Comment créer les formulaires à remplir

21 janvier 2022 By Dasha 0 789
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Aujourd’hui, nous allons découvrir ce que sont ONLYOFFICE Forms et comment créer un formulaire standard remplissable, en utilisant un contrat de vente comme exemple.

Comment créer les formulaires à remplir

Qu’est-ce que ONLYOFFICE Forms et à quoi servent-ils

ONLYOFFICE Forms sont conçus pour faciliter le travail avec les documents électroniques. Vous pouvez créer, modifier et co-éditer les documents avec des champs à remplir en ligne ou localement et les envoyer à d’autres personnes pour qu’elles les remplissent. Cela permet d’éliminer les coûts d’impression, de stockage et de distribution des documents, de réduire la durée des processus et d’éviter la ressaisie des données et les erreurs associées.

Voici quelques exemples de formulaires à remplir et où nous pouvons les utiliser :

  • Ventes : bons de commande, contrats de vente ;
  • Ressources humaines : feuilles de temps, contrats de travail, modèles d’offre d’emploi, demandes de congés ;
  • Comptabilité : demandes de dépenses, remboursements, notes de frais ;
  • Documents juridiques : contrats de prêt, accords de non-divulgation, testaments ;
  • Autres : rapports, formulaires d’admission, questionnaires.

Découvrez les fonctionnalités des formulaires ONLYOFFICE dans cette vidéo :

Voyons maintenant comment créer un formulaire de contrat de vente en utilisant différents types de champs à remplir.

 

1. Créer un modèle de formulaire

Tout d’abord, il faut créer un modèle de formulaire au format .docxf. Il y a deux façons de le faire :

  • À partir du zéro ;
  • À partir d’un fichier .docx existant (la prise en charge d’autres formats de texte sera bientôt disponible).

How to create fillable forms

Nous prendrons un contrat de vente au format .docx utilisé précédemment sans champs.

Cliquons sur le bouton Créer → Modèle de formulaire → À partir d’un fichier texte existant. Recherchons le document nécessaire.

How to create fillable forms

Le document .docx sera converti au format .docxf. Vous trouverez plus d’informations sur les spécifications de formats dans les livres blancs.

 

2. Ajouter des champs de formulaire

Une fois que le contenu d’un formulaire est prêt, nous pouvons ajouter des champs à remplir. Ils sont disponibles dans l’onglet Formulaires.

How to create fillable forms

*Veuillez noter que l’onglet “Formulaire” n’est disponible que lorsque vous créez un modèle de formulaire ou que vous ouvrez un formulaire existant au format docxf.

Champs texte

Tout d’abord, nous ajoutons des lignes de texte simples. Nous les utiliserons pour une petite quantité d’informations, comme les noms et prénoms de l’acheteur et du vendeur, les adresses et les dates (le champ spécial pour les dates avec calendrier sera ajouté prochainement).

Allons dans l’onglet Formulaire → Champ de texte.

Par défaut, il est possible de saisir un nombre quelconque de caractères dans la zone de saisie de taille standard. Pour personnaliser les champs, ouvrons les propriétés du champ dans la barre latérale droite.

How to create fillable forms : text field

Il y a deux champs avec le nom complet du vendeur dans le document. Pour simplifier le remplissage de ces champs et éviter les erreurs et les fautes de frappe, nous pouvons associer ces champs à l’aide du paramètre Clé.

Nous créons la clé Vendeur et la choisissons pour les champs nécessaires. Maintenant, lorsque les utilisateurs remplissent un champ, les données dans d’autres champs apparaîtront automatiquement.

Pour donner un indice aux destinataires, nous ajoutons Entrer le nom complet du Vendeur dans un espace réservé et John Smith dans le conseil (vous le verrez lorsque vous passerez votre curseur dessus).

Cochons la case Requis pour rendre le champ obligatoire à remplir.

Verrouillez les paramètres des champs pour ne pas les modifier accidentellement lorsque vous travaillez sur les formulaires.

De la même façon, nous allons créer les champs de texte dans tout le document.

