O que é trabalho colaborativo e como melhorá-lo em sua equipe?

O trabalho colaborativo é um dos principais fatores que contribuem para o sucesso de qualquer empresa. Essa noção é bastante fácil de entender, mas muito difícil de colocar em prática, pois existem muitos obstáculos dos quais você talvez nunca tenha ouvido falar. Neste artigo, exploraremos as maneiras mais eficazes de melhorar o trabalho colaborativo em sua equipe.

O que é trabalho colaborativo e qual a sua importância?

Antes de começarmos a falar dos detalhes e da importância do trabalho colaborativo, é muito importante entender o que é isso para usar essa noção corretamente. Geralmente, é uma troca coletiva de ideias, pontos de vista e opiniões dentro de um grupo de pessoas para atingir objetivos comuns, seja a entrega de um projeto, o lançamento de um novo produto no mercado ou a realização de pesquisas marketing.

Para que a colaboração no trabalho entre os colaboradores seja melhor, a equipe deve estar unida e aberta a novas ideias e inovações. Como regra geral, a colaboração exige que todos participem na tomada de decisões coletivas. Se por algum motivo alguém não se envolver no processo de trabalho colaborativo, é difícil para toda a equipe alcançar o sucesso.

Por que o trabalho colaborativo é importante? É importante porque permite que os funcionários sejam mais produtivos e eficazes em seu trabalho, especialmente quando comparados a indivíduos que trabalham sozinhos em seus projetos. Também torna os funcionários mais responsáveis, o que ajuda a aumentar muito sua motivação e desenvolver um senso de responsabilidade.

Características do trabalho colaborativo

Como regra, o trabalho colaborativo tem as seguintes características:

• Integração. Os membros de uma equipe verdadeiramente colaborativa são unidos e entendem que terão sucesso como grupo ou fracassarão.
• Colaboração interna. Os membros da equipe devem colaborar uns com os outros voluntariamente, sem a mediação de um líder.
• Comunicação. As equipes colaborativas desenvolvem um meio de comunicação eficaz para reunir os esforços de todos os membros da equipe. Manter todos na mesma página permite que os membros da equipe reorientem seus esforços conforme necessário.
• Respeito. Os membros da equipe devem ser capazes de promover seus pontos de vista sem ofender outros membros da equipe. Isso significa ter autocontrole e um respeito genuíno pelas opiniões e sentimentos de outros funcionários.

Diferença entre trabalho em equipe e trabalho colaborativo

Quando se trata de trabalho colaborativo, é fácil confundi-lo com trabalho em equipe, pois ambas as noções são muitas vezes tratadas como sinônimos. Contudo, não é verdade. O trabalho colaborativo e o trabalho em equipe têm muito em comum, pois ambas as noções implicam esforços coletivos para atingir determinado objetivo.

A principal diferença é a forma como o objetivo é alcançado. Quando se trata de trabalho em equipe, existe algum tipo de hierarquia com um líder delegando tarefas a outros membros da equipe com base em suas habilidades e conhecimentos. O líder é aquele que toma todas as decisões e assume toda a responsabilidade.

Por sua vez, o trabalho colaborativo ocorre quando os membros da equipe são tratados como iguais e todos têm o direito de contribuir para a causa comum, contribuindo com suas próprias ideias.

Vantagens do trabalho colaborativo

Por que as empresas devem incentivar o trabalho colaborativo entre os funcionários? Existem várias razões principais:

• A colaboração promove a autoanálise e o desenvolvimento pessoal. Ele permite que os funcionários reflitam e avaliem seus pontos fortes e fracos enquanto trabalham em direção a um objetivo comum. Duas cabeças pensam melhor do que uma, então as equipes geralmente funcionam melhor quando todos se valem de suas habilidades e confiam na experiência de outros membros da equipe.
• A colaboração ajuda você a descobrir coisas novas. Quando você colabora com outros funcionários trocando ideias e opiniões, é inevitável que você aprenda algo novo mesmo que não perceba. Alguns de seus colegas podem ser melhores do que você em gerenciamento de projetos, e você pode melhorar suas habilidades de gerenciamento de projetos durante o processo de colaboração.
• A colaboração contribui para uma melhor resolução de problemas. Problemas podem surgir a qualquer momento, e uma intensa troca de pontos de vista pode ajudar a desenvolver uma abordagem equilibrada para qualquer um deles. Quanto mais você colaborar, melhor. Se você não conseguir resolver um problema, peça conselhos a outros funcionários.

5 maneiras de melhorar a colaboração em equipe

Agora que você sabe quais são os benefícios do trabalho colaborativo e as características do trabalho colaborativo, vamos considerar algumas das melhores maneiras de fazer com que sua equipe colabore de forma eficaz e melhore o trabalho em equipe entre os funcionários:

• Transmita a visão certa para sua equipe. Certifique-se de que os objetivos comuns sejam claros e alcançáveis ​​para que todos estejam se movendo na mesma direção.
• Permita que os membros da equipe tenham novas ideias. Se sua equipe é uma mistura de motivadores, pensadores inspiradores e funcionários trabalhadores, deixe-os ser quem são e traga sua experiência.
• Fornece ferramentas de software adequadas. É muito importante encontrar o conjunto certo de ferramentas e aplicativos que facilitem a colaboração e o trabalho em equipe, especialmente se sua equipe trabalha remotamente. Por exemplo, reuniões diárias do Zoom todos os dias ou software de colaboração, como Microsoft 365, Google Workspace ou ONLYOFFICE Workspace, para ajudar os funcionários a trabalhar com mais eficiência, mesmo no conforto de suas casas.
• Faça sua equipe funcionar como um coletivo. Reunir um grupo de pessoas talentosas não garante o sucesso. No entanto, se você fizer todos os funcionários se sentirem parte de algo maior, poderá esperar bons resultados. Atividades de formação de equipe, como encontros informais e encontros em um café ou restaurante, funcionam muito bem aqui.
• Garanta a liberdade. Não controle demais sua equipe, pois isso pode matar a criatividade dos funcionários e impedir que o processo de colaboração seja eficaz.

