Como a associação GRE’SY melhorou o gerenciamento de documentos com o ONLYOFFICE Docs Cloud

A GRE’SY, uma organização sem fins lucrativos, usa o ONLYOFFICE Docs Cloud integrado ao Nextcloud em seu trabalho administrativo. Continue lendo para descobrir por que eles escolheram o ONLYOFFICE e como o utilizam.

Sobre a organização

GRE’SY é uma pequena organização, semelhante ao movimento Emmaüs iniciado pelo abade Pierre, praticando a recuperação, reforma e revenda de materiais doados. A associação retoma o processo de arrecadação, triagem, armazenamento e redistribuição de roupas, lingerie e calçados ao invés de enviar todas as coleções para o exterior.

Como todo o processo ocorre dentro de uma região da França, permite a criação de novos empregos em todas as etapas da reciclagem. Por exemplo, eles criam empregos para:

• coletar os dons em seus centros de coleta localizados entre Grenoble e Chambéry (motoristas-distribuidores);
• gerir os stocks (movimentação, arrumação e armazenagem) nas zonas industriais por elas reabilitadas (logística);
• classificar por qualidade para definir o que fazer com as roupas coletadas;
• modificar e customizar roupas (costura);
• reciclar roupas em trapos têxteis;
• revender em suas lojas locais (assistente de loja).

Graças a voluntários e vários patrocinadores, o GRE’SY produz resultados muito significativos. Ela processou 400 toneladas de resíduos têxteis em 2022. Essa reciclagem reduz o desperdício, financia hoje 25 funcionários e permitiu que 44 pessoas encontrassem empregos sustentáveis. Além disso, abriram 7 lojas após 6 anos de atividade.

Com equipas a trabalhar por toda a região, em várias zonas industriais, em 7 lojas, ou ao domicílio (teletrabalho), a associação tem organizado partilhas de documentos e caixas de correio na cloud Nextcloud, que é gerida por um dos voluntários. Para trabalhos colaborativos em documentos (logística, gestão de voluntários, etc.), o Nextcloud oferece várias soluções, incluindo ONLYOFFICE Docs.

Por que o ONLYOFFICE Docs Cloud

A equipa GRE’SY procurava uma ferramenta fiável, fácil de usar de forma colaborativa para permitir que várias pessoas trabalhem no mesmo documento, compatível com vários formatos e integrada na sua cloud. Os documentos devem ser hospedados em nuvem própria, assim como e-mails, calendários e contatos, para controlar o acesso aos dados e garantir sua sustentabilidade.

Num primeiro momento, experimentaram soluções gratuitas integradas no Nextcloud para reduzir os custos da associação e assim promover o desenvolvimento da atividade e a criação de postos de trabalho. Insatisfeitos, eles decidiram experimentar o ONLYOFFICE, permitindo-lhes trabalhar facilmente com documentos do LibreOffice enviados pelo governo francês e com documentos do Microsoft Office enviados pelos parceiros.

Além do mais, ONLYOFFICE Docs Cloud apelou para a falta de necessidade de gerir atualizações e sobrecarregar o servidor.

Colaboração avançada de documentos

Anteriormente, a equipe usava outra ferramenta de colaboração. A migração correu muito bem, em particular, graças à perfeita compatibilidade do ONLYOFFICE com os formatos LibreOffice e Microsoft Office.

O ONLYOFFICE permitiu controlar o acesso aos dados sem alterar os seus hábitos, o que a associação pretendia. Anteriormente, os membros do GRE’SY eram obrigados a aceitar armazenar seus documentos com provedores externos para trabalhar em modo colaborativo (por exemplo, Google Drive). Se, por qualquer motivo, um colaborador ou voluntário deixar de estar operacional (doença, acidente, etc.), poderá encontrar grandes dificuldades na recuperação de alguns dos dados (por exemplo, impossibilidade de redefinir o acesso à conta).

O trabalho colaborativo com dados armazenados na nuvem GRE’SY garante acesso permanente e seguro aos dados. Isso é muito importante para a sustentabilidade da associação.

Aqui estão também as funções para as quais a equipe usa os editores do ONLYOFFICE:

• edição colaborativa de tabelas: atendimento e planejamento de voluntários, organização de equipes de vendas, inventário, etc.;
• preparação de campanhas de comunicação (apresentações);
• preparação de correspondência: faturas, trocas com os fornecedores, etc.

Robert Reynaud, Fundador e Presidente da associação GRE’SY:

O ONLYOFFICE provou ser um excelente produto e o recomendaremos aos nossos funcionários.