Come sono cambiati i moduli di ONLYOFFICE nel corso dell’anno: campi e impostazioni, ruoli dei destinatari, libreria gratuita

1 febbraio 2023By Elena

A gennaio 2022, abbiamo rilasciato i nuovi moduli ONLYOFFICE (OFORM). Curioso di sapere come li abbiamo ulteriormente migliorati? Leggi questo articolo.

How ONLYOFFICE forms changed over the year: fields & settings, recipient roles, free library

Breve introduzione

La prima versione dei moduli ONLYOFFICE è stata rilasciata il 18 gennaio 2022 come parte dell’aggiornamento alla versione 7.0.

Con i moduli di ONLYOFFICE, puoi automatizzare il flusso di lavoro dei documenti elettronici creando vari tipi di documenti modello come accordi legali, contratti, rapporti, moduli di ammissione, questionari, ecc.

È possibile collaborare sui moduli in tempo reale, condividere quelli già pronti e compilarli digitalmente.

OFORM & DOCXF

Poiché i formati standard non erano sufficienti per dare vita a tutte le nostre idee, abbiamo introdotto i nostri.

DOCXF è un formato sviluppato dal nostro team per la creazione di modelli di moduli. È un’estensione di file basata su DOCX che consente di creare moduli da zero o utilizzando un file DOCX esistente.

OFORM è il nostro formato nativo per i moduli online pronti da compilare. È un’estensione OOXML che ora viene utilizzata in tutte le soluzioni ONLYOFFICE, inclusi Web, desktop e dispositivi mobili.

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Campi e impostazioni

Inizialmente, abbiamo introdotto i seguenti campi di base per la creazione del modulo: campo di testo, casella combinata, elenco a discesa, casella di controllo, pulsante di opzione e immagine.

Nella versione 7.2 abbiamo aggiunto indirizzo e-mail, numero di telefono e campo complesso. Quest’ultimo consente di combinare diversi campi di base per crearne uno personalizzato e creare preimpostazioni di campo uniche che possono essere adattate a qualsiasi attività.

L’ultimo aggiornamento degli editor ha portato anche nuovi campi pronti all’uso per creare moduli più rapidamente e richiedere i dati corrispondenti alle tue controparti:

  • Data e ora con più opzioni di visualizzazione,
  • Cap,
  • Carta di credito.

How ONLYOFFICE forms changed over the year: fields & settings, recipient roles, free library

Le impostazioni del campo estese disponibili nei moduli di ONLYOFFICE ti consentono di regolare le proprietà del campo per costruire il modulo esattamente come ti serve. Ad esempio, puoi aggiungere suggerimenti e segnaposto, consentire l’immissione su più righe, specificare il limite di caratteri, utilizzare i tag per semplificare la creazione di moduli in modalità automatica, ecc.

Con la versione 7.2 abbiamo aggiunto la possibilità di consentire l’utilizzo di qualsiasi simbolo specifico e impostare il formato necessario: Nessuno, Cifre, Lettere, Maschera arbitraria ed Espressione regolare.

Collaborazione

La cosa davvero fantastica è che puoi costruire moduli insieme ai tuoi compagni di squadra. Ad esempio, devi stipulare un contratto di vendita e hai bisogno di aiuto per formare i tuoi colleghi di diversi reparti. È esattamente così. Puoi creare un modulo di questo tipo tutti insieme in tempo reale o passare alla modalità Strict e lavorare da parte tua privatamente mostrando le tue modifiche agli altri coautori solo dopo averle salvate.

Puoi anche lasciare commenti e menzioni, rivedere e tenere traccia delle modifiche, nonché comunicare direttamente nel documento per discutere il processo di creazione. Basta usare una chat o plug-in integrati: Telegram per chattare, Jitsi e Rainbow per effettuare chiamate audio/video.

Ruoli dei destinatari per la compilazione dei campi

A partire dalla versione 7.3 è possibile creare e gestire vari ruoli destinatario per la compilazione dei campi.

Ad esempio, puoi creare ruoli di consulente legale, venditore e acquirente in un contratto di vendita e impostare il proprio colore per ciascun ruolo.

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Quindi, assegni i ruoli creati a ciascun campo per indicare quale di essi deve essere compilato da ciascun partecipante.

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In questo modo, gli utenti saranno in grado di identificare visivamente quali campi devono compilare a seconda dei colori di corrispondenza dei ruoli.

Nei futuri aggiornamenti, estenderemo questa funzionalità aggiungendo la possibilità di impostare i ruoli dei destinatari con restrizioni e firme elettroniche. Significa che, ad esempio, solo gli utenti con il ruolo corrispondente potranno inserire le informazioni richieste nel tuo contratto commerciale, mentre gli altri partecipanti non potranno interagire con i campi ma solo firmare o approvare il documento.

Compilazione e PDF

Quando il tuo modulo è pronto, puoi condividerlo con altri utenti scegliendo l’opzione di condivisione corrispondente nel menu file. Gli utenti con l’autorizzazione concessa possono compilare il modulo condiviso online, localmente o sui propri dispositivi mobili.

Inoltre, puoi esportare il modulo in PDF per compilarlo utilizzando qualsiasi editor PDF disponibile.

Libreria di moduli gratuiti

Per darti qualcosa come un punto di ingresso e risparmiare tempo, abbiamo creato una libreria di moduli con modelli pronti all’uso. Al momento della prima pubblicazione, la biblioteca conteneva solo alcune dozzine di documenti in lingua inglese.

Nell’ultimo anno, abbiamo ampliato la nostra libreria e suddiviso i file in categorie per una navigazione più comoda (come Affari, Sanità, Risorse Umane, Ufficio, Vendite e altre). Per ora, sono disponibili più di 1000 modelli in 7 lingue diverse, tra cui inglese, tedesco, francese, spagnolo, italiano, cinese e giapponese.

Non è necessario registrarsi o installare alcun software aggiuntivo: basta prendere i moduli forniti, compilarli online o scaricarli nel formato desiderato.

ESPLORA LA LIBRERIA DEI MODULI

Inoltre, abbiamo integrato la galleria dei moduli OFORM in ONLYOFFICE Personal, una suite per ufficio online gratuita per singoli utenti.

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Moduli nelle integrazioni

I moduli di ONLYOFFICE sono diventati disponibili per le istanze integrate subito dopo il primo rilascio: Nextcloud, ownCloud, Alfresco, Confluence, Jira, Liferay, Redmine, Plone, HumHub, Chamilo e Nuxeo. Nel corso dell’anno, abbiamo anche aggiunto la funzionalità per la creazione e la compilazione di moduli al nostro plug-in ufficiale di Moodle.

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