Qu’est-ce qu’un fichier PDF ?
Le format PDF est l’un des formats de fichier les plus utilisés. Il a été créé pour permettre le partage et l’accès aux fichiers tout en conservant leur contenu intact. Lisez cet article pour savoir comment ouvrir, créer, modifier et convertir votre fichier PDF.
Comment est apparu le format PDF ?
PDF est l’abréviation de Portable Document Format (format de document portable). Il s’agit d’un format de fichier développé par Adobe dans les années 1990 pour présenter des documents, y compris le formatage du texte et les images, d’une manière indépendante des logiciels d’application, du matériel et des systèmes d’exploitation.
L’idée des PDF est née de la nécessité de partager des documents entre différents systèmes informatiques sans perdre le formatage ou la mise en page du document original. Avant les PDF, le partage de documents entre différents systèmes entraînait souvent des problèmes de formatage, car les différents systèmes utilisaient des polices et des méthodes de formatage différentes. Adobe a développé les PDF pour résoudre ce problème en créant un format universel.
Avantages et inconvénients du format
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les utilisateurs préfèrent les PDF à d’autres types de fichiers :
- Compatibilité universelle : les PDF peuvent être ouverts et visualisés sur tous les systèmes. Ils constituent donc un format idéal pour le partage de documents entre différents systèmes.
- Préservation du formatage : les PDF préservent le formatage et la mise en page du document original, y compris les polices, les images et les couleurs. Cela garantit que le document se présente de la même manière sur n’importe quel système.
- Sécurité : les PDF peuvent être cryptés et protégés par un mot de passe, ce qui en fait un format sûr pour le partage de documents sensibles.
- Éléments interactifs : les PDF peuvent contenir des éléments interactifs, tels que des liens hypertextes, des boutons et des formulaires, ce qui en fait un format polyvalent pour un large éventail de documents.
- Impression : les PDF peuvent être facilement imprimés, ce qui en fait un format pratique pour les documents qui doivent être imprimés.
- Signatures numériques : les PDF peuvent être signés numériquement, ce qui en fait un format sécurisé pour la signature électronique de documents.
Toutefois, il faut tenir compte des inconvénients de ce format :
La conversion de documents PDF en d’autres formats, tels que MS Word ou du texte brut, peut entraîner des problèmes de formatage. Les mises en page complexes, les polices et les images peuvent ne pas être traduites avec précision, ce qui nécessite des ajustements manuels et fait perdre un temps précieux.
L’édition des PDF pose un problème en raison de l’accent mis sur la préservation de la mise en page et du formatage d’origine. Cette préservation rend difficile les modifications rapides sans logiciel spécialisé, ce qui entraîne une certaine frustration et la nécessité de convertir le document dans un format modifiable au préalable.
Des problèmes de compatibilité peuvent survenir lorsque différentes versions de logiciels interagissent avec des documents PDF. Les dernières fonctionnalités du PDF peuvent ne pas être prises en charge par les anciens lecteurs, ce qui peut entraîner des problèmes de rendu.
L’extraction de données à partir de fichiers PDF, comme des tableaux ou des formulaires, n’est pas toujours simple. Cette limitation restreint leur utilité à des fins avancées, nécessitant souvent une saisie manuelle des données ou des outils logiciels supplémentaires pour un traitement automatisé.
Comment ouvrir un fichier PDF ?
L’ouverture d’un fichier PDF est très simple. Si vous avez déjà téléchargé le document sur votre PC, vous pouvez décider de l’ouvrir avec un programme approprié ou de l’afficher sur une page web, mais de nos jours, la plupart des navigateurs ouvrent le fichier dans une nouvelle fenêtre, de sorte que vous n’avez pas besoin d’installer un programme de visualisation de PDF. Cela signifie que si vous avez besoin de visualiser un fichier PDF trouvé sur le web, vous n’aurez pas nécessairement besoin de le télécharger sur votre ordinateur pour le visualiser, ce qui permet d’économiser du temps et de l’espace.
Si votre ordinateur est déjà assez ancien, vous pouvez envisager d’acquérir un lecteur PDF. Adobe, le créateur des fichiers PDF, propose le logiciel natif Acrobat Reader, qui fonctionne évidemment à merveille avec ce format, mais dont les options supplémentaires sont pour la plupart payantes.
Il existe des milliers d’autres options, les plus utilisées étant SumatraPDF, LightPDF et Nuance PDF reader.
ONLYOFFICE fournit un éditeur PDF qui vous permet d’ouvrir et de lire vos fichiers, à la fois en ligne et hors ligne : décidez de télécharger l’éditeur sur votre PC ou de travailler directement dans ONLYOFFICE DocSpace.
Comment éditer un PDF ?
Comme nous l’avons dit précédemment, les PDF sont principalement destinés à être lus et partagés, mais il peut arriver que vous ayez besoin de modifier un fichier pour remplir des formulaires, signer le document, souligner une partie du texte, etc. Pour ce faire, il existe des solutions qui peuvent vous aider.
