PDF vs PDF/A : différences et méthodes de conversion
Le format PDF/A est l’une des versions du format PDF, plus connu. Bien que les deux formats soient utilisés pratiquement de la même manière, les fichiers PDF/A présentent des caractéristiques qui rendent cette variante préférable dans certains cas spécifiques. Lisez cet article pour découvrir les différences entre les deux formats, leur utilisation et la manière de créer et de convertir à partir de et vers le format PDF/A.
Les PDF et les PDF/A ( qui signifient Portable Document Format et Portable Document Format Archive) sont des formats de fichier développés pour garantir que les documents apparaissent tels qu’ils ont été créés, indépendamment des changements de logiciel ou de système d’exploitation.
Alors que le PDF a été présenté par Adobe en 1993, le format PDF/A plus jeune a été créé en 2005, après que l’Association pour la gestion de l’information et de l’image (AIIM), l’Association nationale des équipements d’impression (NPES) et l’organe administratif de la Cour américaine ont demandé la création d’un format normalisé pour les documents destinés à être stockés électroniquement.
La principale différence entre les deux formats réside dans les composants : alors que les PDF standard peuvent inclure des éléments tels que des polices externes, des références externes, du multimédia et d’autres objets susceptibles de changer avec le temps, les PDF/A ne le font pas, ce qui fait de ce format le choix idéal pour les documents qui sont destinés à rester inchangés pendant de nombreuses années.
À quoi servent les fichiers PDF/A ?
L’idée derrière le PDF/A est de pouvoir accéder aux documents avec les technologies futures au fur et à mesure qu’elles se développent. Ce format peut vous sembler très spécifique, mais il existe plusieurs cas qui requièrent précisément ce type de fichier. Voyons quelques exemples.
Documents juridiques. Les institutions juridiques exigent souvent la conservation à long terme de documents tels que les contrats, les dossiers judiciaires et les accords. Le format PDF/A garantit que ces documents restent authentiques et accessibles au fil du temps, quelles que soient les évolutions technologiques.
Documents gouvernementaux. Les agences gouvernementales archivent fréquemment des documents tels que des dossiers réglementaires, des permis et des dossiers historiques. Ce format normalisé permet de préserver les documents, en garantissant leur intégrité et leur accessibilité pour les générations futures.
Dossiers médicaux. Les prestataires de soins de santé doivent conserver des dossiers précis et accessibles sur les informations relatives aux patients, les dossiers médicaux et les rapports de diagnostic. Grâce à la norme PDF/A, ces documents essentiels peuvent répondre aux exigences réglementaires et être conservés.
Archives historiques et travaux universitaires. Les bibliothèques, les musées et les institutions culturelles numérisent souvent des manuscrits historiques, des cartes et des photographies à des fins de conservation et d’accès. Le format PDF/A permet de conserver des répliques numériques de documents rares et fragiles, garantissant ainsi leur disponibilité pour la recherche. Il permet également de conserver intacts les documents de recherche, les travaux universitaires et les thèses. De nos jours, certaines universités et institutions n’acceptent que les documents et les travaux au format PDF/A, car celui-ci affiche avec précision les caractères spéciaux utilisés dans les formules mathématiques, les alphabets des langues anciennes, etc.
Archives d’entreprise et gestion financière. Les entreprises doivent archiver les rapports financiers, les contrats, les factures et les documents internes à des fins de conformité, d’audit et de référence historique. Le format PDF/A facilite la conservation à long terme de ces documents. Ce format permet également d’intégrer des signatures électroniques.
Différences entre PDF/A et PDF
Nous venons de voir quelques cas qui nécessitent l’utilisation d’un PDF/A, mais comment fonctionnent ces fichiers ? Quelles sont les caractéristiques qui différencient ce format du PDF classique ?
Incorporation des polices. Le PDF/A exige que les polices utilisées dans le document soient incorporées, ce qui garantit que le texte s’affichera correctement même si les polices requises ne sont pas installées sur le système qui visualise le document. Les polices doivent également pouvoir être intégrées légalement pour un rendu illimité et universel. Les PDF ordinaires peuvent ne pas l’exiger, ce qui peut entraîner des problèmes d’affichage si ces polices ne sont pas disponibles.
Préservation des métadonnées. Le PDF/A exige que les métadonnées soient intégrées au document, ce qui garantit la préservation des informations essentielles sur le document, telles que l’auteur, la date de création et l’historique des modifications. Les PDF classiques n’ont pas à donner la priorité à la préservation des métadonnées, ce qui peut entraîner une perte potentielle d’informations importantes au fil du temps.
Gestion des couleurs. Dans les PDF/A, les espaces colorimétriques doivent être indépendants de l’appareil, ce qui garantit une reproduction exacte et prévisible des couleurs sur différents appareils et plates-formes. Les PDF peuvent utiliser des espaces colorimétriques dépendants de l’appareil, ce qui peut entraîner des incohérences dans le rendu des couleurs.
Incorporation d’éléments multimédias. Alors que les PDF ordinaires peuvent inclure des objets multimédias, le PDF/A restreint l’utilisation de ces éléments tels que les fichiers audio, vidéo, JavaScript et exécutables, en se concentrant plutôt sur le contenu statique pour garantir l’intégrité de l’archivage.
Absence de l’algorithme LZW. LZW (pour Lempel-Ziv-Welch) est un algorithme de compression de données sans perte couramment utilisé dans divers formats de fichiers, y compris les premières versions du format PDF. Son utilisation dans le format PDF/A est interdite pour des raisons relatives aux brevets, à la compatibilité, à la fiabilité et à la conservation à long terme. Le format PDF/A impose l’utilisation de méthodes de compression ouvertes et normalisées pour garantir l’intégrité, l’accessibilité et la longévité des documents archivés.
