Saisie semi-automatique dans les feuilles Excel expliquée

Avez-vous déjà réfléchi à la manière de faciliter l’ajout de données dans les feuilles Excel ? Si votre réponse est oui, vous devez essayer la fonction de saisie semi-automatique. Lisez l’article ci-dessous pour en savoir plus sur la saisie semi-automatique et automatique dans Excel et découvrez comment vous pouvez gagner du temps et de l’énergie grâce à cet outil.

Qu’est-ce que la saisie semi-automatique dans Excel ?

La saisie semi-automatique est une fonction qui remplit automatiquement les données au fur et à mesure que vous tapez du texte dans les feuilles Excel. Elle prédit la suite d’une phrase ou d’un mot en fonction de ce que vous avez déjà tapé. En d’autres termes, si vous tapez quelque chose qui commence par les mêmes caractères qu’une autre entrée de texte dans la colonne Excel, la suite possible du mot ou de la phrase vous sera suggérée.

La fonction de saisie semi-automatique est conçue pour anticiper ce que vous allez taper. Si le texte suggéré correspond à ce dont vous avez besoin, vous pouvez l’accepter en appuyant sur la touche Entrée du clavier ou en cliquant sur la suggestion voulue dans la liste déroulante. Vous pouvez ainsi économiser beaucoup de temps et d’efforts lorsque vous travaillez avec des données similaires.

Imaginez, par exemple, que vous ayez un long tableau comportant de nombreux doublons. Si la fonction de saisie semi-automatique est activée, lorsque vous commencez à taper dans une cellule, elle remplit automatiquement le reste des informations, ce qui accélère considérablement le processus de saisie des données.

Voyons comment fonctionne la saisie semi-automatique dans les feuilles Excel et examinons quelques exemples pratiques en utilisant le tableur ONLYOFFICE.

Exemple 1 : remplir les cellules avec des valeurs textuelles

Imaginons que nous ayons une valeur de texte que nous voulons copier pour compléter une série de cellules. Pour ce faire, nous devons utiliser l’outil Poignée de remplissage, qui est un élément indispensable de la fonction de saisie semi-automatique. Il s’agit d’un petit carré qui apparaît dans le coin inférieur droit de la cellule ou de la plage sélectionnée.

Pour remplir une série de cellules avec les mêmes valeurs de texte, procédez comme suit :

• Ouvrez votre fichier Excel dans le tableur ONLYOFFICE ;
• Sélectionnez une cellule ou une plage de cellules contenant le texte requis ;
• Déplacez le curseur de la souris sur la poignée de remplissage dans le coin inférieur droit de la cellule ou de la plage de cellules sélectionnée. Le curseur de la souris se transforme en une petite croix noire ;
• Faites glisser la petite croix noire verticalement ou horizontalement.

Dès que vous relâchez le bouton de la souris, les cellules sélectionnées sont remplies du même texte.

Exemple 2 : remplir les cellules avec des valeurs numériques

Un autre exemple courant d’utilisation de la fonction de saisie semi-automatique dans les feuilles Excel consiste à compléter une série de cellules avec des chiffres. Il peut s’agir de devises, d’heures, de dates, de jours de la semaine, de mois, etc.

Imaginons que nous devions poursuivre une séquence d’entiers à partir de 1. Tout d’abord, nous saisissons les deux premiers entiers dans les cellules de départ, nous déplaçons le curseur de la souris sur la poignée de remplissage et nous saisissons la poignée de remplissage pour remplir la plage spécifiée avec les données numériques requises.

La fonction de saisie semi-automatique peut reconnaître différents modèles numériques, ce qui vous permet de compléter les cellules et les plages de différentes manières. Par exemple, vous pouvez obtenir des séquences de nombres avec différents paramètres. N’oubliez pas que la différence entre les nombres doit être constante.

Imaginez que vous souhaitiez obtenir une séquence de nombres dont la différence est égale à 3. Elle se présentera donc comme suit : 1, 4, 7… Il vous suffit de saisir les trois premières valeurs pour permettre à la fonction de saisie semi-automatique d’identifier le modèle requis et d’utiliser la poignée de remplissage pour obtenir ce dont vous avez besoin.

Exemple 3 : remplir les cellules avec les jours de la semaine et les mois

À partir de la version 7.5, le tableur ONLYOFFICE peut remplir automatiquement les jours de la semaine et les mois. Voyons l’exemple ci-dessous.

Imaginez que vous souhaitiez compléter des cellules avec des mois. Vous n’êtes pas obligé de commencer par janvier, vous pouvez choisir n’importe quel mois. Par exemple, si vous voulez commencer par mars, il vous suffit de remplir la première cellule et d’effectuer les opérations de base de la saisie semi-automatique décrites ci-dessus. Tous les mois apparaîtront dans l’ordre correspondant à partir du mois que vous avez spécifié.

