Kako je BidFix implementirao ONLYOFFICE Docs za brže i usklađenije odgovore na tendere

Javna nabavka je jedno od najvećih i najdokumentovanijih tržišta na svetu. Ipak, način na koji kompanije odgovaraju na tendere ostaje uporno manuelan. Timovi moraju pratiti relevantne prilike na više od 100 fragmentisanih portala za nabavku, proceniti da li je svaka ponuda vredna potrage i popuniti desetine složenih dokumenata pod strogim rokovima.

To je problem koji je BidFix želeo da reši. Razvijen od strane Fix Solutions GmbH u Nemačkoj, BidFix je AI platforma za javne tendere (RFP) širom DACH regije i šire EU. Neprekidno skenira više od 100 portala za nabavku i koristi hibridnu kombinaciju AI-a, semantičke i ključne reči pretrage kako bi pronašao tendere koji odgovaraju profilu kompanije. Zatim izvlači kriterijume podobnosti i dodele za brzu odluku o ponudi/neponudi, i podržava timove dok sastavljaju i kompletiraju svoje odgovore uz pomoć AI kopilot-a koji razume kako tender tako i bazu znanja kompanije.

Rezultati govore sami za sebe: kupci smanjuju vreme provedeno na odgovorima na tendere za 50 do 80 procenata. Danas više od 1,000 kompanija se oslanja na BidFix, od malih i srednjih preduzeća do velikih, kao što su JobRad, MR Datentechnik i Synaforce.

Osnovni deo tog iskustva funkcioniše na ONLYOFFICE Docs-u. Evo kako je tim BidFix-a to izgradio.

Izazov: uređivanje u središtu svakog tendera

Uređivanje dokumenata nije sporedna funkcija za BidFix, centralno je za ono što korisnici rade svaki dan. Jedan odgovor na tender može obuhvatati desetine Word, Excel i PDF datoteka, svaka sa svojim formatiranjem i zahtevima.

Stari način rukovanja ovim bio bi nezgrapan: preuzimanje datoteke, otvaranje u desktop paketu, uređivanje, a zatim ponovno otpremanje. Ovakvo uzvraćanje usporava timove i prekida tok rada. BidFix-u je potrebno nešto bolje, naime, editori najbolje klase koji bi mogli da rade direktno unutar njihove web aplikacije.

Tokom procene ugrađenih editora, tim je pažljivo pogledao dostupne opcije. ONLYOFFICE Docs se istakao kao najkompletniji i standardizovani izbor, podržan robusnim developer API-jem.

Zašto ONLYOFFICE: tri odlučujuća faktora

Tim BidFix-a je razmotrio uobičajene alternative, uključujući preglednike zasnovane na pregledačima, druge ugrađene editor SDK-ove i API-je za kancelarije u oblaku. Većina nije zadovoljila barem jedan kritični zahtev. Tri faktora su učinila da ONLYOFFICE bude jasan pobednik.

1. Fidelitet formata. Dokumenti u javnom sektoru dolaze sa složenim Word i Excel formatiranjem. ONLYOFFICE obrađuje OOXML nativno, tako da ugovorna vlast može tačno videti šta je korisnik uredio. To znači bez iznenađenja i bez pokidanih rasporeda. Za dokumente koji idu vladinim telima, ta pouzdanost nije predmet pregovora.
2. Jednostavna integracija API-ja. Docs API je olakšao ugrađivanje editora direktno u platformu i povezivanje sa BidAI kopilotom. Iskustvo programera je učinilo integraciju jednostavnom, umesto da se na svakom koraku bori sa njom.
3. Samostalna EU infrastruktura. Ovo je bio najvažniji faktor. ONLYOFFICE može potpuno samostalno raditi na BidFix-ovoj vlastitoj EU infrastrukturi, što je izuzetno važno s obzirom na osetljive podatke o javnoj nabavci.