Types de PDF/A
Au fil des ans, différents types de PDF/A ont vu le jour. Examinons leurs principales caractéristiques et différences.
- PDF/A-1 : également connue sous le nom de PDF/A Level A, cette version basée sur le PDF 1.4 met l’accent sur l’intégrité visuelle et la préservation du contenu. Elle interdit les fonctions susceptibles d’entraver la conservation à long terme, telles que le cryptage, l’audio et la vidéo.
- PDF/A-2 : il offre une plus grande flexibilité tout en maintenant l’accent sur la qualité d’archivage. Il permet également la présence de couches, d’images au format JPEG2000 et de signatures électroniques avancées.
- PDF/A-3 : cette version, également basée sur le PDF 1.7, permet d’intégrer n’importe quel format de fichier (y compris des fichiers non PDF/A) dans un document PDF/A, ce qui le rend adapté à l’archivage de documents au contenu non standard ou dynamique.
Méthodes de conversion de et vers PDF/A
Il se peut que vous ayez besoin de mieux contrôler le fichier PDF/A et que vous souhaitiez donc le convertir en un simple PDF ou en un document texte. Vous pouvez également vouloir convertir un fichier existant en PDF/A ou en créer un à partir de zéro.
Lorsqu’il s’agit de ce format de fichier particulier, la conversion n’est pas toujours facile et immédiate, mais il existe heureusement des instruments et des astuces qui peuvent nous aider dans cette tâche. Jetons un coup d’œil.
Convertir PDF en PDF/A
Acrobat
Si vous travaillez avec Acrobat, une fois que vous avez créé ou ouvert votre PDF, il vous suffit de suivre les étapes suivantes :
- Sélectionnez Outils, puis cliquez sur Normes PDF ;
- Cliquez sur Enregistrer sous PDF/A ;
- Choisissez l’endroit où vous souhaitez enregistrer votre fichier PDF/A.
Cette méthode est très rapide et facile, mais elle n’est disponible qu’avec un abonnement payant à Acrobat Pro.
FreePDFConvert.com
Ce site web propose un convertisseur facile de PDF en PDF/A :
- Téléchargez votre fichier ;
- Sélectionnez le type de PDF/A dont vous avez besoin ;
- Cliquez sur Convertir et téléchargez votre fichier dès qu’il est prêt.
ONLYOFFICE Desktop Editors
Contrairement aux convertisseurs en ligne et à Acrobat, où pour obtenir un fichier PDF/A il faut d’abord créer un PDF normal, ONLYOFFICE Desktop Editors vous permet de créer un document PDF/A à partir d’un document texte, vous épargnant ainsi une étape.
Cliquez sur l’onglet Fichier, puis sur Enregistrer sous.
Dans la fenêtre qui vient de s’ouvrir, choisissez Portable Document / A (*.pdf) et enregistrez.
Votre document est prêt à être partagé ou archivé !
Convertir PDF/A en PDF
Acrobat
Acrobat propose deux méthodes différentes pour transformer un PDF/A en PDF.
- Lorsque vous ouvrez un PDF/A, vous avez la possibilité de le modifier. Le bouton “Activer les modifications” apparaît en haut de la page. Cliquez sur ce bouton. Acrobat vous avertit par un message qu’une fois modifié, le document ne sera plus conforme au format PDF/A. Cliquez sur OK. Vous pouvez faire la même chose en cliquant sur Préférences dans l’onglet Menu ->Documents -> mettre “afficher en mode PDF/A” sur “jamais”.
- Dans le menu avancé, cliquez sur Contrôle en amont -> Profils -> Conformité PDF/A -> Supprimer les informations PDF/A.
Notez qu’une fois votre fichier converti dans Acrobat, vous aurez besoin d’un abonnement Premium pour le modifier.
MiniTool PDF Editor
Si vous souhaitez travailler hors ligne directement sur votre ordinateur, vous pouvez télécharger MiniTool PDF Editor. Cet instrument offre de nombreuses fonctions, y compris la conversion de PDF/A en PDF.
Une fois installé, sélectionnez la fonction “PDF/A to PDF” affichée dans le panneau de gauche, puis cliquez sur Add Files pour ouvrir la fenêtre de l’explorateur de fichiers et sélectionnez le fichier que vous souhaitez convertir. Sélectionnez ensuite Open. Cliquez sur le bouton Démarrer ou sur l’icône de démarrage sous Options. Vous pouvez maintenant convertir PDF/A en PDF avec succès. La même fonction est affichée dans la barre latérale gauche ou dans la barre d’outils en haut.
Vous pouvez essayer gratuitement MiniTool PDF Editor, mais si vous souhaitez continuer à utiliser ses fonctions, il vous sera demandé de souscrire un abonnement.
Convertisseur de PDF ONLYOFFICE
Si vous cherchez un outil gratuit, vous pouvez utiliser le Convertisseur de PDF ONLYOFFICE.
Cliquez sur Sélectionner un fichier et choisissez le document que vous souhaitez convertir.
Cliquez ensuite sur Ouvrir, puis sur Convertir.
Votre fichier .docx est prêt ! Il vous suffit de cliquer sur Télécharger, sans avoir besoin de payer un abonnement. Vous pouvez maintenant éditer le document dans ONLYOFFICE Desktop Editors et si vous le souhaitez, vous pouvez l’enregistrer au format PDF.
Vous savez maintenant ce qu’est un PDF/A et vous pouvez choisir de travailler avec ce format pour préserver et archiver des documents importants pendant de nombreuses années.
Si vous souhaitez éditer, convertir et partager vos documents, y compris les PDF, vous pouvez télécharger ONLYOFFICE Desktop Editors dès maintenant.
