Travail collaboratif : comment travailler ensemble plus efficacement
Le travail collaboratif est l’un des principaux facteurs contribuant à la réussite de toute entreprise. Ce concept est assez facile à comprendre, mais très difficile à mettre en pratique, car il existe de nombreuses pierres d’achoppement dont vous n’avez peut-être jamais entendu parler. Dans cet article, nous allons explorer les moyens les plus efficaces d’établir et de stimuler la collaboration en équipe.
Travail collaboratif : définition et rôle pour l’entreprise
Avant d’entrer dans les détails, il est essentiel de comprendre ce qu’est le travail collaboratif pour pouvoir utiliser cette notion correctement. Il signifie un échange collectif d’idées, de points de vue et d’opinions au sein d’un groupe de personnes afin d’atteindre des objectifs communs, qu’il s’agisse de mener à bien un projet, de lancer un nouveau produit sur le marché ou de réaliser une étude de marché.
Pour améliorer le travail collaboratif, l’équipe doit être unie et ouverte aux nouvelles idées et aux innovations. En règle générale, la collaboration exige que chacun prenne part à la prise de décision collective. Si, pour une raison quelconque, quelqu’un n’est pas impliqué dans le processus, il devient difficile pour toute l’équipe d’atteindre le succès.
Travailler en mode collaboratif est important, car cela permet aux employés d’être plus productifs et plus efficaces, notamment par rapport aux individus travaillant seuls sur des projets. Cela rend également les employés plus responsables, ce qui contribue à augmenter considérablement leur motivation et à développer leur sens des responsabilités.
Travailler ensemble vs travailler en équipe
Il peut être facile de confondre travailler ensemble avec travailler en équipe, les deux notions étant souvent traitées comme des synonymes. Or, ce n’est pas le cas. Le travail en collaboration, c’est-à-dire, ensemble, et le travail en équipe ont beaucoup en commun car les deux notions impliquent des efforts collectifs pour atteindre un certain objectif. La principale différence réside dans la manière dont l’objectif est atteint.
Lorsqu’il s’agit de travail en équipe, il existe une sorte de hiérarchie avec un chef qui délègue les tâches aux autres membres de l’équipe en fonction de leurs compétences et de leur expérience. C’est le chef qui prend toutes les décisions et qui est responsable.
Quant au travail de manière collaborative, elle consiste à traiter les membres de l’équipe sur un pied d’égalité et à donner à chacun le droit de contribuer à la cause commune en apportant ses propres idées.
Principaux avantages du travail collaboratif
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les entreprises devraient encourager les employés à travailler ensemble :
- Le travail collaboratif favorise l’autoanalyse et le développement personnel. Il permet aux employés de réfléchir et d’évaluer leurs forces et leurs faiblesses tout en travaillant à un objectif commun. Deux têtes valant mieux qu’une, les équipes fonctionnent généralement mieux lorsque chacun utilise ses compétences et s’appuie sur l’expérience des autres membres de l’équipe.
- Le travail collaboratif vous aide à apprendre de nouvelles choses. Lorsque vous collaborez avec d’autres employés en échangeant des idées et des opinions, vous apprenez inévitablement quelque chose de nouveau, même si vous ne vous en rendez pas compte. Certains de vos collègues sont peut-être plus doués dans la gestion de projets, et vous pouvez améliorer ces compétences lors de la collaboration.
- Le travail collaboratif contribue à résoudre des problèmes. Les problèmes peuvent surgir à tout moment, et un échange intense de points de vue peut contribuer à l’élaboration d’une approche équilibrée de chacun d’entre eux. Plus vous collaborez étroitement, mieux c’est. Si vous ne parvenez pas à résoudre un problème, demandez conseil aux autres employés.
5 façons de travailler en collaboration efficacement
Maintenant que les avantages du travail collaboratif sont évidents, examinons les moyens d’améliorer la collaboration de votre équipe :
- Communiquer la bonne vision à votre équipe. Assurez-vous que les objectifs communs sont clairs et réalisables pour que tout le monde aille dans la même direction.
- Permettre aux membres de l’équipe d’apporter de nouvelles perspectives. Si votre équipe est un mélange de motivateurs, de penseurs inspirés et d’employés travailleurs, laissez-les être qui ils sont et apporter leur expertise.
- Fournir les bons logiciels. Il est d’une importance vitale de trouver le bon ensemble d’outils et d’applications qui facilitent la collaboration, surtout si votre équipe travaille à distance. Cela peut signifier d’organiser des réunions quotidiennes dans Zoom tous les jours ou de mettre en œuvre des plateformes collaboratives, telles que Microsoft 365, Google Workspace ou ONLYOFFICE Workspace, pour aider les employés à travailler plus efficacement, même depuis leur domicile.
- Faire en sorte que votre équipe travaille comme un tout. Réunir un groupe de personnes talentueuses ne garantit pas un succès. Toutefois, si vous parvenez à faire en sorte que tous les employés aient le sentiment de faire partie de quelque chose de plus grand, vous pouvez espérer de bons résultats. Les activités de renforcement de l’esprit d’équipe, comme les réunions informelles et les rencontres dans un café ou un restaurant, fonctionnent vraiment dans ce cas.
- Donner la liberté. Ne contrôlez pas votre équipe de manière excessive, car cela peut tuer la créativité de votre personnel et empêcher le processus de collaboration d’être efficace.