BidFix je ISO 27001 sertifikovan, potpuno usklađen sa GDPR-om, hostovan u Nemačkoj na EU serverima i zaštićen AES-256 enkripcijom. Kako je ONLYOFFICE unutar njihove vlastite sredine, dokumenti nikada ne napuštaju njihovu kontrolisanu infrastrukturu da bi bili uređivani. Osetljivi podaci o tenderu ostaju unutar njihovih usklađenih granica, upravo ono što javni sektor i preduzeća zahtevaju.

Mnoge alternative nisu imale zahtevani fidelitet formata, nisu mogle biti samostalno hostovane unutar EU, ili nisu nudile nivo kontrole podataka koji je BidFix potrebna. ONLYOFFICE je ispunio svaki kriterijum.

Integracija: jedno neprekidno iskustvo uređivanja

BidFix ugrađuje ONLYOFFICE editore direktno unutar web aplikacije putem Docs API-ja. Korisnici mogu otvarati, uređivati, kompletirati i završavati dokumente za tendere u Word, Excel i PDF bez napuštanja platforme.

Integracija BidFix-a i ONLYOFFICE-a (tekstualni dokument)

Integracija BidFix-a i ONLYOFFICE-a (tabela)

Integracija BidFix-a i ONLYOFFICE-a (PDF)

Prava razlika je  u tome kako se iskustvo uređivanja povezuje sa BidFix-ovim “BidAI” kopilotom, koji radi odmah uz ugrađeni editor. U kontekstu, kopilot može:

• Preneti cene sa prethodnih projekata direktno u Excel troškovni list
• Nacrtati konceptualni tekst unutar Word dokumenta
• Unapred popuniti upitnike koristeći bazu znanja kompanije

Umesto fragmentirane serije koraka za otpremanje i preuzimanje, korisnici dobijaju jedan fluidan tok rada. Integracija se pokazala stabilnom, a formatiranje se pouzdano drži kroz dokumente.

Rezultati: brži odgovori, potpuna kontrola

Ugrađeno iskustvo uređivanja je osnovni razlog zašto kupci BidFix-a smanjuju vreme provedeno na odgovorima na tendere za 50 do 80 procenata. Umesto da prebacuju dokumente između odvojenih alata, timovi pronalaze, analiziraju, uređuju i predaju sve na jednom mestu.

Jednako važno, jača poverenje u proizvod. Budući da se ceo proces odvija unutar sigurnog, EU-hostovanog okruženja BidFix-a, kupci mogu biti sigurni da njihovi osetljivi podaci ostaju zaštićeni od početka do kraja.

Kada su upitani koliko bi bili spremni da preporuče ONLYOFFICE, odgovor je bio jasan: veoma verovatno. Za bilo koji proizvod koji zahteva pouzdano, verno uređivanje dokumenata, posebno gde je samostalno hostovanje i kontrola podataka važna, ONLYOFFICE je odličan izbor, a Docs API čini integraciju pristupačnom.

Alexander Kohler, osnivač i CEO u BidFix-u:

Uređivanje dokumenata je u srcu svake tenderske ponude. ONLYOFFICE nam je omogućio da direktno u BidFix ugradimo editore najbolje klase, koji ostaju potpuno samostalni unutar EU, tako da naši korisnici mogu da pronađu, analiziraju i predaju tendere u jednom sigurnom okruženju dok naš AI kopilot radi direktno unutar dokumenta.

Zaključak

BidFix pokazuje šta je moguće kada moćno uređivanje dokumenata susretne pametnu automatizaciju u sigurnom, usklađenom okruženju. Ugradnjom ONLYOFFICE Docs putem API-ja i povezivanjem sa njihovim BidAI kopilotom, tim je pretvorio spor, fragmentisan proces u jedno neprekidno iskustvo, pomažući više od 1,000 kompanija da odgovore na javne tendere mnogo brže nego ranije.

Ako gradite proizvod koji zahteva pouzdano, verno uređivanje sa potpunom kontrolom nad vašim podacima, ONLYOFFICE nudi prijateljski put do postizanja toga. Istražite ONLYOFFICE Docs Developer da vidite kako bi se mogao uklopiti u vašu platformu.