Che cos’è un file XLSX?

Il formato XLSX è uno dei più utilizzati per i fogli di calcolo e da una varietà di applicazioni software per organizzare, analizzare e archiviare i dati. Leggi questa guida per sapere cos’è un file XLSX e come creare, modificare e convertire questo formato con facilità.

Perché usare i file XLSX?

XLSX è un formato di file basato su XML usato in modo nativo per i fogli di calcolo Microsoft Excel. È stato introdotto con il rilascio di Microsoft Office 2007 come parte di Microsoft Office Open XML (nota anche come OOXML o Open XML), che include anche DOCX per i documenti di testo e PPTX per le presentazioni.

In poche parole, un file XLSX è un archivio zippato che contiene una serie di file XML. Ogni file XML rappresenta uno dei componenti di un foglio di calcolo, ad esempio la cartella di lavoro, i fogli e le celle. Tutte le componenti sono organizzate in una struttura di cartelle e compresse in un unico file XLSX. Per esaminare questa struttura, puoi semplicemente decomprimere il tuo file XLSX per vedere cosa c’è dentro.

Di solito i file XLSX vengono utilizzati per archiviare ed elaborare i dati in formato tabulare. Contengono vari tipi di dati come testo, numeri, date, formule e diagrammi, separati da righe e colonne. Il formato XLSX è il formato ideale per la creazione di rendiconti finanziari e report.

Pro e contro del formato

Come qualsiasi formato di file, l’estensione XLSX ha i suoi vantaggi e svantaggi. Diamo un’occhiata a quelle più importanti.

Pro:

• Accettazione diffusa. XLSX è il formato predefinito in molte applicazioni per fogli di calcolo e la maggior parte delle suite per ufficio più diffuse sono compatibili con questa estensione di file.
• Supporto per un gran numero di righe e colonne. Un file XLSX può contenere un massimo di 16.384 colonne e 1.048.576 righe, sufficienti per elaborare grandi volumi di dati.
• Funzionalità avanzate. Il formato XLSX è compatibile con funzionalità avanzate molto utili durante l’elaborazione dei dati nei fogli di calcolo, come formattazione condizionale, convalida dei dati e sparkline;
• Alto livello di sicurezza. I file XLSX non salvano le macro VBA, quindi non possono contenere codici dannosi.

Contro:

• Natura proprietaria. XLSX è un formato di file nativo di proprietà di Microsoft, pertanto la sua piena funzionalità potrebbe essere limitata a Microsoft Excel e ad altre applicazioni compatibili.
• Incompatibilità con le vecchie versioni di Excel. I file XLSX non possono essere aperti con le versioni di Excel rilasciate prima del 2007 senza un’ulteriore conversione.
• Natura contraddittoria del supporto per le macro VBA. Poiché i file XLSX non possono salvare le macro VBA, è difficile sfruttarle al meglio quando si lavora con fogli di calcolo.

I migliori software per lavorare su XLSX

Per aprire e modificare i file XLSX è necessario disporre di uno strumento software per fogli di calcolo. Di seguito troverai alcune delle migliori applicazioni che rendono l’elaborazione dei dati nei fogli di calcolo XLSX un gioco da ragazzi.

1. ONLYOFFICE Spreadsheet Editor

L’editor di fogli di calcolo ONLYOFFICE è uno strumento ideale per gestire i file XLSX grazie alla sua compatibilità nativa con i formati OOXML. Può anche aprire e modificare file XLS, ODS e CSV e consentire il salvataggio di fogli di calcolo come file PDF e immagini PNG e JPG.

L’editor di fogli di calcolo ONLYOFFICE è dotato di una vasta gamma di funzioni e formule per ottenere calcoli precisi, e di una serie di strumenti avanzati per l’analisi e la visualizzazione dei dati, come tabelle pivot, convalida dei dati, formattazione condizionale, sparkline, slicer e altro ancora.

L’editor ONLYOFFICE è compatibile con le macro JavaScript che sono efficaci quanto le macro VBA per automatizzare le attività di routine, ma sono più sicure perché non hanno accesso al sistema.

Con ONLYOFFICE puoi essere sicuro che i tuoi dati siano protetti in modo affidabile proteggendo con password un intero foglio di calcolo, una cartella di lavoro o un intervallo di celle. Puoi anche nascondere le formule per mantenerle private o bloccare determinate celle.