Facilitez le travail collaboratif avec ONLYOFFICE
À l’époque où les équipes à distance deviennent de plus en plus répandues, il est essentiel de disposer des outils collaboratifs spéciaux permettant à chaque employé d’avoir accès à l’environnement de collaboration commun. Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreux outils et applications qui rendent le processus de collaboration aussi efficace que possible. Parmi les exemples les plus connus sont Zimbra, Twake, Microsoft 365, Google Workspace, etc.
Passons à la pratique et découvrons comment mieux collaborer à l’exemple de ONLYOFFICE Workspace, une plateforme collaborative complète.
1. Stockez vos documents en un seul endroit et partagez-les en quelques clics. La gestion des documents électroniques est un problème auquel chaque entreprise est confrontée quotidiennement. Avec ONLYOFFICE Workspace vous pouvez organiser un environnement de stockage sécurisé pour tous vos documents, feuilles de calcul et présentations. Vous n’avez pas besoin de passer d’une plateforme de partage de fichiers à une autre pour avoir tous vos documents à portée de main. ONLYOFFICE vous permet de connecter tous vos comptes à un seul espace de travail. Si vous devez partager quelque chose, vous pouvez sélectionner différentes autorisations d’accès afin que seuls les bons utilisateurs puissent ouvrir votre document et effectuer certaines opérations :
- Accès complet ;
- Révision ;
- Remplissage de formulaire ;
- Commentaires ;
- Lecture seule.
Vous pouvez modifier l’autorisation d’accès à tout moment. Si vous devez partager un fichier avec un non-utilisateur de votre portail, il vous suffit de créer un lien externe et de l’envoyer par email.
2. Collaborez sur des documents en temps réel. Pour les équipes à distance, il est important de pouvoir co-éditer tous types de contenus en ligne sans avoir à échanger d’interminables versions de documents par email. Avec ONLYOFFICE Workspace, vous pouvez tirer le meilleur parti de la co-rédaction en temps réel grâce à un ensemble complet de fonctionnalités collaboratives – Enregistrement automatique, Historique des versions, Suivi des modifications, commentaires, mentions des utilisateurs, etc. Dans les éditeurs en ligne ONLYOFFICE vous avez la liberté de basculer entre deux modes de co-édition en fonction de vos besoins. Pour une collaboration traditionnelle en temps réel, choisissez le mode Rapide, et toutes vos modifications seront montrées aux autres collaborateurs instantanément. Pour une co-édition plus privée, activez le mode Strict, et ce que vous tapez ne sera visible qu’après avoir cliqué sur le bouton Enregistrer.
En outre, les éditeurs en ligne ONLYOFFICE vous permettent de résoudre et de supprimer les commentaires en un seul clic. Vous n’avez plus besoin d’examiner chaque commentaire. D’un seul clic, vous pouvez résoudre ou supprimer tous les commentaires en masse du document, tous les commentaires d’un résumé spécifique ou tous vos propres commentaires.
3. Travaillez en collaboration sur les projets. Travailler ensemble sur les projets est la pierre angulaire de toute entreprise prospère. Le module Projets proposé par ONLYOFFICE Workspace permet de créer des projets individuels ou de groupe et de suivre la façon dont votre équipe les réalise. Créez des tâches, des sous-tâches, des jalons et assignez des utilisateurs responsables. Construisez des diagrammes de Gantt pour analyser l’avancement de chaque projet. Créez des discussions pour échanger des idées et des opinions en temps réel.
4. Construisez ensemble des relations avec vos clients. Grâce au système CRM intégré, les membres de votre équipe et vous-même êtes autorisés à créer des bases de données clients et à ajouter des contacts clients afin d’accéder à toutes les informations importantes sur vos clients en un seul endroit. Suivez des ventes potentielles et générez des prospects en intégrant un formulaire spécial sur votre site web. Créez des factures et envoyez-les par email sans quitter le module. Générez des rapports de vente et analysez-les avec votre équipe.
5. Échangez des emails en toute simplicité. Bien que l’envoi d’emails devienne de plus en plus obsolète, de nombreuses personnes préfèrent encore cette méthode de communication. Dans ONLYOFFICE Workspace, vous pouvez créer des boîtes aux lettres d’entreprise distinctes pour tous vos employés et même conserver tous vos comptes en un seul endroit en connectant des services tiers, comme Gmail. Le module Mail est lié à d’autres modules, de sorte que vous pouvez joindre des fichiers à partir de documents ou de contacts CRM. Restez toujours en contact avec votre équipe.
6. Communiquez en ligne. La communication est la clé d’une collaboration efficace. Dans ONLYOFFICE Workspace, vous pouvez communiquer avec les autres membres de l’équipe de différentes manières. Lors de la co-édition de documents en temps réel, vous pouvez laisser des commentaires et échanger des messages texte via le chat intégré. Vous pouvez également ajouter le plugin Telegram qui vous permet de connecter votre compte Telegram et de discuter avec votre équipe directement dans le document. Il existe également une application de messagerie texte distincte qui vous permet d’envoyer et de recevoir des messages en ligne.
ONLYOFFICE Workspace est une plateforme collaborative qui comprend une suite bureautique en ligne et des outils de gestion de documents et de projets, de messagerie, de calendrier, de CRM et de réseaux sociaux. La solution vous permet d’organiser en toute sécurité la collaboration entre les employés, que ce soit dans le cloud ou sur un serveur privé.
LANCER DANS LE CLOUD DEPLOYER SUR SITE
Si vous préférez une autre plateforme collaborative, vous pouvez intégrer ONLYOFFICE Docs pour permettre l’édition et la co-édition de documents en temps réel avec votre solution actuelle.