Là encore, le logiciel natif d’Adobe, Acrobat, peut accomplir toutes les tâches, mais il est assez coûteux lorsqu’il s’agit d’acheter des fonctions supplémentaires.
Canva est un autre site web populaire, de même que l’éditeur PDF Sejda et PDFgear.
L’éditeur de PDF ONLYOFFICE est une alternative valable qui vous permet de surligner, souligner et barrer du texte, de laisser des commentaires et de dessiner directement sur votre PDF. Dans cet éditeur, il est également possible de remplir des formulaires PDF prêts à l’emploi.
Créer à partir de zéro
Créer un PDF est facile et il existe différentes façons de le faire, en fonction de l’éditeur et de l’appareil que vous utilisez.
Voyons un exemple à l’aide de l’éditeur de documents texte ONLYOFFICE.
Le plus simple est d’enregistrer le document au format PDF en cliquant sur l’onglet Fichier -> Enregistrer sous -> PDF.
La deuxième méthode peut être utile non seulement lorsque vous travaillez dans des éditeurs, mais aussi lorsque vous souhaitez télécharger un document à partir d’Internet : il s’agit de la méthode d’impression.
Dans l’onglet Fichier, nous cliquons sur Imprimer et ensuite sur Imprimer en PDF. Dans un navigateur, cliquez sur l’icône de l’imprimante et ensuite sur Destination -> Enregistrer en PDF.
Comment utiliser des formulaires à remplir en PDF ?
Il est possible que vous souhaitiez créer un formulaire PDF pour que les personnes puissent remplir leurs informations à des fins différentes. ONLYOFFICE Docs fournit un générateur de formulaires PDF qui peut vous aider à les créer facilement et rapidement. Voyons comment procéder.
Dans l’éditeur, sélectionnez Créer un nouveau formulaire PDF.
Une fois le document ouvert, créez une mise en page de texte du document, puis ajoutez le formulaire à remplir qui se trouve dans la barre d’outils de l’onglet Formulaires.
Une fois que vous avez ajouté un champ, vous verrez les propriétés des champs dans la barre latérale droite. Ici, vous pouvez ajuster les paramètres pour déterminer quel type de texte (ou seulement des chiffres) peut être saisi dans les champs.
Lorsque le document est prêt, enregistrez-le au format PDF. Dans la barre d’outils, vous trouverez cette option pour faciliter le processus.
Nous vous invitons à regarder cette vidéo sur la dernière version d’ONLYOFFICE, dans laquelle la fonction dont nous venons de parler a été ajoutée.
Comment convertir un fichier PDF ?
Comme nous l’avons vu avec l’exemple de l’éditeur de documents texte ONLYOFFICE, la création d’un fichier PDF à partir d’un document texte est très simple : il suffit d’enregistrer le fichier dans le format requis et le tour est joué. Cependant, l’opération inverse, c’est-à-dire la conversion d’un PDF en un document texte DOCX, n’est pas immédiate, car les PDF contiennent des éléments qui peuvent ne pas rester intacts.
Il existe des outils spéciaux qui vous permettent de convertir des PDF en DOCX sans risque et en conservant le formatage. Il s’agit notamment des outils natifs Adobe Acrobat, PDFelement, Xodo et bien d’autres.
En plus de l’éditeur PDF déjà mentionné, ONLYOFFICE dispose d’un convertisseur en ligne entièrement gratuit qui vous permet de transformer des documents DOCX en PDF et vice versa.
Comment protéger un PDF par un mot de passe ?
Comme nous l’avons dit au début, les fichiers PDF peuvent être chiffrés et protégés par un mot de passe pour plus de sécurité, une fonction extrêmement utile (et nécessaire) pour les personnes qui doivent partager des informations confidentielles et qui ne veulent pas qu’elles tombent entre de mauvaises mains. Une fois le mot de passe défini, vous et la personne qui reçoit votre fichier ne pourrez ouvrir le document qu’en entrant ce mots de passe.
Voyons comment protéger un PDF par un mot de passe en utilisant ONLYOFFICE Desktop Editors.
Tout d’abord, ouvrez le fichier que vous souhaitez protéger.
Cliquez ensuite sur Fichier -> Protéger -> Ajouter un mot de passe.
Saisissez le mot de passe que vous souhaitez, saisissez-le à nouveau dans le champ inférieur, puis cliquez sur OK.
Vous avez défini le mot de passe. La prochaine fois que vous ouvrirez le fichier, il vous sera demandé de saisir le code. Si vous le souhaitez, vous pouvez le modifier ou le supprimer dans Fichier -> Protéger -> Modifier le mot de passe/Supprimer le mot de passe, mais vous devrez d’abord saisir l’ancien. Si vous oubliez le mot de passe, vous ne pourrez plus accéder au fichier.
Vous en savez maintenant plus sur le format PDF, ce qu’il est, quand et pourquoi l’utiliser et comment en créer un. Si vous avez besoin de travailler avec ce format, vous pouvez utiliser les outils fournis par les éditeurs d’ONLYOFFICE dès maintenant.
