Wie ONLYOFFICE und Nextcloud datenschutzkonforme Zusammenarbeit bei den Internationalen Jugendgemeinschaftsdiensten gewährleisten

Heute stellen wir die Internationale Jugendgemeinschaftsdienste (ijgd) vor, die ONLYOFFICE Docs in Kombination mit Nextcloud benutzen, um standortunabhängige und damit übergreifende Zusammenarbeit zu organisieren. Jakob Hermens, Bundeskoordinator für Öffentlichkeitsarbeit bei den ijgd, berichtet über die Erfahrungen seines Teams.

Über die ijgd

Die ijgd sind ein unabhängiger, gemeinnütziger Verein der internationalen Jugendarbeit, anerkannter freier Träger der Jugendhilfe und eine der größten und ältesten Workcamp-Organisationen in Deutschland.

Im Jahr 1949 wurden die ijgd in Hannover gegründet. Schüler*innen organisierten nach dem zweiten Weltkrieg die ersten Workcamps, um den Wiederaufbau zu unterstützen, Feindbilder durch internationale Kontakte abzubauen und nach neuen, demokratischen Visionen für eine friedliche Zukunft zu suchen.

Die ijgd heute bestehen aus 14 Landesvereinen und einem Bundesverein. In sechs Geschäftsstellen mit elf Regionalbüros arbeiten rund 250 hauptamtliche Mitarbeiter*innen. Der Verein hat rund 220 Vereinsmitglieder, deren Interessen durch einen Bundesvorstand und fünf Regionalvorstände vertreten werden.

Als gemeinnützige Fachorganisation organisieren die ijgd kurz-, mittel- und langfristige Freiwilligendienste im In- und Ausland. Die Tätigkeitsfelder liegen unter anderem in den Bereichen Soziales, Ökologie, Demokratie und Denkmalpflege. Im Jahr 2019 begleiteten die ijgd rund 5.000 junge Menschen in lang-, mittel- und kurzfristigen Freiwilligendiensten in Deutschland, Europa und weltweit. Sie wurden dabei von über 500 aktiven Ehrenamtlichen unterstützt.

Wenn Datensicherheit wichtig ist

Die ijgd sind eine föderal organisierte Organisation. Eine Herausforderung ist in diesem Fall das gemeinsame datenschutzkonforme Zusammenarbeiten über Ländergrenzen und Büros hinweg. Dazu kommt, dass die ijgd als Verein stark durch ehrenamtliches Engagement geprägt sind.

Der Verein hat also ein Tool gesucht, mit dem man die Struktur zum übergreifenden Arbeiten mit einem flexiblen und detaillierten Rechtemanagement gestalten kann. Mit Nextcloud und ONLYOFFICE haben die ijgd eine solche Lösung gefunden.

Jakob Hermens:

Wir legen besonderes Augenmerk auf den Schutz der Daten. Das tun wir aus Überzeugung, da wir das Recht auf informationelle Selbstbestimmung wichtig finden. Wir arbeiten teilweise mit besonders schützenswerten Daten von jungen Menschen. Daher ist uns eine Lösung, bei der wir die Daten auf einem eigenen Server in Deutschland hosten, wichtig.

Warum ONLYOFFICE

Für eine Weile haben die ijgd auch mit Collabora gearbeitet. Aber die Nähe der Benutzererfahrung zu den MS Office-Produkten, mit denen sie sonst arbeiten, hat die Mitarbeiter*innen der ijgd letztendlich zugunsten ONLYOFFICE überzeugt.

Automatisches Speichern und gleichzeitiges Arbeiten sind für die ijgd die Schlüsselfeatures. Am wichtigsten ist jedoch, dass Formatierungen auch erhalten bleiben, wenn Dokumente sowohl in ONLYOFFICE als auch in MS Office geöffnet werden.

Verlässlichkeit, Funktionalität und Einfachheit

Laut Jakob Hermens nutzt man bei den ijgd vor allem die gemeinsame Dateiablage und das kollaborative Arbeiten an Dokumenten.

Was Nextcloud angeht, nutzen die Mitarbeiter des Vereins die Kalender für büro- bzw. geschäftsstellenübergreifende Termine, Deck für Aufgaben und das Umfragetool zur Terminfindung.

Die Zusammenarbeit hat sich stark vereinfacht und verbessert. Wichtige Bausteine zur Akzeptanz und damit zur Nutzung sind Verlässlichkeit, Funktionalität und Einfachheit. Mit einer ausreichenden Anzahl von Lizenzen klappt dies ausgezeichnet.

Corona-Herausforderungen

Jakob Hermens berichtet, dass die ijgd durch die Nextcloud-ONLYOFFICE Kombi-Lösung auf das verstärkte Arbeiten im Homeoffice durch die Corona-Pandemie gut vorbereitet waren. Für die Zukunft ist geplant, ONLYOFFICE und Nextcloud verstärkt in digitalen Seminaren einzusetzen.