Facilite o trabalho colaborativo usando o ONLYOFFICE

Em uma época em que as equipes remotas estão se tornando cada vez mais difundidas, é essencial ter um software de colaboração especial que permita que cada funcionário tenha acesso ao ambiente de colaboração comum. Felizmente, hoje existem muitas ferramentas e aplicativos que tornam o processo de colaboração o mais eficiente possível. Alguns dos exemplos conhecidos deste tipo de software são Zimbra, Twake, Microsoft 365, Google Workspace, etc.

Vamos dar uma olhada prática em como colaborar melhor com o exemplo do ONLYOFFICE Workspace, uma plataforma de colaboração tudo-em-um.

1. Gerencie seus documentos em um só lugar e compartilhe-os com alguns cliques. O fluxo de trabalho de documentos eletrônicos é o que todas as empresas lidam diariamente. No ONLYOFFICE Workspace, você pode organizar um ambiente de armazenamento seguro para todos os seus documentos, planilhas e apresentações. Você não precisa mudar de uma plataforma de compartilhamento de arquivos para outra para ter todos os seus documentos à mão. Com o ONLYOFFICE, você pode conectar todas as suas contas a um único workspace. Se você precisar compartilhar algo, poderá escolher entre várias permissões de acesso, garantindo que apenas os usuários necessários possam abrir seu documento e realizar determinadas operações:

• Acesso total;
• Revisão;
• Preenchimento de formulários;
• Comentários;
• Exibição.

Claro, você pode alterar a permissão de acesso a qualquer momento. Se você precisar compartilhar um arquivo com alguém que não seja usuário do seu portal, basta gerar um link externo e enviá-lo por e-mail.

2. Colabore em documentos em tempo real. Para equipes remotas, é importante poder coeditar todos os tipos de conteúdo online sem ter que trocar infinitas versões de documentos por e-mail. Com o ONLYOFFICE Workspace, você pode aproveitar ao máximo a coautoria em tempo real graças a um conjunto completo de recursos de colaboração: salvamento automático, histórico de versões, rastreamento de alterações, comentários, menções de usuários etc. Usando os editores online do ONLYOFFICE, você tem a liberdade de alternar entre dois modos de coedição, dependendo do que precisa. Para colaboração tradicional de documentos em tempo real, escolha o modo Expresso e todas as suas edições serão mostradas a outros colaboradores instantaneamente. Para uma coedição mais privada, ative o modo restrito e o que você escrever ficará visível somente depois que você clicar no botão Salvar.

Além disso, os editores online do ONLYOFFICE permitem que você resolva e exclua comentários de uma só vez. Agora você não precisa verificar cada comentário um por um. Com um único clique, você pode resolver ou excluir todos os comentários em todo o documento, todos os comentários em um parágrafo específico ou todos os seus próprios.

3. Trabalhe em projetos de forma colaborativa. Trabalhar em projetos em conjunto é a base do sucesso de qualquer empresa. O módulo Projetos oferecido pelo ONLYOFFICE Workspace permite criar projetos individuais ou em grupo e acompanhar sua execução por sua equipe. Crie tarefas, subtarefas, marcos e atribua usuários responsáveis. Crie gráficos de Gantt para analisar o progresso de cada projeto. Crie discussões para trocar ideias e opiniões em tempo real.

4. Construir relacionamentos com os clientes juntos. Com o sistema de CRM integrado, você e os membros de sua equipe podem criar bancos de dados de clientes e adicionar contatos de clientes para acessar todas as informações importantes sobre seus clientes em um só lugar. Rastreie leads de vendas e obtenha leads incorporando um formulário web especial em seu site. Crie faturas e envie-as por e-mail sem sair do módulo. Gere relatórios de vendas e analise-os com sua equipe.

5. Envie e receba e-mails com facilidade. Embora o envio de e-mails esteja se tornando cada vez mais obsoleto, muitas pessoas ainda preferem esse método de comunicação. No ONLYOFFICE Workspace, você pode criar caixas de correio corporativas separadas para todos os seus funcionários e até mesmo manter todas as suas contas em um só lugar conectando serviços de terceiros como o Gmail. O módulo Mail está vinculado a outros módulos, para que você possa anexar arquivos do módulo Documentos ou contatos do módulo CRM. Sempre mantenha contato com sua equipe por e-mail.

6. Comunique-se com sua equipe on-line. A comunicação é a chave para uma colaboração eficaz. No ONLYOFFICE Workspace, você pode se comunicar com outros membros da equipe de diferentes maneiras. Durante a coedição de documentos em tempo real, você pode deixar comentários e trocar mensagens de texto por meio do bate-papo integrado. Você também pode adicionar o plug-in do Telegram para conectar sua conta do Telegram e conversar com sua equipe diretamente no documento. Além disso, há um aplicativo de mensagens de texto autônomo que permite enviar e receber mensagens online.

ONLYOFFICE Workspace é um escritório colaborativo que vem com um pacote de escritório online e uma plataforma de colaboração completa com gerenciamento de documentos e projetos, e-mail, calendário, CRM e ferramentas de mídia social. A solução permite que você organize com segurança a colaboração entre os funcionários, seja na nuvem ou em um servidor privado.

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Se preferir outra plataforma de colaboração, você pode integrar ONLYOFFICE Docs para habilitar a edição e coedição de documentos em tempo real com sua solução atual.

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