Un altro vantaggio dell’editor di fogli di calcolo ONLYOFFICE è la disponibilità di plugin che offrono nuove funzionalità. Ad esempio con DeepL o Google Translate, puoi tradurre rapidamente il testo nel tuo foglio di lavoro. L’editor di foto è progettato per semplificare la modifica delle immagini. L’assistente AI basato su ChatGPT ti aiuta a generare contenuti di testo o immagini, scrivere codici, trovare nuove informazioni o analizzare dati.

Con ONLYOFFICE, puoi modificare i tuoi fogli di calcolo e lavorarci in collaborazione con altre persone nel cloud tramite ONLYOFFICE DocSpace, una piattaforma basata su stanze per modificare e gestire i documenti in tempo reale, oppure elaborare i dati offline sul tuo PC o laptop scaricando l’applicazione gratuita per Windows, Linux o macOS:

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2. Microsoft Excel

Microsoft Excel è lo standard quando si tratta di fogli di calcolo. È lo strumento di modifica dei fogli di calcolo predefinito nella suite Microsoft Office che consente di organizzare i dati e risparmiare tempo creando file XLSX da modelli pronti all’uso. Consente inoltre di utilizzare un gran numero di formule per eseguire calcoli accurati.

Con Microsoft Excel puoi visualizzare facilmente i dati in diversi modi con vari diagrammi e grafici e utilizzare la formattazione condizionale, le sparkline e le tabelle per analizzare le tendenze in base ai tuoi dati.

L’assistente AI integrato chiamato Copilot può aiutarti a comprendere meglio i tuoi dati consentendoti di prendere le decisioni migliori. Utilizzando l’assistente AI, puoi prevedere le tendenze, elaborare nuovi scenari e idee ipotetici e visualizzare i tuoi dati nel modo che preferisci.

Microsoft Excel ha a disposizione app mobili, sia desktop che online, per la collaborazione in tempo reale e il lavoro offline su qualsiasi dispositivo.

3. Google Sheets

Google Sheets è un’alternativa a Excel basata sul Web che consente di creare, modificare e collaborare su file XLSX nel cloud gratuitamente. Offre molte delle funzioni che si vorrebbero trovare in uno strumento di modifica dei fogli di calcolo, come grafici, diagrammi, formule, tabelle pivot e formattazione condizionale. Alcune funzionalità aggiuntive, come Smart Fill e suggerimenti automatici di formule, semplificano ulteriormente l’elaborazione dei dati online.

Quando lavori in Google Sheets puoi utilizzare modelli già pronti per diverse necessità. L’app utilizza un proprio formato per i fogli di calcolo, ma è anche compatibile con altre estensioni di file popolari, quindi aprire e modificare file XLSX non è un grosso problema.

Google Sheets è un’ottima scelta per il lavoro collaborativo. Le sue funzionalità di collaborazione e controllo della versione consentono a più utenti di lavorare sullo stesso foglio di calcolo online e tutte le modifiche vengono salvate automaticamente.

4. Zoho Sheet

Zoho Sheet è un altro servizio basato su cloud che ti consente di accedere e lavorare sui tuoi fogli di calcolo da qualsiasi dispositivo. Tabelle pivot, formattazione condizionale, diagrammi, grafici e formule sono solo alcune delle funzionalità di cui è dotato Zoho Sheet.

L’app dispone di un assistente basato sull’intelligenza artificiale che consente di automatizzare il processo di analisi dei dati e di visualizzarli in diversi modi.

Essendo uno strumento basato sul cloud, Zoho Sheet offre funzionalità di collaborazione in tempo reale. Puoi lavorare con più utenti sullo stesso foglio di calcolo, lasciare commenti su celle o fogli specifici e sfruttare al massimo la funzionalità della cronologia delle versioni.

5. WPS Spreadsheet

WPS Spreadsheet è uno strumento gratuito che consente di creare, modificare, salvare e condividere file XLSX con facilità. È una buona alternativa a Microsoft Excel grazie alla sua compatibilità nativa con i formati OOXML. Utilizzando questo strumento, puoi lavorare con file Excel su più piattaforme e dispositivi grazie alle app per Windows, macOS e Linux. Sono supportati anche i dispositivi Android e iOS.

