo. Pero hay un problema con las tareas: el orden es incorrecto.

Abre los Ajustes Avanzados en la barra de herramientas del lado derecho. Selecciona Eje vertical y marca Valores en orden inverso.

El diagrama de Gantt se ve mucho mejor ahora.

Puedes ampliarlo para un mayor número de tareas y utilizarlo como plantilla para la planificación del flujo de trabajo.

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La planificación en hojas de Excel es buena para el uso individual o proyectos más pequeños, mientras que los profesionales necesitarían un software especializado.

En ONLYOFFICE Workspace, puedes generar diagramas de Gantt para proyectos en unos pocos clics. No es necesario tener conocimientos de Excel. Analiza el progreso del proyecto y las dependencias de las tareas. Actualiza los eventos programados y los plazos.

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