O que é um arquivo PDF?
PDF é um dos formatos de arquivo mais utilizados de todos os tempos e foi criado para permitir o compartilhamento e o acesso a documentos, mantendo seu conteúdo intacto. Leia este artigo para descobrir como abrir, criar, editar e converter seu arquivo PDF.
Como surgiram os PDFs?
PDF significa Formato de Documento Portátil. É um formato de arquivo desenvolvido pela Adobe na década de 1990 para apresentar documentos, incluindo formatação de texto e imagens, de maneira independente do software aplicativo, hardware e sistemas operacionais.
A ideia dos PDFs surgiu da necessidade de compartilhar documentos entre diferentes sistemas de computador sem perder a formatação ou layout do documento original. Antes dos PDFs, o compartilhamento de documentos entre diferentes sistemas muitas vezes resultava em problemas de formatação, pois diferentes sistemas usavam diferentes fontes e métodos de formatação. A Adobe desenvolveu PDFs para resolver esse problema criando um formato universal.
Prós e contras do formato
Existem vários motivos pelos quais alguém pode preferir PDFs a outros tipos de arquivo:
- Compatibilidade Universal: Os PDFs podem ser abertos e visualizados em qualquer sistema, independentemente do software ou hardware. Isso os torna um formato ideal para compartilhar documentos entre diferentes sistemas.
- Preservação da formatação: os PDFs preservam a formatação e o layout do documento original, incluindo fontes, imagens e cores. Isso garante que o documento tenha a mesma aparência em qualquer sistema.
- Segurança: Os PDFs podem ser criptografados e protegidos por senha, o que os torna um formato seguro para compartilhar documentos confidenciais.
- Elementos Interativos: Os PDFs podem conter elementos interativos, como hiperlinks, botões e formulários, tornando-os um formato versátil para uma ampla variedade de documentos.
- Imprimível: Os PDFs podem ser facilmente impressos, tornando-os um formato conveniente para documentos que precisam ser impressos.
- Assinaturas Digitais: Os PDFs podem ser assinados digitalmente, tornando-os um formato seguro para assinar documentos eletronicamente.
Embora tenhamos que considerar algumas desvantagens deste formato:
A conversão de documentos de PDF para outros formatos, como MS Word ou texto simples, pode levar a desafios de formatação. Os intrincados layouts, fontes e imagens podem não ser traduzidos com precisão, necessitando de ajustes manuais e consumindo um tempo valioso.
A edição de PDFs representa um desafio devido ao seu foco na preservação do layout e formatação originais. Essa preservação dificulta a realização de modificações rápidas sem software especializado, resultando em frustração e na necessidade de conversão prévia para um formato editável.
Podem ocorrer problemas de compatibilidade quando diferentes versões de software interagem com documentos PDF. Os recursos mais recentes do PDF podem não ser suportados por leitores mais antigos, levando a possíveis problemas de renderização.
A extração de dados de PDFs, como tabelas ou formulários, nem sempre é simples. Esta limitação restringe a sua utilidade para fins avançados, muitas vezes exigindo a entrada manual de dados ou ferramentas de software adicionais para processamento automatizado.
Como abrir um PDF?
Abrir um arquivo PDF é muito fácil. Se você já baixou o documento no seu PC, você pode decidir se deseja abri-lo com um programa apropriado ou exibi-lo em uma página web, mas hoje em dia a maioria dos navegadores abrirá o arquivo em uma nova janela, então você não precisa para instalar qualquer visualizador de PDF. Isso significa que se você precisar visualizar um arquivo PDF encontrado na web, não necessariamente precisará baixá-lo para o seu computador para visualizá-lo, o que economiza tempo e espaço.
Se o seu computador já for antigo o suficiente, você pode considerar adquirir um leitor de PDF. A Adobe – criadora dos arquivos PDF – oferece o software nativo Acrobat Reader, que obviamente funciona esplendidamente com este formato, mas cujas opções adicionais são em sua maioria cobradas.
Existem milhares de outras opções, os mais utilizados são o leitor de PDF SumatraPDF, LightPDF e Nuance.
ONLYOFFICE oferece um serviço gratuito de Editor de PDF que permite abrir e ler seus arquivos, tanto online quanto offline: decida se baixar o editor no seu PC ou para trabalhar diretamente no ONLYOFFICE DocSpace.
Como editar um PDF?