L’interfaccia di WPS Spreadsheet è molto simile a quella di Microsoft Excel. Il set di funzionalità integrate è buono, quindi puoi elaborare i dati senza problemi, visualizzarli con grafici e diagrammi, applicare formule e convertire file XSLX in PDF.

Come aprire un file XLSX?

Aprire un file XLSX è abbastanza semplice. Il metodo scelto dipende solo dalla piattaforma e dal dispositivo utilizzati.

Piattaforme desktop. Puoi aprire facilmente i file XLSX utilizzando l’applicazione predefinita installata sul tuo PC o laptop, ad esempio ONLYOFFICE Desktop Editors,

Microsoft Excel, WPS Spreadsheet o un’altra suite per ufficio. Per aprire un file XLSX, è sufficiente fare doppio clic su di esso e attendere che l’app predefinita apra il file. Di solito impiega solo qualche secondo.

In alternativa, puoi aprire qualsiasi foglio di calcolo XSLX direttamente dalla tua app. Ad esempio, quando avvii ONLYOFFICE Desktop Editors, puoi trovare ciò di cui hai bisogno facendo clic sul pulsante Apri file locale.

Browser Web. Gli strumenti online basati sul Web, come Google Sheets e Zoho Sheet, offrono un modo conveniente per aprire file XLSX senza la necessità di doverli installare. Basta andare sul sito web corrispondente e accedere al proprio account. Successivamente carica il file XLSX richiesto e questo si aprirà in una nuova scheda.

Dispositivi mobili. Le applicazioni mobili sono utili se devi lavorare su file XLSX in movimento. Tutte le suite per ufficio più diffuse di solito offrono app mobili per semplificare la gestione dei file di ufficio. Ad esempio, ONLYOFFICE Documents per iOS o Android consente di aprire e modificare i file XLSX direttamente sul dispositivo mobile. Basta semplicemente avere l’app installata. Quindi basta avviare ONLYOFFICE Documents, trovare il foglio di calcolo necessario sul dispositivo o selezionarlo dal tuo archivio cloud.

Come modificare un file XLSX?

Se devi apportare alcune modifiche ai tuoi fogli di calcolo, puoi farlo nella stessa applicazione che hai usato per aprire il file. Ecco cosa puoi fare con uno degli strumenti per fogli di calcolo descritti sopra:

• Digitare il testo in celle diverse e inserire valori numerici;
• Modificare titoli;
• Inserire tabelle e altri oggetti, come immagini, forme, grafici, sparkline, ecc.;
• Applicare vari modelli di tabella;
• Ordinare e filtrare i dati;
• Aggiungere ed eliminare righe e colonne;
• Applicare formule e altri strumenti, come la convalida dei dati, la formattazione condizionale, Goal Seek e altro ancora.

Al termine della modifica del file XLSX, puoi salvare le modifiche facendo clic sul pulsante corrispondente o usa la funzione di salvataggio automatico se utilizzi una soluzione basata su cloud.

Creare file da zero

I software moderni consentono anche di creare file XLSX da zero, in questo modo, puoi creare un documento vuoto e modificarlo come desideri.

Per iniziare a creare un nuovo file XSLX, apri l’applicazione per fogli di calcolo e crea un foglio vuoto selezionando l’opzione Nuovo o Nuovo foglio di calcolo.

Quando viene creato un nuovo file XSLX, è possibile modificarlo come descritto sopra.

Come convertire i file XLSX?

A volte potresti aver bisogno di convertire file XLSX in altri formati per diversi motivi, ad esempio per garantire la compatibilità con altri strumenti software o condividere il file con altre persone.

Il modo più semplice per convertire un file XLSX è salvarlo nel formato desiderato dopo aver terminato il processo di modifica. Il più grande vantaggio di questo metodo è che non è necessario installare alcun software aggiuntivo.

Vediamo come farlo nell’editor di fogli di calcolo ONLYOFFICE disponibile come parte di ONLYOFFICE Desktop Editors su Windows, Linux e macOS.

Avvia l’app, apri il foglio di calcolo, accedi alla scheda File e scegli l’opzione Salva con nome.

Verrà visualizzato un elenco di tutti i formati disponibili per il file XSLX. Scegli quella che ti serve e seleziona una cartella di destinazione sul tuo PC o laptop. Fai clic su Salva per completare il processo.