Le même principe s’applique aux jours de la semaine. L’un des avantages de la fonction de saisie semi-automatique est qu’elle reconnaît les abréviations, ce qui vous permet d’utiliser “Mon” au lieu de “Lundi”, “Jan” au lieu de “Janvier”, etc.

Exemple 4 : remplir plusieurs lignes ou colonnes

La fonction de saisie semi-automatique permet de copier facilement du texte et des valeurs numériques dans des lignes et des colonnes distinctes. Mais est-elle capable de traiter des données sur plus d’une ligne ou d’une colonne ? La réponse est oui.

Imaginons que nous ayons un tableau contenant des employés et leurs jours de congé. Choisissons plusieurs lignes et colonnes, faisons glisser la poignée de remplissage et voyons ce que nous obtiendrons. Toutes les données requises ont été copiées avec succès.

Exemple 5 : remplir les cellules en utilisant la valeur requise d’une liste déroulante

Si une colonne de votre feuille de calcul Excel contient plusieurs valeurs de texte, vous pouvez facilement remplacer l’une d’entre elles ou remplir la cellule vide suivante en sélectionnant l’une des options existantes. Pour ce faire, vous devez choisir l’option Sélectionner dans la liste déroulante.

Pour nous entraîner, remplaçons l’une des valeurs de notre feuille. Par exemple, nous voulons remplacer Jaune par Bleu. Pour ce faire, nous devons sélectionner Jaune, cliquer avec le bouton droit de la souris pour accéder au menu contextuel, choisir Sélectionner dans la liste déroulante et sélectionner Bleu parmi toutes les options disponibles. Le jaune sera immédiatement remplacé par le bleu.

Exemple 6 : remplir les cellules vides

La fonction de saisie semi-automatique vous permet également de compléter des données dans des cellules vides. Il vous suffit de sélectionner les valeurs requises et les cellules vides que vous souhaitez copier et d’utiliser la poignée de remplissage de la manière habituelle.

Exemple 7 : remplir les cellules dans différentes directions

Dans tous les exemples ci-dessus, nous remplissons les cellules verticalement. Toutefois, la fonction de saisie semi-automatique peut sans problème remplir les données horizontalement. Vous procédez de la même manière, mais la poignée de remplissage doit être déplacée vers la gauche ou la droite en fonction de l’emplacement de la plage de cellules sélectionnée.

Construisons des suites de nombres simples à partir de 1 dans différentes directions :

Utilisez le plugin de saisie semi-automatique dans le tableur ONLYOFFICE

Dans le tableur ONLYOFFICE, il y a un plugin spécial qui peut faciliter la saisie de grandes valeurs de texte. Le plugin AutoComplete est un assistant de saisie qui suggère des options possibles lorsque vous tapez un mot.

Lorsque ce plugin est activé, il suggère automatiquement tous les mots qui contiennent les lettres que vous avez déjà tapées. Cela signifie que vous n’avez pas besoin de taper un mot entier. Il vous suffit de saisir les premières lettres et de choisir l’option dont vous avez besoin en cliquant sur la liste déroulante.

Par exemple, si vous voulez taper “lundi” dans une cellule, il suffit de taper ” lund”. Lorsque vous travaillez avec de grands volumes d’informations textuelles, cet outil peut vous faire gagner un peu de temps. De plus, il peut s’avérer utile lorsque vous n’êtes pas sûr de l’orthographe d’un mot.

Le plugin AutoComplete n’est pas disponible par défaut, vous devez donc l’installer. Cela peut être facilement fait via le Gestionnaire de plugins intégré dans le tableur ONLYOFFICE. Vous pouvez le trouver dans l’onglet Modules complémentaires :

Lorsque vous ouvrez le gestionnaire de plugins, vous voyez tous les plugins disponibles. Trouvez AutoComplete et cliquez sur Installer. Le tour est joué.

AutoComplete est un plugin système et n’a donc pas d’icône. Une fois installé, il reste toujours activé. Si vous ne voulez pas de cette fonction, vous devez supprimer le plugin. Vous pouvez le faire via le gestionnaire de plugins. Recherchez AutoComplete et cliquez sur le bouton Supprimer.

Lisez cet article ou regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur l’installation et la suppression des plugins dans ONLYOFFICE :

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Remplissez les cellules comme vous le souhaitez avec la fonction de saisie semi-automatique dans les feuilles Excel en ligne dans votre navigateur web en créant un compte ONLYOFFICE DocSpace gratuit ou en téléchargeant l’application ONLYOFFICE gratuite pour Windows, Linux et macOS :

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