Como dissemos antes, os PDFs são feitos principalmente para serem lidos e compartilhados, mas às vezes você pode precisar editar um arquivo para preencher formulários, assinar o documento, sublinhar parte do texto e assim por diante. Para isso, existem algumas soluções que podem te ajudar.
Novamente, o Acrobat da Adobe pode realizar todas as tarefas, mas o programa é bastante caro quando se trata de comprar recursos extras.
Canva é outro site popular, assim como o editor Sejda PDF e PDFgear.
O editor de PDF ONLYOFFICE é uma alternativa válida que permite destacar, sublinhar e riscar texto, deixar comentários e desenhar diretamente em seu PDF. Neste editor também é possível preencher formulários PDF prontos.
Criando do zero
Criar um PDF é fácil e existem diferentes maneiras de fazer isso, dependendo do editor e do dispositivo que você está usando.
Vejamos um exemplo com a ajuda do editor de documentos ONLYOFFICE.
A maneira mais fácil é salvar o documento como PDF clicando na aba Arquivo -> Salvar como -> PDF.
O segundo método pode ser útil não só quando se trabalha em editores, mas também quando se deseja baixar um documento da Internet, que é o método de impressão.
Na aba Arquivo clicamos em Imprimir e depois em Imprimir em PDF. Quando estiver em um navegador, clique no ícone da impressora e depois em Destino -> Salvar como PDF.
Como usar formulários preenchíveis em PDF?
Você pode criar um formulário PDF para que as pessoas possam preencher suas informações para diferentes fins. ONLYOFFICE Docs fornece um gerador de formulários PDF que pode ajudá-lo a criá-los de maneira fácil e rápida. Vamos ver como fazer isso.
No editor, escolha Criar novo formulário PDF.
Assim que o documento estiver aberto, crie um layout de texto do documento e adicione o formulário preenchível que você encontra na barra de ferramentas da guia Formulários.
Depois de adicionar um campo, você verá as propriedades dos campos na barra lateral direita. Aqui você pode ajustar os parâmetros para determinar que tipo de texto (ou apenas dígitos) pode ser inserido nos campos.
Quando o documento estiver pronto, salve-o como PDF. Na barra de ferramentas você encontrará esta opção para facilitar o processo.
Convidamos você a assistir a este vídeo sobre a última versão do ONLYOFFICE, no qual foi adicionada a mesma função de que acabamos de falar.
Como converter arquivos PDF?
Como vimos no exemplo do Editor ONLYOFFICE, criar um arquivo PDF a partir de um documento de texto é muito simples; basta salvar o arquivo no formato desejado e pronto. No entanto, fazer o oposto, ou seja, converter um PDF num documento de texto DOCX, não é um processo imediato, pois os PDFs contêm elementos que podem não permanecer intactos.
Existem ferramentas especiais que permitem converter PDF em DOCX sem riscos e mantendo a formatação. Alguns deles são o Adobe Acrobat nativo, PDFelement, Xodo e muitos outros.
Além do Editor de PDF já mencionado, o ONLYOFFICE tem um ambiente completamente online para conversão no qual você pode transformar documentos DOCX em PDFs e vice-versa.
Como proteger um PDF com senha?
Como dissemos no início, os arquivos PDF podem ser criptografados e protegidos por senha para maior segurança, função extremamente útil (e necessária) para aquelas pessoas que devem compartilhar informações confidenciais e não querem que elas caiam em mãos erradas. Depois que a senha for definida, você e a pessoa que recebe seu arquivo poderão abrir o documento apenas digitando este código.
Vamos ver como proteger um PDF com senha usando ONLYOFFICE Desktop Editors.
Em primeiro lugar, abra o arquivo que deseja proteger.
Em seguida, clique em Arquivo -> Proteger -> Adicionar senha.
Digite a senha desejada, digite-a novamente no campo inferior e clique em OK.
Você definiu a senha. Na próxima vez que você abrir o arquivo, será solicitado que você insira o código. Se desejar, você pode alterá-la ou excluí-la em Arquivo -> Proteger -> Alterar senha/Excluir senha, mas você terá que inserir a antiga primeiro. Se você esquecer a senha, não poderá mais acessar o arquivo.
Agora você sabe mais sobre o formato PDF, o que é, quando e por que usá-lo e como criar um. Se precisar trabalhar com este formato, você pode usar as ferramentas fornecidas pelos Editores do ONLYOFFICE agora mesmo.