Champs avec cellules séparées

Les champs de texte peuvent être divisés en cellules distinctes pour chaque caractère. Nous les utiliserons pour le numéro de téléphone afin de rendre les chiffres plus visibles.

Créons un champ de texte comme à l’étape précédente. Dans la barre latérale droite, nous cochons le champ Taille de champ fixe et définissons la Limite de caractères à 12. Ensuite, nous choisissons le peigne de caractères, définissons la largeur de la cellule et la couleur de la bordure. Ainsi, chaque chiffre sera dans une cellule séparée.

Dans un espace réservé, nous définissons le format de saisie du numéro de téléphone +12345678910.

How to create fillable forms

Choix unique

Dans les clauses d’accord prévoyant le choix d’une option dans une liste prédéfinie, nous utiliserons des Boutons radio.

Pour les ajouter dans la clause Prix d’achat, nous plaçons le curseur sur la ligne appropriée et choisissons Bouton radio. Tous les boutons créés sont automatiquement fusionnés dans le groupe 1. L’utilisateur ne peut sélectionner qu’un seul bouton parmi ceux qui ont la même clé de groupe. Il est également possible de renommer la clé de groupe et de regrouper les boutons dans la barre latérale droite.

Pour ces boutons, nous définissons la clé de groupe Prix d’achat.

How to create fillable forms : radio buttons

Dans la clause de paiement suivante, nous ajoutons des boutons radio. Puis, dans les propriétés de l’un des boutons, nous créons une nouvelle clé de groupe, Options de paiement, et la sélectionnons pour les autres.

De cette façon, chaque groupe de boutons radio a son propre nom et les boutons ne seront pas mélangés avec d’autres.

Choix multiple

Contrairement aux boutons radio, les Cases à cocher permettent de sélectionner plusieurs options. Dans notre contrat de vente, plusieurs procédures de paiement peuvent être appliquées. Donc, ici, nous ajoutons des cases à cocher aux lignes nécessaires.

How to create fillable forms

Liste déroulante

Pour créer une liste donnée d’États où les litiges peuvent être résolus, nous pouvons utiliser une zone de liste déroulante ou une liste déroulante. La différence est que la zone de liste déroulante permet de saisir votre propre option, tandis que la liste déroulante permet de choisir uniquement parmi les options proposées.

Nous créons une Zone de liste déroulante.

Pour ajouter les États à choisir, nous entrons le nom d’un État dans le champ Options de valeur de la barre latérale droite et nous cliquons sur le signe plus. À l’aide des flèches vers le bas et vers le haut, nous pouvons modifier l’ordre des États dans la liste.

How to create fillable forms

Maintenant, tous les champs sont ajoutés. Dans la barre d’outils, nous choisissons une seule couleur pour tous les champs afin de les rendre visibles.

Par défaut, le texte des champs est en police Arial, taille 11. Mais si nécessaire, le texte peut être mis en forme à votre choix.

 

3. Prévisualiser le formulaire créé

Pour voir le formulaire résultant, allons dans l’onglet Formulaire → Voir le formulaire. Cette option permet d’afficher le formulaire de manière à ce qu’il soit accessible aux utilisateurs disposant de droits d’accès au remplissage de formulaires.How to create fillable forms

4. Enregistrer le formulaire à remplir

Notre contrat de vente est prêt à être rempli.

Enregistrons le modèle de formulaire sous forme de fichier PDF standard ou au format .oform pour le partager et le remplir en ligne.

Pour le faire en un clic, utilisons le bouton Enregistrer sous OFORM et partagons-le avec des droits d’accès de remplissage de formulaire.
How to create fillable forms
Les utilisateurs peuvent également créer et remplir les formulaires en ligne, dans les applications de bureau ONLYOFFICE et remplir des formulaires en déplacement dans les applications mobiles pour iOs et Android.

Trouvez des contrats de vente prêts à l’emploi et d’autres formulaires à remplir dans la bibliothèque de formulaires ONLYOFFICE :

ALLER À LA BIBLIOTHÈQUE

 

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