L’associazione GRE’SY ha migliorato la gestione dei documenti con ONLYOFFICE Docs Cloud

GRE’SY, un’organizzazione senza scopo di lucro, utilizza ONLYOFFICE Docs Cloud integrato in Nextcloud nel suo lavoro amministrativo. Continua a leggere per scoprire perché hanno scelto ONLYOFFICE e come lo usano.

A proposito dell’organizzazione

GRE’SY è una piccola organizzazione, simile al movimento Emmaüs avviato dall’abate Pierre, che pratica il recupero, la ristrutturazione e la rivendita di materiali donati. L’associazione riprende il processo di raccolta, smistamento, immagazzinamento e ridistribuzione di abbigliamento, lingerie e scarpe invece di inviare tutte le collezioni all’estero.

Poiché l’intero processo si svolge all’interno di una regione della Francia, che consente la creazione di nuovi posti di lavoro in ogni fase del riciclaggio. Ad esempio, creano posti di lavoro per:

• ritirare i don dai loro centri di raccolta situati tra Grenoble e Chambéry (autisti-consegnatori);
• gestire le scorte (movimentazione, riordino e stoccaggio) nelle aree industriali che hanno ristrutturato (logistica);
• ordinare in base alla qualità per definire cosa fare con i vestiti raccolti;
• modificare e personalizzare i vestiti (cucito);
• riciclare i vestiti in stracci tessili;
• rivendere nei loro negozi locali (assistente di negozio).

Grazie a volontari e sponsor, GRE’SY produce risultati molto significativi. Ha elaborato 400 tonnellate di rifiuti tessili nel 2022. Questo riciclaggio riduce gli sprechi, finanzia oggi 25 dipendenti e ha permesso di aiutare 44 persone a trovare un’occupazione sostenibile. Inoltre, dopo 6 anni di attività, hanno aperto 7 negozi.

Avendo membri del team che lavorano in tutta la regione, in varie aree industriali, in 7 negozi o a casa (telelavoro), l’associazione ha organizzato condivisioni di documenti e caselle di posta nel cloud Nextcloud, gestito da uno dei volontari. Per il lavoro collaborativo sui documenti (logistica, gestione dei volontari, ecc.), Nextcloud offre diverse soluzioni tra cui ONLYOFFICE Docs.

Perché ONLYOFFICE Docs Cloud

Il team GRE’SY era alla ricerca di uno strumento affidabile, facile da usare in modo collaborativo per consentire a più persone di lavorare sullo stesso documento, compatibile con diversi formati e integrato nel proprio cloud. I documenti dovrebbero essere archiviati nel proprio cloud, così come e-mail, calendari e contatti, per controllare l’accesso ai dati e garantirne la sostenibilità.

Inizialmente hanno provato soluzioni gratuite integrate in Nextcloud per ridurre i costi dell’associazione e favorire così lo sviluppo dell’attività e la creazione di posti di lavoro. Non essendo soddisfatti, hanno deciso di provare ONLYOFFICE permettendo loro di lavorare facilmente con i documenti LibreOffice inviati dal governo francese e con i documenti Microsoft Office inviati dai partner.

Inoltre, ONLYOFFICE Docs Cloud ha tutti gli aggiornamenti installati dall’assistenza e sovraccaricare del server gestiti.

Collaborazione sui documenti avanzata

In precedenza, il team aveva utilizzato un altro strumento di collaborazione. Grazie alla perfetta compatibilità di ONLYOFFICE con i formati LibreOffice e Microsoft Office, la migrazione è andata molto bene.

ONLYOFFICE ha permesso di controllare l’accesso ai dati senza modificare le proprie abitudini, come voleva l’associazione. Prima i membri di GRE’SY erano costretti ad accettare di archiviare i propri documenti presso provider esterni per lavorare in modalità collaborativa (ad esempio, Google Drive). Se per qualsiasi motivo un dipendente o un volontario non fosse più operativo (malattia, infortunio, ecc.), potrebbe incontrare grosse difficoltà nel recuperare alcuni dati (es. impossibilità di reimpostare l’accesso all’account).

Il lavoro collaborativo con i dati archiviati nel cloud GRE’SY garantisce un accesso permanente e sicuro ai dati. Questo è molto importante per la sostenibilità dell’associazione.

Ecco anche le funzioni per le quali il team utilizza gli editor di ONLYOFFICE:

• modifiche collaborative delle tabelle: partecipazione e pianificazione dell’attività dei volontari, organizzazione dei team di vendita, inventario, ecc.;
• preparazione di campagne di comunicazione (presentazioni);
• preparazione della corrispondenza: fatture, scambi con i fornitori, ecc.

Robert Reynaud, fondatore e presidente dell’associazione GRE’SY:

ONLYOFFICE ha dimostrato di essere un prodotto eccellente e lo consiglieremo ai nostri collaboratori.