Nella scheda File, puoi anche scegliere l’opzione Esporta in PDF se desideri salvare il file in questo formato. Nella finestra aperta, seleziona tutti i parametri richiesti per il file di output, come Intervallo e Orientamento della pagina, e fai clic su Salva ed esporta. Questo è tutto.

In alternativa, puoi convertire qualsiasi file XLSX utilizzando un convertitore online. Un buon esempio è  il convertitore di fogli di calcolo online di ONLYOFFICE. È un servizio online gratuito progettato per convertire fogli di calcolo in diversi formati, tra cui ODS, CSV, XLSX, XML, XLX e altri. Utilizzando questo convertitore non dovrai preoccuparti dei tuoi file, perché sono crittografati in modo sicuro e non vengono archiviati sul server dopo il processo di conversione.

Per iniziare, segui questi semplici passaggi:

• Vai alla pagina del convertitore di fogli di calcolo ONLYOFFICE;
• Carica il tuo foglio di calcolo XLSX o trascinalo;
• Scegli uno dei formati di output dall’elenco a discesa;
• Conferma di non essere un robot selezionando la casella CAPTCHA;
• Fai clic su Converti.

Attendi il termine del processo di conversione e fai clic sul pulsante Download per ottenere il file di output.

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Come proteggere con password un XLSX?

Quando si lavora con file XLSX, è di vitale importanza proteggerli da accessi non autorizzati in quanto possono contenere informazioni e dati riservati. Il modo più semplice è aggiungere una password. Puoi proteggere un intero file XLSX, una cartella di lavoro separata o un intervallo. Vediamo come funziona il tutto nell’editor di fogli di calcolo ONLYOFFICE. Le opzioni disponibili sono:

1. Crittografa. Questa opzione consente di controllare l’accesso al file XLSX e impedirne l’apertura da parte di altre persone. Per attivare questa opzione, apri il tuo file XSLX e vai alla scheda Protezione. Scegli Encrypt e inserisci la tua password due volte. Ora fai clic su OK per proteggere il tuo file. Se lo riapri, dovrai inserire la password richiesta.

2. Proteggi la cartella di lavoro. Questa opzione è progettata per controllare le manipolazioni con la cartella di lavoro corrente impedendo modifiche indesiderate alla struttura della cartella di lavoro. Per attivarla, vai alla scheda Protezione, scegli Proteggi cartella di lavoro e inserisci la password due volte. Se coincidono, fai clic su Proteggi.

3. Proteggi foglio. Questa opzione ti aiuta a controllare le azioni all’interno di un determinato foglio e a prevenire modifiche indesiderate ai tuoi dati. Vai alla scheda Protezione e fai clic sul pulsante Proteggi foglio. In alternativa, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda del foglio che desideri proteggere e selezionare Proteggi dall’elenco di tutte le opzioni disponibili. Contrassegna tutte le azioni che desideri che gli altri utenti possano eseguire, inserisci la tua password due volte e fai clic su Proteggi. Ora gli altri utenti possono fare solo ciò che è consentito. Ad esempio, formattare le celle o modificare gli oggetti.

4. Proteggi intervallo. Questa opzione consente di proteggere determinati intervalli limitandone o vietandone la modifica. I diritti di modifica possono essere concessi ad altri utenti, mentre gli utenti senza diritti di modifica potranno visualizzare solo l’intervallo protetto. Funziona con la versione online di ONLYOFFICE Spreadsheet Editor e può essere attivato tramite la scheda Protezione.

Se aggiungi una password, dovrai inserirla ogni volta che apri il file XLSX. La password può essere modificata o rimossa in qualsiasi momento tramite la scheda Protezione.

Ma attenzione! Se dimentichi o perdi la password, non avrai modo di recuperarla.

Conclusione

I file XLSX sono ampiamente utilizzati in diversi ambiti per elaborare grandi volumi di dati. Sono molto facili da creare e modificare e forniscono molti strumenti utili per l’analisi e la visualizzazione dei dati. La buona notizia è che non è necessario utilizzare Microsoft Excel per gestire XLSX in modo efficace. Esistono alcune alternative davvero ottime e molte suite per ufficio sono nativamente compatibili con questo formato.